Явочная карточка: образец и бланк

Явочная карточка — документ участка или смены, в котором по дням отмечают, кто из работников вышел, кто отсутствует и по какой причине. Ниже — бланк и заполненный образец на бригаду из восьми человек за первую половину месяца.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Производственный участок № 2

Мастер участка П. П. Петров

Явочная карточка

учёта выхода на работу за первую половину ноября 2026 года

ноябрь 2026 г.

Учёт ведётся по списку бригады на 1 ноября 2026 года. Явка отмечается ежедневно до начала смены, неявки — с указанием причины и документа: листка нетрудоспособности, приказа об отпуске, объяснительной.

Иванов А. С. — явка 1–13 ноября, 14 ноября — отпуск без сохранения зарплаты по заявлению. Сидоров В. Н. — явка 1–10 ноября, 11–13 ноября — временная нетрудоспособность, листок № 000 000 000 000. Кузьмин Д. А. — явка 1–13 ноября, 12 ноября — опоздание на 40 минут по объяснительной.

Итоги по каждому работнику: число явок, число неявок с разбивкой по причинам. Карточку сдают в бухгалтерию вместе с табелем для сверки.

Заполнил

Мастер участка

____________ / П. П. Петров /

Принял

Бухгалтер

____________ / И. И. Иванова /

Что такое явочная карточка

Явочная карточка фиксирует выход работников на работу по дням месяца. Её ведут на участке, в бригаде, смене или небольшом отделе, где мастер и начальник знают людей поимённо и могут отметить каждого утром.

Формы, утверждённой законом, нет. Компания вводит карточку приказом или приложением к учётной политике и закрепляет её в перечне первичных документов. Чаще всего её заводят на месяц, а в конце сдают в бухгалтерию вместе с табелем.

Что указать в явочной карточке

Название организации и подразделения: участок, смена, бригада.
Месяц и год, на который заведена карточка.
Список работников: фамилия, инициалы, табельный номер, должность.
Графы по дням месяца: явка, неявка с причиной, опоздание.
Условные обозначения: «Я» — явка, «Н» — неявка, «О» — отпуск, «Б» — болезнь, «П» — прогул.
Подпись того, кто ведёт карточку, и подпись того, кто её принял.
Итоги по каждому работнику за период.

Как заполнять явочную карточку

Заведите карточку на месяц. Внесите список работников участка с табельными номерами и должностями на первое число.
Отмечайте явку каждое утро. До начала смены пройдите по списку и поставьте условный знак напротив каждого работника.
Записывайте причину неявки. Отпуск, болезнь, прогул, отпуск без сохранения зарплаты — с датой и номером документа, который подтверждает причину.
Фиксируйте опоздания. Отметьте время и возьмите объяснительную: без неё опоздание не станет основанием для взыскания.
Подведите итоги и сдайте. Посчитайте явки и неявки по каждому работнику и передайте карточку в бухгалтерию для сверки с табелем.

Частые ошибки

Карточку заполняют задним числом по табелю: тогда она не подтверждает ничего и не нужна.
Неявку отмечают без причины и документа — бухгалтерии приходится выяснять её заново.
Опоздание записывают без объяснительной, а потом пытаются взыскать выговор.
В карточке нет условных обозначений, и каждый мастер пишет по-своему.
Карточку не сдают в бухгалтерию, и расхождения с табелем всплывают только при проверке.

Частые вопросы

Чем явочная карточка отличается от табеля учёта рабочего времени?

Табель — обязательный документ учёта рабочего времени, по нему считают зарплату. Явочную карточку ведут на участке для быстрого ежедневного контроля: кто вышел, кого нет и почему. Данные карточки сверяют с табелем, но сама она зарплату не считает.

Обязательна ли явочная карточка?

Нет. Закон её не требует: обязанность вести учёт рабочего времени выполняет табель. Карточку вводят, когда участков много и мастеру нужен свой ежедневный список.

Кто заполняет явочную карточку?

Тот, кто видит выход работников каждый день: мастер участка, начальник смены, руководитель небольшого отдела. Он подписывает карточку и сдаёт её в бухгалтерию.

Можно ли вести явочную карточку в электронном виде?

Можно, если в компании есть система учёта или таблица с ограничением доступа. Тогда карточку подписывают электронной подписью или распечатывают и подписывают в конце месяца.

Сколько хранить явочные карточки?

Срок зависит от того, что в карточке: документы учёта рабочего времени относят к документам по личному составу и хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Когда ежедневные списки собираются вручную

Чтобы явка и табель сходились сами

Мастера ведут карточки в блокнотах и таблицах, а бухгалтерия в конце месяца сводит их с табелем и ищет расхождения по каждому человеку.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают отметки о явке из таблиц и сообщений участков, сверяют их с табелем и приносят бухгалтеру список расхождений.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»