Бланк описи документов для сдачи в архив: образец

Опись — учётный документ, по которому дела передают из отдела в архив организации. Ниже — бланк в Word и заполненный образец описи дел за год: графы, заголовок каждого дела, крайние даты, срок хранения и итоговая запись.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

Опись дел, документов

за 2025 год

Фонд № 1. Опись № 1

Название раздела: Делопроизводство

В данный раздел описи внесено 42 (сорок два) дела с № 1 по № 42, в том числе литерные номера: нет, пропущенные номера: нет.

Составитель описи

Секретарь-делопроизводитель

____________ / А. С. Смирнова /

Согласовано

Протокол ЭК ООО «Ромашка» от 20.01.2026 № 1

____________ / /

Что такое опись документов в архив

Опись — перечень дел, в котором каждое дело описано по единым правилам: номер, индекс по номенклатуре дел, заголовок, крайние даты, срок хранения и количество листов. По описи архив принимает дела из отдела и ведёт их учёт, а исследователь находит нужное дело без просмотра полок.

Форму описи задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. К ним даны рекомендуемые образцы: опись дел постоянного хранения, опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и опись дел по личному составу. Компания может взять эти образцы целиком или утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, сохранив обязательные графы.

Какие графы заполнить

Номер по порядку — сквозная нумерация дел внутри описи.
Индекс дела — номер по номенклатуре дел: например, 01-12, где 01 — индекс отдела.
Заголовок дела — что за документы внутри, за какой год или период, в одном предложении.
Крайние даты — дата первого и последнего документа дела; для годового отчёта это одна дата.
Срок хранения — по номенклатуре дел и перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Количество листов — проставляют после того, как дело подшито и листы пронумерованы.
Примечания — где дело на бумаге или в электронном виде, какие листы выбыли, нужна ли роспись.

Как заполнить опись

Проверьте номенклатуру дел. Индекс и заголовок в описи должны совпадать с номенклатурой, иначе архив вернёт опись на доработку.
Соберите дела за год. Возьмите дела, закрытые в декабре, проверьте, что каждое подшито, листы пронумерованы и внутренняя опись на месте.
Перенесите заголовки. Перепишите заголовки дел из номенклатуры и уточните крайние даты по первому и последнему документу.
Проставьте сроки хранения. Постоянно, свыше 10 лет и по личному составу описывайте в отдельных описях: у них разные образцы и разный порядок согласования.
Подведите итог. Запишите, сколько дел внесено в раздел, с какого по какой номер, отметьте литерные и пропущенные номера.
Подпишите и согласуйте. Опись подписывает составитель, её рассматривает экспертная комиссия организации, а утверждает руководитель.

Итоговая запись и подписи

В конце каждого раздела описи пишут итоговую запись: сколько дел внесено цифрами и прописью, с какого по какой номер, есть ли литерные и пропущенные номера. Запись нужна, чтобы при приёме-передаче было видно, все ли дела на месте.

Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой. Опись дел постоянного хранения и по личному составу рассматривает экспертная комиссия организации и оформляет решение протоколом, после чего её утверждает руководитель. Для описи дел временного хранения достаточно подписи составителя и утверждения руководителем.

Частые ошибки

Заголовок дела переписан из номенклатуры без уточнения: в описи нужен заголовок с крайними датами и указанием, что именно внутри.
Заголовки дел постоянного хранения и по личному составу смешаны в одной описи — их описывают отдельно.
Количество листов не проставлено или расходится с фактическим — архив сверяет листы при приёме.
Итоговая запись не сходится с числом строк: пропущенные и литерные номера не отмечены.
Опись не согласована с экспертной комиссией, хотя дела постоянного хранения без этого не принимают.

Частые вопросы

Чем опись дел отличается от номенклатуры дел?

Номенклатура — перечень дел, которые будут заведены в следующем году, с индексами и сроками хранения. Опись — перечень уже закрытых дел за прошедший год, по которому их передают в архив. Индексы и заголовки в описи берут из номенклатуры.

Какие описи составляют в организации?

Три вида: опись дел постоянного хранения, опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и опись дел по личному составу. Дела временного хранения до 10 лет включительно в архив не сдают, их хранят в отделе и уничтожают по акту после истечения срока.

Кто утверждает опись дел?

Руководитель организации или уполномоченное им лицо. Опись дел постоянного хранения и по личному составу перед утверждением рассматривает экспертная комиссия организации и оформляет решение протоколом.

Сколько листов должно быть в деле, чтобы его приняли по описи?

Ограничения по числу листов Правила не ставят. Дело должно быть подшито, листы пронумерованы, на обложке проставлены количество листов и подпись того, кто составил опись. Толстые дела делят на тома и описывают каждый том отдельной строкой.

Что делать, если дело не вошло в опись?

Дополните опись до передачи в архив: впишите дело в раздел по индексу, пересчитайте итоговую запись и заново согласуйте опись с экспертной комиссией. После приёма добавить строку в утверждённую опись нельзя.

Сколько хранят описи дел?

Опись дел постоянного хранения хранят постоянно, опись по личному составу — 75 лет. Сроки для описей временных дел берут из перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Опись собрана, а дела в отделах лежат годами

Чтобы документы доходили до архива без ручной сверки

Опись показывает, что должно лежать в архиве, но не показывает, что реально подшито в отделах. Сверять сотни дел вручную — работа на недели, и расхождения всплывают уже при приёме.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые сверяют перечни документов с номенклатурой дел, находят пропущенные и лишние позиции и готовят опись к подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»