Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Реестр авансовых отчетов: образец

Реестр авансовых отчётов — сводная таблица, в которой бухгалтер видит по каждому сотруднику, сколько денег ему выдали под отчёт, на какую сумму он отчитался и сколько осталось за ним. Ниже — бланк и заполненный образец за месяц.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

за ноябрь 2026 года

Бухгалтер М. А. Соколова

Реестр авансовых отчётов

за ноябрь 2026 года

30 ноября 2026 г.

Реестр ведут по каждому сотруднику, получившему деньги под отчёт, и по каждому авансовому отчёту. В графах отражают дату и номер отчёта, сумму, выданную под отчёт, сумму принятых расходов и остаток, который сотрудник вернул в кассу или который удержан из зарплаты.

Итоговая строка реестра показывает, сколько выдано под отчёт за период, сколько принято по авансовым отчётам и какой остаток числится за сотрудниками на конец периода. Данные итоговой строки сверяют с оборотом по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Реестр подписывает бухгалтер, составивший его, и главный бухгалтер. Хранят реестр вместе с авансовыми отчётами за тот же период.

Составил

Бухгалтер

____________ / М. А. Соколова /

Проверил

Главный бухгалтер

____________ / Н. В. Орлова /

Зачем нужен реестр авансовых отчётов

Авансовый отчёт сотрудник сдаёт по каждому полученному авансу: к нему прикладывает чеки, квитанции и другие документы, подтверждающие расходы. Отчётов за месяц бывает много, и по каждому надо помнить, сколько выдано, сколько принято и сколько сотрудник вернул.

Реестр сводит эти сведения в одну таблицу. По нему видно, за кем числится непогашенный остаток, у кого отчёт не сдан вовсе и на какую сумму организация выдала денег под отчёт за период.

Обязательной формы реестра закон не устанавливает. Компания закрепляет бланк в учётной политике или в приложении к ней и ведёт его в том же порядке, что и остальные регистры.

Какие графы включить в реестр

  • Порядковый номер записи.
  • Фамилия, имя, отчество сотрудника и его табельный номер.
  • Дата и номер авансового отчёта.
  • Сумма, выданная под отчёт по расходному кассовому ордеру или платёжному поручению, с номером и датой этого документа.
  • Сумма расходов, принятых по авансовому отчёту.
  • Остаток к возврату или перерасход, который сотруднику возмещают.
  • Дата возврата остатка в кассу или дата удержания из зарплаты.
  • Отметка о том, что отчёт проверен и принят.

Как заполнить реестр

  1. Заведите строку на каждый отчёт. Один авансовый отчёт — одна строка. Если сотрудник получал деньги несколько раз, строк будет несколько.
  2. Перенесите суммы из первичных документов. Выданную сумму берите из расходного кассового ордера или платёжного поручения, принятые расходы — из авансового отчёта. Суммы должны совпадать с документами до копейки.
  3. Посчитайте остаток. Из выданной суммы вычтите принятые расходы. Положительная разница — долг сотрудника, отрицательная — перерасход, который организация возмещает.
  4. Отметьте возврат или удержание. Укажите дату и документ: приходный кассовый ордер на возврат остатка или расчётный документ на удержание из зарплаты.
  5. Сведите итоги. Сложите выданные суммы, принятые расходы и остатки. Сверьте итог с оборотом по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» за период.

Как реестр связан со счётом 71

Выдача денег под отчёт отражается по дебету счёта 71 в корреспонденции со счётом кассы или расчётным счётом, принятие расходов — по кредиту счёта 71. Остаток на конец периода по каждому сотруднику — это сальдо по счёту 71 в разрезе подотчётных лиц.

Итоговая строка реестра должна дать те же цифры, что и оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71 за период. Если цифры расходятся, ищите пропущенный отчёт или возврат, не отражённый в учёте.

Реестр не заменяет авансовые отчёты и кассовые документы: он их собирает и упорядочивает. Первичные документы хранят вместе с реестром.

Частые ошибки

  • В реестр попадают не все отчёты: часть сдана позже, и остаток за сотрудником тянется из месяца в месяц незамеченным.
  • Суммы в реестре не сверяют с авансовыми отчётами, и остаток считают по памяти.
  • Не отмечают возврат остатка в кассу — сотрудник закрыл долг, а по реестру он всё ещё должен.
  • Реестр ведут в одном файле, авансовые отчёты — в другом, и при проверке не сходятся ни суммы, ни даты.
  • Не отражают перерасход: сотрудник потратил больше выданного, а реестр показывает ноль.

Частые вопросы

Обязателен ли реестр авансовых отчётов?

Закон обязательной формы не устанавливает. Реестр — удобный регистр для сверки расчётов с подотчётными лицами: он помогает не потерять отчёт и увидеть остаток. Компания вправе закрепить его в учётной политике.

Кто подписывает реестр?

Обычно бухгалтер, который его составил, и главный бухгалтер. Если реестр ведут в электронном виде, подписывают электронной подписью в учётной системе.

Можно ли вести реестр в Excel?

Можно. Главное — сохранять нумерацию записей, даты и ссылки на первичные документы, чтобы любую строку можно было проверить по авансовому отчёту и кассовому ордеру.

Что делать, если сотрудник не вернул остаток?

Остаток отражают в реестре как долг за сотрудником. Порядок возврата и удержания из зарплаты определяет работодатель с соблюдением требований Трудового кодекса об удержаниях.

Сколько хранить реестр?

Реестр хранят вместе с авансовыми отчётами и кассовыми документами. Срок хранения документов бухгалтерского и налогового учёта — не менее пяти лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иной срок.

Когда реестры и сверки отнимают время у бухгалтера

Чтобы подотчётные суммы сходились сами

Реестр авансовых отчётов собирают вручную: переносят суммы из отчётов, считают остатки, сверяют со счётом 71. На это уходит время, а ошибка в одной строке тянет за собой неверное сальдо.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие таблицы из ваших документов, сверяют суммы и показывают расхождения бухгалтеру до закрытия месяца.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы