Зарплатная ведомость: бланк и образец заполнения

Зарплатная ведомость фиксирует, что сотрудники получили зарплату наличными из кассы. Ниже — бланк по форме № Т-53, образец заполнения и правила, по которым ведомость оформляют и хранят.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Платёжная ведомость № 18

за октябрь 2026 г.

Платёжная ведомость

на выдачу заработной платы за октябрь 2026 года

«30» октября 2026 г.

Выдать кассиру Петровой А. С. заработную плату за октябрь 2026 года по списку сотрудников отдела продаж. Сумма к выдаче — 486 200 рублей. Срок выдачи — с 5 по 7 ноября 2026 года включительно.

Основание: расчётная ведомость за октябрь 2026 года.

Руководитель организации

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / М. А. Сидорова /

Кассир

Кассир

____________ / А. С. Петрова /

Что такое зарплатная ведомость

Зарплатная ведомость — документ, по которому из кассы выдают зарплату, премии и другие выплаты наличными. В ней перечисляют сотрудников, суммы к выдаче и отмечают, кто деньги получил.

По одной ведомости кассир выдаёт деньги сразу нескольким людям, поэтому отдельный расходный кассовый ордер на каждого сотрудника не нужен. Ведомость удобна, когда в компании много работников.

Типовой бланк платёжной ведомости — форма № Т-53, утверждённая постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года применять её не обязательно: компания вправе утвердить свой бланк в учётной политике. Но форма Т-53 привычна кассирам и проверяющим, и многие компании продолжают работать по ней.

Что указать в платёжной ведомости

Название организации и структурное подразделение, если ведомость составляют по отделу.
Номер ведомости и период, за который платят: например, за октябрь 2026 года.
Дату составления и срок выдачи наличных денег на выплаты зарплаты по ведомости — не более 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке; по истечении срока невыданные суммы депонируются.
Сумму к выдаче прописью; расходный кассовый ордер оформляют после закрытия ведомости — на фактически выданную сумму.
Таблицу: табельный номер, фамилию и инициалы сотрудника, сумму к выдаче, подпись получателя.
Подписи руководителя и главного бухгалтера, а после выдачи — подпись кассира.

Как заполнить ведомость

Составьте ведомость в одном экземпляре. Внесите сотрудников, которым выдаёте деньги, и суммы к получению.

Чем платёжная ведомость отличается от расчётной

Расчётная ведомость по форме № Т-51 показывает, как считали зарплату: оклад, отработанные дни, удержания, сумму к выплате.
Платёжная ведомость по форме № Т-53 нужна только для выдачи денег.
Если компания небольшая, обе формы можно заменить одной расчётно-платёжной ведомостью по форме № Т-49.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму № Т-53?

Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: компания может утвердить собственный бланк ведомости в учётной политике. Главное — чтобы в документе были видны получатели, суммы, подписи и основание выдачи.

Нужна ли ведомость, если зарплату перечисляют на карты?

Нет. Платёжная ведомость нужна при выдаче наличными из кассы. При переводе на счёт деньги выдают по реестру платежей, а факт выплаты подтверждает банковская выписка.

Что делать с деньгами, которые сотрудник не получил?

Невыданную сумму кассир депонирует и в конце ведомости указывает её отдельно. По депонированным суммам оформляют реестр, а деньги возвращают в банк по правилам ведения кассовых операций.

Сколько хранить платёжную ведомость?

Расчётные (расчётно-платёжные, платёжные) ведомости по оплате труда хранятся 6 лет; 50 лет — только при отсутствии лицевых счетов (тогда ведомости хранят как документы по личному составу). Конкретный срок закрепляют в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Можно ли оформить ведомость в электронном виде?

Можно, если в компании настроен электронный документооборот и сотрудники подписывают документы электронной подписью. Тогда бумажный экземпляр не нужен, но порядок стоит закрепить во внутренних правилах.

Читать в журнале

Когда ведомости и сверки забирают время у бухгалтерии

Чтобы рутинные документы собирались сами

Ведомости, реестры и сверки повторяются каждый месяц, и на каждую уходит время бухгалтера и кассира.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы и приносят готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»