Положение о счетах-фактурах: образец и что прописать

Положение о счетах-фактурах — внутренний документ компании, который закрепляет, кто выставляет счета-фактуры, в какие сроки, по какой форме, как исправляет ошибки и где хранит. Ниже — образец и разбор пунктов, которые избавляют бухгалтерию от споров с менеджерами и с инспекцией.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Положение о счетах-фактурах

о порядке выставления, исправления и хранения счетов-фактур

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение определяет порядок выставления, исправления, хранения и учёта счетов-фактур в ООО «Ромашка». 1.2. Положение обязательно для всех работников, оформляющих отгрузку и получающих оплату.

2. Форма и реквизиты. 2.1. Счета-фактуры выставляются по форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в редакции постановления от 23.01.2026 № 26, с 1 апреля 2026 года. 2.2. Счёт-фактура содержит строку 5б — номер и дату счёта-фактуры, выставленного при получении оплаты в счёт предстоящих поставок, если отгрузка идёт в счёт аванса.

3. Сроки. 3.1. Счёт-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав или получения оплаты, частичной оплаты в счёт предстоящих поставок.

4. Ответственные лица. 4.1. Счёт-фактуру подписывает генеральный директор ООО «Ромашка» П. П. Петров и главный бухгалтер А. С. Смирнова. 4.2. Счёт-фактуру от имени индивидуального предпринимателя подписывает сам предприниматель с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации.

5. Исправление ошибок. 5.1. Ошибки в счёте-фактуре исправляются составлением нового экземпляра счёта-фактуры с указанием в строке 1а порядкового номера и даты исправления и сохранением в строке 1 номера и даты первоначального счёта-фактуры. 5.2. Ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя, наименования товаров, работ, услуг или имущественных прав, их стоимости, ставки и суммы налога, не являются основанием для отказа в вычете.

6. Хранение. 6.1. Счета-фактуры, книги покупок и продаж, журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур хранятся в бухгалтерии не менее 5 лет со дня последней записи.

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем компании положение о счетах-фактурах

Счёт-фактура — документ, по которому покупатель принимает НДС к вычету, а продавец подтверждает сумму налога. Ошибка в реквизитах или опоздание на день не ломает сделку, но задерживает вычет у покупателя и вызывает вопросы у инспекции.

Положение о счетах-фактурах закрепляет в компании одно правило на всех: кто выставляет документ, в какой срок, по какой форме, кто подписывает и что делать, если в счёте-фактуре нашлась ошибка. Без такого документа каждый менеджер решает по-своему, а бухгалтерия догоняет отгрузки задним числом.

Что прописать в положении

Форму счёта-фактуры и дату, с которой применяется её редакция.
Срок выставления: не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки или получения оплаты.
Кто выставляет: бухгалтерия, отдел продаж или конкретный сотрудник по каждому виду сделок.
Кто подписывает: руководитель и главный бухгалтер либо уполномоченные лица с реквизитами доверенности.
Порядок исправления ошибок: строка 1а с номером и датой исправления, строка 1 с реквизитами первоначального документа.
Где и сколько хранятся счета-фактуры, книги покупок и продаж, журнал учёта.
Ответственный за сверку выставленных и полученных счетов-фактур и срок сверки.

Какая форма действует с 1 апреля 2026 года

С 1 января 2026 года основная ставка НДС — 22 %, а в статье 169 НК РФ появилось новое требование к составу реквизитов: при отгрузке в счёт полученного аванса в счёте-фактуре указывают номер и дату авансового счёта-фактуры.

Форму под это требование ФНС направила письмом от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@ как рекомендуемую, а Правительство утвердило её постановлением от 23.01.2026 № 26. Постановление вступает в силу с 1 апреля 2026 года и меняет постановление от 26.12.2011 № 1137: обновлены счёт-фактура, корректировочный счёт-фактура, журнал учёта, книги покупок и продаж и дополнительные листы к ним.

В счёте-фактуре появилась строка 5б — «К счёту-фактуре (счетам-фактурам), выставленному (выставленным) при получении оплаты, частичной оплаты». Её заполняют, когда товары, работы или услуги отгружены в счёт аванса. Если аванс и отгрузка пришлись на один квартал и авансовый счёт-фактура не выставлялся, строку 5б не заполняют.

Как составить положение

Назначьте владельца процесса. Решите, кто отвечает за выставление счетов-фактур: бухгалтерия, отдел продаж или конкретный бухгалтер по участку. Это лицо отвечает за сроки и полноту.
Зафиксируйте сроки. Пропишите срок из пункта 3 статьи 168 НК РФ — 5 календарных дней со дня отгрузки или оплаты — и внутренний срок раньше него, чтобы документ успевал пройти проверку.
Опишите форму и реквизиты. Укажите редакцию формы по постановлению № 1137 и порядок заполнения строки 5б. Отдельно опишите, как оформляются счета-фактуры при посреднических договорах и от имени ИП.
Задайте порядок исправления. Опишите, кто принимает решение об исправлении, как оформляется новый экземпляр, какие строки заполняются и как исправленный документ передаётся покупателю.
Установите хранение и сверку. Определите место хранения, срок и порядок сверки выставленных и полученных счетов-фактур с книгой продаж и покупок.
Ознакомьте работников. Ознакомьте с положением бухгалтерию, отдел продаж и руководителей подразделений под подпись и храните лист ознакомления.

Частые ошибки

В положении указана отменённая форма счёта-фактуры без строки 5б — бухгалтерия выставляет документы, которые покупатель не примет к вычету без спора.
Не описан порядок исправления ошибок: бухгалтер оформляет новый документ без строки 1а, и покупатель не понимает, какой экземпляр действителен.
Срок выставления указан «в течение месяца» — это нарушает пункт 3 статьи 168 НК РФ.
Не назначено ответственное лицо: при споре с покупателем никто не может объяснить, кто и когда выставил счёт-фактуру.
Не описано хранение журнала учёта — при проверке документы ищут по разным папкам.

Частые вопросы

Обязательно ли компании иметь положение о счетах-фактурах?

Закон этого не требует. Но положение закрепляет единый порядок и помогает доказать, что компания приняла все меры для своевременного и правильного оформления документов.

Можно ли включить в положение другие документы по НДС?

Можно. Часто в одно положение объединяют счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры, книги покупок и продаж, журнал учёта. Тогда документ называется положением о документах по НДС.

Какую форму счёта-фактуры указывать в положении с 1 апреля 2026 года?

Форму из постановления Правительства РФ от 23.01.2026 № 26, которая изменила постановление от 26.12.2011 № 1137. До этой даты применяется форма, рекомендованная письмом ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@.

Что делать, если счёт-фактура выставлен с опозданием?

Выставить документ сразу, как обнаружили пропуск, и зафиксировать причину в служебной записке. Покупатель вправе принять НДС к вычету по счёту-фактуре, полученному позже, в пределах трёх лет после принятия покупки на учёт.

Сколько хранить счета-фактуры?

Не менее 5 лет со дня последней записи в книге продаж или книге покупок. Хранение ведётся в бухгалтерии в бумажном или электронном виде в зависимости от формата документов.

Когда документы по НДС собираются вручную

Чтобы счета-фактуры и книги собирались без ручной сверки

Каждый счёт-фактура, строка 5б, исправление и запись в книге продаж — это ручная работа бухгалтера, и на потоке отгрузок она отнимает часы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, сверяют реквизиты и приносят бухгалтеру готовый комплект на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»