Опись дел структурного подразделения: образец и бланк

Опись дел структурного подразделения — учётный документ, которым отдел сдаёт свои законченные дела в архив организации. Ниже — бланк и образец заполнения за год: от заголовков дел по номенклатуре до итоговой записи и подписей.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Опись дел структурного подразделения

за 2026 год

15 января 2027 г. № 1

УТВЕРЖДАЮ. Генеральный директор ООО «Ромашка» ______________ И. И. Иванов, 15 января 2027 г.

Опись № 1 дел, документов за 2026 год.

В данный раздел описи внесено 12 (двенадцать) дел с № 1 по № 12, в том числе: литерные номера: нет; пропущенные номера: нет.

Составитель описи: специалист по делопроизводству отдела продаж ______________ А. А. Смирнова, 15 января 2027 г.

СОГЛАСОВАНО: руководитель службы документационного обеспечения управления ______________ О. П. Кузнецова, 15 января 2027 г.

Составитель описи

Специалист по делопроизводству отдела продаж

____________ / А. А. Смирнова /

Согласовавший

Руководитель службы документационного обеспечения управления

____________ / О. П. Кузнецова /

Зачем нужна опись дел структурного подразделения

Опись фиксирует, какие дела отдел закончил за год и сдаёт в архив. Она составляется по номенклатуре дел: заголовки, индексы и сроки хранения в описи те же, что в номенклатуре, а нумерация дел внутри раздела — своя, порядковая.

Форму рекомендуют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. В приложении к ним дан образец описи дел структурного подразделения: шапка с наименованием организации и отдела, гриф утверждения, таблица из семи граф, итоговая запись, подпись составителя и согласования.

Что заполнить в описи

Наименование организации и структурного подразделения — шапка документа.
Гриф «Утверждаю»: должность руководителя отдела, подпись, расшифровка, дата.
Номер описи и год, за который сдаются дела: «Опись № 1 дел, документов за 2026 год».
Таблица: номер по порядку, индекс дела, заголовок дела, крайние даты, срок хранения, количество листов, примечание.
Строка «Название раздела», если дела разбиты на группы: например, приказы, отчёты, переписка.
Итоговая запись: сколько дел внесено цифрами и прописью, с какого по какой номер, литерные и пропущенные номера.
Подпись составителя описи с должностью, расшифровкой и датой.
Согласование с руководителем службы документационного обеспечения управления и протокол экспертной комиссии отдела, если она есть.

Как составить опись дел структурного подразделения

Возьмите номенклатуру дел. Откройте номенклатуру отдела на истёкший год: из неё берутся индексы, заголовки и сроки хранения законченных дел.
Проверьте, что дела закрыты. Дело вносят в опись, когда оно закончено: документы подшиты, пронумерованы, составлен лист-заверитель.
Заполните таблицу. Переносите дела по порядку индексов: номер по порядку, индекс, заголовок, крайние даты, срок хранения, число листов по листу-заверителю.
Сведите итог. Посчитайте дела и запишите итог цифрами и прописью, укажите диапазон номеров, отметьте литерные и пропущенные номера.
Подпишите и согласуйте. Подписывает составитель, согласует руководитель службы делопроизводства; затем опись утверждает руководитель отдела.
Передайте в архив. Передача оформляется отметкой «Передал — принял» с количеством дел и регистрационно-контрольных картотек к документам.

Графы описи

Графа «Индекс дела» повторяет индекс из номенклатуры, например 03-01. Графа «Заголовок дела» переносится из номенклатуры без сокращений. В графе «Крайние даты» указывают даты первого и последнего документа дела, а для годовых отчётов — год.

Графа «Срок хранения» заполняется, когда дела сдаются на хранение с указанием срока. В описи дел постоянного срока хранения эта графа не заполняется — так прямо сказано в примечании к форме.

Графа «Количество листов» берётся из листа-заверителя дела. В графе «Примечание» отмечают особенности: копии, повреждения, изъятые документы.

Частые ошибки

Заголовки дел переписаны своими словами, а не взяты из номенклатуры — тогда опись не сходится с учётными документами отдела.
Количество листов поставлено на глаз, без листа-заверителя.
Забыта итоговая запись: без неё опись не принимают, ведь по ней считают объём дел.
Опись подписана только составителем, без согласования службы делопроизводства и утверждения руководителя отдела.
В опись попали незаконченные дела: их сдают в следующем году.

Частые вопросы

Чем опись дел структурного подразделения отличается от сводной описи?

Структурное подразделение составляет опись своих дел за год. Сводную опись формирует архив организации: он объединяет описи отделов, проверяет их и ведёт общий учёт. Поэтому опись отдела — первый шаг, а не итоговый документ архива.

Кто утверждает опись дел подразделения?

Руководитель структурного подразделения. Согласовывает опись руководитель службы документационного обеспечения управления, а при наличии экспертной комиссии — её протокол.

Когда составляют опись?

По законченным за год делам — в начале следующего года, до передачи дел в архив. Дела временного хранения можно передавать в архив по описи по мере закрытия, если так принято в инструкции по делопроизводству компании.

Как нумеровать дела в описи?

Номера по порядку внутри описи, начиная с единицы. Индекс дела из номенклатуры пишут отдельной графой; номер по порядку и индекс — разные вещи.

Что делать с пропущенными и литерными номерами?

Их перечисляют в итоговой записи отдельно. Пропуск означает, что номер в описи не использован, а литерный номер — например, 12а — появился из-за дополнительного дела.

Нужна ли опись, если в подразделении всего несколько дел?

Да, если дела сдаются в архив организации. Даже небольшой отдел передаёт дела по описи: без неё архив не примет их на хранение и не поставит на учёт.

Опись, номенклатура, листы-заверители — и всё это к одному сроку

Чтобы документы отдела собирались к сдаче в архив сами

Опись отдела собирается из десятков дел: индексы и заголовки сверяют с номенклатурой, листы считают по заверителям, итог сводят вручную. Одна ошибка — и опись возвращают на переделку.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону: берут заголовки из номенклатуры, сверяют число листов и готовят опись к подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»