Положение о проверке контрагентов: образец и бланк

Проверка контрагента — это не формальность перед подписью, а способ заранее увидеть риск: фирму-однодневку, подписанта без полномочий, подрядчика без ресурсов на работы. Положение описывает, как компания это делает: кто проверяет, что смотрит и какие документы запрашивает.

Налоговая инспекция при проверке смотрит, проявила ли компания должную осмотрительность при выборе контрагента. Единого закона, который обязывает иметь такой документ, нет, но внутренний регламент помогает доказать, что проверка была системной, а не разовой.

ФНС в письме от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060 прямо указывает: требования к выбору контрагента не могут быть одинаковыми для разовой закупки на небольшую сумму и для дорогостоящего актива или крупного подряда. Поэтому в положении и стоит привязать глубину проверки к цене и предмету сделки.

Проверка начинается с открытых источников: выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП показывает, действует ли контрагент, кто руководитель и чем компания занимается. Реестр дисквалифицированных лиц и перечень организаций, в отношении которых применены меры по противодействию легализации доходов, показывают, есть ли у контрагента ограничения. Картотека арбитражных дел — судится ли он и по каким спорам.

Дальше — документы от самого контрагента: устав, свидетельства, решение или протокол о назначении руководителя, доверенность, если договор подписывает не директор, отчётность. По крупным сделкам имеет смысл запросить подтверждение ресурсов: персонала, техники, складов — того, чем контрагент будет исполнять договор.

Если контрагент привлекает субподрядчиков, полезно держать досье и на них: по письму ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060 это помогает показать, что компания контролировала исполнение, а не только подпись на договоре.