Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Служебная записка на удалённую работу

Служебная записка на удалённую работу — внутренний документ, которым руководитель отдела просит директора перевести сотрудника на дистанционную работу. На её основании оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору. Ниже — бланк в Word и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от руководителя отдела разработки

И. И. Иванова

Служебная записка

о переводе сотрудника на дистанционную работу

16 ноября 2026 г. № 27

Ведущий программист С. С. Сидоров с 1 декабря 2026 года переезжает на постоянное место жительства в другой регион. Рабочие задачи он выполняет за компьютером и во внутренних системах компании, присутствие в офисе для них не требуется.

Прошу перевести С. С. Сидорова на дистанционную работу постоянно с 1 декабря 2026 года с сохранением должности, оклада и режима рабочего времени. Рабочее место — по месту жительства сотрудника, обмен документами — через систему электронного документооборота компании.

Приложение: заявление С. С. Сидорова о переводе на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Руководитель отдела разработки

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка

Перевод на дистанционную работу оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору — гл. 49.1 ТК РФ (ст. 312.1–312.9). Прежде чем готовить соглашение, руководитель отдела фиксирует причину и условия перевода служебной запиской на имя директора: так решение видно в документах, а у кадров есть основание для приказа.

Записку пишут и в обратную сторону — когда сотрудник просит перевести его на удалёнку. Тогда он прикладывает своё заявление, а руководитель визирует его запиской с оценкой, справится ли отдел без человека в офисе.

Что указать в записке

  • Кому адресована: должность и фамилия руководителя, принимающего решение.
  • От кого: должность и фамилия автора записки.
  • Кого переводят: фамилия, имя, отчество и должность сотрудника.
  • С какого числа и на какой срок — постоянно или временно.
  • Причина перевода: переезд, уход за родственником, характер работы.
  • Условия: рабочее место, режим работы, способ обмена документами и заданями.
  • Приложения: заявление сотрудника, при необходимости — согласие на обработку данных, проект дополнительного соглашения.
  • Подпись автора с расшифровкой.

Как оформить перевод

  1. Получите заявление сотрудника. Сотрудник пишет заявление о переводе на дистанционную работу — на нём руководитель ставит визу согласия.
  2. Составьте записку. Укажите сотрудника, срок, причину и условия дистанционной работы; приложите заявление.
  3. Получите резолюцию. Директор ставит на записке резолюцию — она и есть решение о переводе.
  4. Оформите соглашение. Кадры готовят дополнительное соглашение к трудовому договору по ст. 312.2 ТК: рабочее место, режим, порядок обмена документами.
  5. Издайте приказ. Приказ о переводе на дистанционную работу и ознакомьте с ним сотрудника под подпись.

Частые ошибки

  • В записке нет срока перевода: непонятно, постоянный он или временный, и кадры не знают, что писать в соглашении.
  • Не указан способ обмена документами — по ст. 312.1 ТК дистанционщик взаимодействует с работодателем через электронные каналы, и их надо назвать.
  • Записку путают с заявлением: заявление пишет сотрудник, записку — руководитель, и это два разных документа.
  • Не согласованы с сотрудником условия дистанционной работы — прежде чем оформлять соглашение, обсудите срок, режим и порядок взаимодействия.

Частые вопросы

Чем служебная записка отличается от заявления сотрудника?

Заявление пишет сам сотрудник — он просит перевести его на удалёнку. Служебную записку пишет руководитель на имя директора: он обосновывает перевод и просит его согласовать. Компания может использовать оба документа для внутреннего согласования; по общему правилу условия дистанционной работы стороны закрепляют в дополнительном соглашении.

Обязательно ли переводить сотрудника на дистанционную работу по его согласию?

По общему правилу — да, перевод оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 312.2 ТК), а значит, по согласию обеих сторон. Без согласия временный перевод возможен в исключительных случаях, предусмотренных статьёй 312.9 ТК, либо при соответствующем решении органа власти или местного самоуправления.

Можно ли оформить дистанционную работу приказом без дополнительного соглашения?

По общему правилу условия дистанционной работы меняют соглашением сторон (ст. 312.2 ТК). В исключительных случаях по статье 312.9 ТК временный перевод оформляют локальным нормативным актом без изменения трудового договора.

Что указать в записке про рабочее место сотрудника?

Адрес, по которому сотрудник будет работать, — по месту жительства или в коворкинге. Это нужно и для соглашения, и для решения вопросов охраны труда и доставки оборудования.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Пока записки ходят по почте, сотрудник уже работает из другого города

Чтобы документы о переводе собирались сами

Согласование перевода, заявление, дополнительное соглашение, приказ — четыре документа, и каждый ждёт подписи. Пока они ходят по офису, сотрудник уже работает из другого города, а кадры догоняют бумаги.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные сотрудника и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы