Служебная записка на перемещение материальных ценностей: образец

Служебная записка на перемещение материальных ценностей — внутренний документ, которым сотрудник просит руководителя разрешить передать имущество компании от одного материально ответственного лица другому. Ниже — образец с передачей ноутбуков и бланк, по которому можно написать свою записку.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о перемещении материальных ценностей

16 ноября 2026 г. № 27

В отделе продаж с 1 декабря 2026 года меняется ответственный за оргтехнику: старший менеджер И. И. Иванов передаёт дела менеджеру А. С. Сидоровой. За Ивановым по договору о полной материальной ответственности числятся два ноутбука и проектор, закреплённые за кабинетом 214.

Прошу разрешить перемещение материальных ценностей от Иванова И. И. к Сидоровой А. С. по прилагаемому перечню и назначить Сидорову А. С. материально ответственным лицом по этим ценностям с 1 декабря 2026 года. Инвентарные номера и стоимость — в приложении.

Приложение: 1) перечень ценностей с инвентарными номерами и балансовой стоимостью на 1 л.; 2) акт приёма-передачи на 1 л.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Согласовано

Главный бухгалтер

____________ / А. В. Смирнова /

Зачем нужна такая записка

Материальные ценности компании учитывают за подразделениями и ответственными работниками. Договор о полной материальной ответственности заключают, когда работа и категория работника соответствуют требованиям статьи 244 ТК РФ и утверждённым перечням. Когда ценности переходят к другому человеку — при переводе, увольнении, смене ответственного за склад или кабинет, — нужен след: кто, что и когда передал.

Служебная записка запускает эту передачу. Руководитель видит, о каком имуществе речь и кому оно переходит, и своей резолюцией разрешает перемещение. Дальше бухгалтерия проводит передачу по документам учёта, а работники подписывают акт приёма-передачи.

Что указать в записке

Кому адресована: должность и фамилия руководителя, который принимает решение.
От кого: должность и фамилия автора записки.
Что передаёте: наименование ценностей, количество, инвентарные номера, при необходимости балансовую стоимость.
От кого и кому: фамилии и должности обоих материально ответственных лиц.
С какого числа ценности переходят к новому лицу.
Основание: перевод, увольнение, смена ответственного за подразделение, реорганизация.
Приложения: перечень ценностей, проект акта приёма-передачи, договор о материальной ответственности нового лица.
Подпись автора и согласование с бухгалтерией.

Как оформить перемещение

Составьте перечень. Выпишите каждую единицу: наименование, количество, инвентарный номер, стоимость по данным бухгалтерии. Без перечня передача размывается и спорить потом не о чем.
Напишите записку. Изложите причину и попросите разрешить перемещение от одного лица к другому с конкретной даты.
Согласуйте с бухгалтерией. Бухгалтер сверяет перечень с учётом и подтверждает, что ценности числятся за тем, кто их передаёт.
Получите резолюцию. Руководитель накладывает резолюцию: согласовано, кому и с какой даты передать.
Оформите акт приёма-передачи. Оба работника подписывают акт по перечню. С этого момента ответственность за ценности несёт принимающая сторона.
Передайте документы в бухгалтерию. Акт и записка с резолюцией идут в бухгалтерию: она меняет ответственное лицо в учёте.

Чем записка отличается от накладной и акта

Служебная записка — это просьба и разрешение: она фиксирует решение руководителя передать ценности.
Акт приёма-передачи подтверждает, что ценности фактически переданы и приняты: его подписывают оба работника.
Накладная на внутреннее перемещение оформляет движение имущества между подразделениями или складами по данным учёта.
Для передачи от человека к человеку нужны все три шага: записка с резолюцией, акт, отметка в учёте.

Частые вопросы

Можно ли обойтись без записки и сразу подписать акт?

Акт без разрешения руководителя — передача без оснований. Записка объясняет причину и закрепляет решение, поэтому в компании с материально ответственными лицами её пишут до акта.

Нужно ли заключать новый договор о материальной ответственности?

Договор о полной материальной ответственности заключают, если работа и категория принимающего работника входят в утверждённые перечни и соблюдены условия статьи 244 ТК РФ. Сам по себе факт передачи имущества такого договора не требует. Договор заключают до фактической передачи, иначе взыскать ущерб с нового ответственного лица будет сложно.

Что делать, если принимающий работник ещё не вышел на работу?

В записке указывают дату перехода, совпадающую с первым рабочим днём принимающего. До этой даты ценности остаются за прежним ответственным лицом.

Кто согласовывает записку, кроме руководителя?

Бухгалтерия — по учёту ценностей, а при перемещении между подразделениями ещё и руководитель принимающего подразделения. Порядок согласования компания закрепляет в своей инструкции по делопроизводству.

Нужна ли печать?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, согласующие ставят визы, а решение руководитель оформляет резолюцией.

Передачи имущества тонут в переписке

Чтобы перемещение ценностей шло по шаблону

Записки, акты и сверки по имуществу отнимают время у руководителя и бухгалтерии: каждую передачу надо проверить по учёту и не потерять в почте.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют перечень с учётом в 1С и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»