Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Лист использования документов архива: образец и бланк

Лист использования документов — учётный документ, который заводят на каждое дело, выданное из архивохранилища. В нём фиксируют, кто, когда и с какой целью работал с делом. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Фонд № 12

Опись № 3

Дело № 47

Заголовок дела: «Приказы по основной деятельности за 2025 год»

Лист использования документов

Дата использования: 12.11.2026. Кому выдано: Петров П. П. Характер использования: копирование. Номера использованных листов: 5–8. Подпись лица, использовавшего дело: Петров.

Дата использования: 14.11.2026. Кому выдано: Смирнова А. И. Характер использования: выписки. Номера использованных листов: 12–14. Подпись лица, использовавшего дело: Смирнова.

Ответственный за архив

Заведующий архивом

____________ / И. И. Иванова /

Что такое лист использования документов архива

Лист использования документов — внутренний учётный документ архива. Его заводят на каждое дело, которое выдаётся из архивохранилища для работы: в читальный зал, в структурное подразделение или сотруднику для подготовки ответа на запрос. В листе фиксируют дату, кому выдано дело, что именно делали (просматривали, копировали, делали выписки), какие листы использованы, и ставят подпись.

Форма листа использования документов не установлена одним федеральным законом. Она есть в примерных правилах работы архивов организаций и в приложениях к инструкциям ведомств. В типовом виде лист включает шапку с номером фонда, описи и дела, заголовком дела и таблицу из пяти граф. Такой состав закреплён, например, в приложении № 28 к Инструкции о порядке организации работы архивов федеральных судов общей юрисдикции и в приложении № 103 к приказу Минэкономразвития от 11.12.2017 № 671.

Какие графы заполняют

  • Дата использования — день, когда дело выдали или когда с ним работали. Формат даты — день, месяц, год.
  • Кому выдано: фамилия и инициалы разборчиво. Должность можно не указывать, если она есть в заявке или журнале выдачи.
  • Характер использования: просмотр, копирование, выписки и другие виды работ. Записывают словами.
  • Номера использованных листов — конкретные листы дела, с которыми работали. Можно указывать диапазон: 5–8.
  • Подпись лица, использовавшего дело. Расшифровка подписи не обязательна, если фамилия уже указана в графе 2.

Как заполнить лист использования

  1. Заполните шапку. Укажите наименование организации или архива, номер фонда, описи и дела, заголовок дела. Эти сведения берут с обложки дела.
  2. Внесите первую запись. В день выдачи дела запишите дату, фамилию и инициалы получателя, характер использования. Если дело выдают для просмотра, укажите «просмотр».
  3. Отметьте использованные листы. Когда дело вернули, просмотрите, с какими листами работали, и запишите их номера. Если просматривали всё дело, укажите «все листы» или диапазон.
  4. Возьмите подпись. Получатель ставит подпись в графе 5. Без подписи запись считается недействительной.
  5. Подшейте лист в дело. Лист использования хранится вместе с делом: его подшивают в начало или в конец дела, чтобы при следующей выдаче было видно предыдущие обращения.

Чем лист использования отличается от других учётных документов

  • Лист-заверитель дела фиксирует количество листов и особенности их нумерации. Лист использования — кто и когда работал с делом.
  • Внутренняя опись перечисляет документы внутри дела. Лист использования отмечает факты обращения к ним.
  • Журнал выдачи дел из архивохранилища ведут по всем выданным делам сразу. Лист использования заводят на каждое дело отдельно и хранят в нём.

Частые вопросы

Обязателен ли лист использования документов?

Для государственных и муниципальных архивов — да, его форма и порядок заполнения закреплены в правилах работы архивов. В коммерческой организации лист использования не обязателен, но его вводят в инструкцию по делопроизводству, чтобы учитывать, кто работал с документами. Если дело выдаётся для копирования или выписок, лист помогает доказать, какие листы использованы.

Кто подписывает лист использования?

Лист подписывает лицо, которое работало с делом, — в графе 5. Ответственный за архив визирует лист, если это предусмотрено инструкцией организации. В примерах из приложений к ведомственным актам достаточно подписи пользователя.

Где хранить лист использования?

В самом деле. Лист подшивают в начале или в конце дела до передачи на хранение. При выдаче дела лист остаётся в нём, чтобы следующая запись шла следом.

Можно ли вести лист использования в электронном виде?

Можно, если в организации внедрён электронный документооборот и инструкция по делопроизводству допускает электронный учёт. В государственных архивах бумажный лист использования остаётся обязательным при выдаче дел из хранилища.

Когда учёт документов отнимает время

Поручить рутину ИИ-агенту

Заполнение листов использования, журналов выдачи и других учётных форм отнимает часы у архивиста и делопроизводителя. Каждую запись нужно сверить с заявкой, проверить даты и подписи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные и приносят готовую запись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы