Журнал выдачи расчетных листков по заработной плате: образец

Прямого требования в Трудовом кодексе нет. Обязанность — выдавать листок и письменно сообщать работнику о расчёте (ст. 136 ТК РФ). Журнал — удобный способ подтвердить, что обязанность исполнена. Если листки выдаются в электронной системе, вместо журнала годится выгрузка с датами отправки.

При проверке инспектор труда может расценить отсутствие подтверждения как нарушение порядка выплаты зарплаты. Ответственность за нарушение трудового законодательства предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф, для организации — до 50 000 ₽, для должностного лица — до 5 000 ₽. Точный размер определяет инспектор с учётом обстоятельств.

Можно, если в компании есть система, которая фиксирует дату отправки и адресата. Тогда журнал не нужен: доказательством будет выгрузка из системы. Но если работник просит бумажный листок, его всё равно надо выдать — на бумаге или в порядке, установленном локальным актом.

Срок зависит от того, как в компании составлена номенклатура дел. Расчётные листы хранят шесть лет, а при отсутствии лицевых счетов работников — 50 или 75 лет. Срок хранения самого журнала определите по соответствующей статье перечня и закрепите в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Можно, если работников немного и журнал не превращается в нечитаемую таблицу. Крупные компании обычно ведут журналы по подразделениям или по расчётным центрам, а затем сшивают за год.

Составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей и отметьте случай в графе «Примечание». Листок при этом считается выданным, если есть чем подтвердить вручение: например, отметкой о передаче или свидетелями.