Заявка на выделение денежных средств: образец и бланк

Заявка на выделение денежных средств — внутренний документ, которым сотрудник просит оплатить расход из бюджета компании: закупку, услугу, командировку. Ниже — бланк в Word и заполненный образец на оплату поставщику.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Финансовому директору ООО «Ромашка»

А. С. Смирновой

от руководителя отдела снабжения

И. И. Иванова

Заявка на выделение денежных средств

на оплату поставки по договору № 41/2026

16 ноября 2026 г. № 27

Прошу выделить денежные средства в размере 348 000 рублей на оплату поставки бумаги офисной по договору от 10 ноября 2026 г. № 41/2026. Товар отгружен 13 ноября, срок оплаты по договору — до 25 ноября 2026 года.

Расход провожу по статье бюджета «Канцелярские товары» на ноябрь 2026 года, остаток по статье — 402 000 рублей. Контрагент: ООО «Бумага Плюс», ИНН 7701234567, счёт № 40702810400000012345 в ПАО «Банк».

Приложение: счёт на оплату от 13.11.2026 № 512 на 1 л., договор поставки от 10.11.2026 № 41/2026 на 4 л., товарная накладная от 13.11.2026 № 903 на 2 л.

Автор заявки

Руководитель отдела снабжения

____________ / И. И. Иванов /

Согласовано

Главный бухгалтер

____________ / Н. П. Орлова /

Что такое заявка на выделение денежных средств

Заявкой сотрудник просит у финансовой службы деньги на конкретный расход: оплатить счёт поставщика, перечислить аванс подрядчику, выдать средства на командировку. Без заявки бухгалтерия платёж не проводит: ей нужны основание, сумма и статья бюджета.

Единой формы в законе нет. Компания утверждает свой бланк приказом или в учётной политике и привязывает его к регламенту платежей: кто подаёт заявку, кто согласует, до какого дня и в какой сумме. Заявка из бюджета — тот же документ, только расход в ней сверяют с лимитом статьи, а не с разовым решением руководителя.

Что указать в заявке

Адресата: финансового директора, главного бухгалтера или руководителя, который распоряжается бюджетом.
Автора: должность, фамилию и инициалы — кто просит деньги и отвечает за расход.
Название документа, дату и номер по журналу заявок компании.
Сумму цифрами и основание: договор, счёт, счёт-фактура с датой и номером.
Назначение платежа и срок оплаты — чтобы платёж не просрочили.
Статью бюджета и остаток по ней, если расход идёт из бюджета подразделения.
Реквизиты контрагента: название, ИНН, счёт и банк.
Приложения: счёт, договор, накладную — на скольких листах.
Подписи автора и согласующих: руководителя подразделения, бухгалтерии, финансового директора.

Как заполнить заявку

Возьмите основание. Счёт или договор поставщика — то, по чему платите. Из него переносите сумму, реквизиты и срок оплаты.
Сверьте с бюджетом. Найдите статью, на которую относится расход, и остаток по ней на месяц. Если лимита не хватает, заявку подают с пометкой о превышении — решение принимает тот, кто утверждает бюджет.
Напишите назначение. Одной фразой: за что и по какому документу платите. Формулировка должна совпадать с назначением платежа в банке.
Приложите документы. Счёт, договор, накладную, коммерческое предложение — всё, что подтверждает сумму и обязательство компании.
Проведите согласование. Подпишите у руководителя подразделения и передайте в бухгалтерию или финансовый отдел до срока платежа, установленного регламентом.

Частые ошибки

Нет основания: в заявке стоит сумма, но не указано, по какому счёту или договору платить.
Сумма в заявке расходится со счётом поставщика — бухгалтерия возвращает документ на исправление.
Не указана статья бюджета, и расход потом некуда отнести.
Заявку подали в день платежа, когда согласовать её уже некому.
Несколько платежей в одной заявке: при частичной оплате непонятно, что закрыто, а что нет.
Нет отметки о согласовании — платёж зависает между отделами.

Частые вопросы

Чем заявка на выделение денежных средств отличается от служебной записки?

Служебная записка — общий внутренний документ с просьбой или предложением. Заявка — её частный вид: просьба перечислить деньги на конкретный расход, с суммой, реквизитами и основанием. В компаниях с регламентом платежей заявка идёт отдельным маршрутом согласования и попадает в реестр платежей.

Кто подписывает заявку?

Автор — тот, кто просит деньги, и руководитель его подразделения. Дальше подписывают те, кого назвал регламент компании: главный бухгалтер, финансовый директор, иногда собственник при расходах выше установленного порога. Состав подписей закон не задаёт — его определяет сама компания.

Можно ли подать заявку по электронной почте?

Можно, если в компании так принято или работает система электронного документооборота с маршрутом согласования. Для спорных расходов надёжнее письменная заявка с подписями: по ней видно, кто согласовал платёж.

Нужна ли печать на заявке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывают авторы и согласующие. Печать ставят только там, где её требует регламент компании или банк.

Сколько хранить заявки?

Срок зависит от того, к какому участку относится документ. Заявки, которые служат основанием для оплаты, хранят вместе с первичными документами по правилам бухгалтерского и налогового учёта, а конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Читать в журнале

Когда заявки и согласования съедают рабочий день

Чтобы заявки собирались и проверялись сами

Заявки на оплату приходят из разных отделов, и каждую надо сверить с бюджетом, договором и остатком по статье. На это уходят часы, а платёж ждёт.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают заявки по шаблону, сверяют сумму с бюджетом и договором и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»