Как подшить книгу доходов и расходов: образец

Книгу доходов и расходов ведут в течение года по каждой операции, а по окончании года распечатывают, нумеруют, прошнуровывают и заверяют. Ниже — образец заполнения и порядок подшивки: что писать на последней странице, где ставить подпись и печать и что делать, если книга ведётся в электронном виде.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

Объект налогообложения: доходы минус расходы

Книга учёта доходов и расходов

за 2026 год

Начата 1 января 2026 г., окончена 31 декабря 2026 г.

Раздел I. Доходы и расходы. Записи ведутся нарастающим итогом с начала года по каждой операции на основании первичных документов и отчётов о реализации.

Раздел IV. Расходы, уменьшающие сумму налога (п. 3.1 ст. 346.21 НК): взносы, больничные за счёт работодателя; заполняется только при объекте „доходы“. Расходы, уменьшающие налоговую базу, отражаются в Разделе I.

Всего пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 48 (сорок восемь) листов.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Индивидуальный предприниматель

Индивидуальный предприниматель

____________ / И. И. Иванов /

Зачем книгу подшивают

Книгу учёта доходов и расходов ведут компании и предприниматели на упрощённой системе налогообложения. Записи делают в течение года, а по его окончании книгу распечатывают, нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью руководителя или предпринимателя.

Подшитая книга нужна, когда её запрашивает налоговая инспекция при проверке или когда компания сама подтверждает доходы и расходы. Единой формы для всех нет: порядок заполнения книги для упрощённой системы утверждает Минфин, и он же задаёт требования к заверению.

Что подготовить до подшивки

Распечатанную книгу за год: титульный лист и все разделы, которые вы заполняли.
Нумерацию: страницы нумеруют по порядку с первой, без пропусков — на последней странице указывают, сколько их в книге.
Прошнуровку: листы прошивают ниткой или шнуром, концы выводят на последний лист и закрепляют.
Заверительную надпись на последнем листе: сколько листов пронумеровано и прошнуровано.
Подпись руководителя компании или предпринимателя и печать, если она есть.
Документы, на которых основаны записи: отчёты о реализации, платёжные поручения, чеки, акты — их хранят вместе с книгой.

Как подшить книгу доходов и расходов

Заполните книгу за год. Вносите каждую операцию отдельной строкой нарастающим итогом: дату и номер документа, содержание операции, сумму дохода или расхода.
Распечатайте и проверьте. Проверьте, что все разделы заполнены, итоги сходятся с декларацией, а пустых листов в середине нет.
Пронумеруйте листы. Ставьте номер на каждом листе сверху, начиная с титульного. Пропускать листы нельзя.
Прошнуруйте. Прошейте книгу по левому краю так, чтобы листы нельзя было вынуть. Концы нити выведите на последний лист и завяжите.
Напишите заверительную надпись. На последнем листе укажите, сколько листов пронумеровано и прошнуровано, поставьте подпись и печать.
Храните вместе с документами. Книгу и первичные документы держите в одном месте: при проверке их запрашивают вместе.

Что написать на последнем листе

На последней странице книги пишут заверительную надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 48 (сорок восемь) страниц». Число указывают цифрами и словами, чтобы его нельзя было исправить.

Ниже ставят подпись руководителя компании или предпринимателя и оттиск печати, если она есть. Печать ставят так, чтобы она захватывала концы нити: тогда листы нельзя заменить, не повредив оттиск.

Если книга ведётся в электронном виде, её по окончании налогового периода обязательно распечатывают, нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью (и печатью при наличии); в инспекцию книгу не сдают, а представляют по требованию — при этом копии документов допустимо направить по телекоммуникационным каналам.

Частые ошибки

Пропускают номера или нумеруют не все страницы — при проверке возникает вопрос, полная ли книга.
Прошивают только часть книги, а остальные листы вкладывают свободно.
Забывают заверительную надпись или пишут число листов только цифрами.
Печать ставят рядом с подписью, а не на нить, — тогда листы можно заменить.
Не сходятся итоги книги и декларации: сначала сверяют суммы, потом подшивают.

Частые вопросы

Обязательно ли подшивать книгу доходов и расходов?

Книгу заполняют в течение года, а по его окончании распечатывают и заверяют. Порядок заполнения и заверения задаёт Минфин; да, обязательно: по окончании года электронную книгу распечатывают, нумеруют, прошнуровывают и заверяют; хранение и представление — на бумаге (либо копии по требованию в электронном виде).

Кто подписывает книгу — бухгалтер или руководитель?

Книгу заверяет руководитель компании или сам предприниматель. Бухгалтер может заполнять книгу, но заверительная надпись и подпись — за руководителем или предпринимателем.

Нужна ли печать на книге?

Печать ставят, если она у компании есть. Оттиск должен захватывать концы нити, чтобы листы нельзя было заменить.

Можно ли вести книгу только в электронном виде?

Можно. Электронную книгу ведут в течение года, а по окончании налогового периода обязательно распечатывают, нумеруют, прошнуровывают и заверяют. В инспекцию книгу не сдают — её представляют только по требованию.

Что будет, если книгу не подшить?

Инспекция может не принять книгу как подтверждение доходов и расходов. Отсутствие регистра — грубое нарушение правил учёта: штраф 10 000 ₽ за один налоговый период, 30 000 ₽ — за несколько, а если нарушение занизило базу — 20 % неуплаченного налога, но не меньше 40 000 ₽ (ст. 120 НК). Плюс 200 ₽ за каждый непредставленный по требованию документ (ст. 126 НК).

Когда книга собирается вручную к каждому отчёту

Чтобы книга доходов и расходов собиралась сама

Записи в книгу переносят из отчётов, платёжек и чеков: на это уходит время, а ошибки всплывают при проверке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают первичные документы, сверяют суммы и готовят книгу к подшивке — вам остаётся проверить и заверить.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»