Как оформить дело для сдачи в архив: образец

Дело для архива собирают из документов одного вопроса за календарный год, нумеруют листы, составляют заверительную надпись и опись. Ниже — образец обложки дела постоянного хранения и описи, которые принимает архив.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Утверждаю: генеральный директор П. П. Петров

1 декабря 2026 г.

Опись дел постоянного хранения

за 2026 год

1 декабря 2026 г. № 3

В опись включены дела постоянного хранения, отложившиеся в делопроизводстве общества за 2026 год. Дела систематизированы по номенклатуре дел.

Опись составлена в двух экземплярах: первый передаётся в архив, второй остаётся в делопроизводстве.

Составитель описи

Секретарь

____________ / И. И. Иванова /

Согласовано

Начальник архива

____________ / А. А. Смирнов /

Что такое дело постоянного хранения

Дело — это документы одного вопроса, собранные в отдельную папку под общим заголовком. Постоянное хранение означает, что документы хранят бессрочно: приказы по основной деятельности, годовые отчёты, протоколы собраний, договоры с долгосрочными обязательствами.

Правила оформления, хранения и передачи дел в архив устанавливает приказ Росархива от 31.03.2023 № 77. Он же вводит обязательные реквизиты обложки дела и порядок составления описи.

Что указать на обложке дела постоянного хранения

Наименование организации полностью, как в уставе.
Наименование структурного подразделения, если дело завели в отделе.
Индекс дела по номенклатуре дел — номер с номером тома.
Заголовок дела: что за документы внутри, за какой год.
Крайние даты документов в деле — с какого по какое число.
Количество листов в деле — цифрой и прописью.
Срок хранения «Постоянно» и шифр по перечню, если он есть.

Как оформить дело для сдачи в архив

Соберите документы по номенклатуре. Возьмите утверждённую номенклатуру дел и отберите документы, которые относятся к одному делу за год. Проверьте, что все подписи и даты на месте.
Пронумеруйте листы. Нумеруйте простым карандашом в правом верхнем углу листа, начиная с первого. Фотографии и схемы нумеруйте на обороте. Пропущенный лист допишите буквой, например 15а.
Составьте заверительную надпись. На отдельном листе в конце дела укажите цифрами и прописью количество пронумерованных листов, перечислите особенности: листы с наклейками, конверты, повреждённые документы. Подпишитесь и поставьте дату.
Оформите обложку. Заполните все реквизиты обложки по образцу: название организации, индекс дела, заголовок, крайние даты, количество листов, срок хранения.
Составьте опись. Внесите дело в опись дел постоянного хранения: номер, индекс, заголовок, крайние даты, количество листов. Опись утверждает руководитель.
Передайте в архив. Сдайте дела по описи с сопроводительным письмом. Архив проверяет оформление и ставит отметку о приёме на обоих экземплярах описи.

Частые вопросы

Чем отличается дело постоянного хранения от временного?

Постоянное хранят бессрочно и передают в государственный или ведомственный архив. Временное хранят по перечню от нескольких лет до нескольких десятилетий, затем уничтожают по акту. Срок указывают на обложке.

Нужно ли составлять опись, если дел немного?

Да. Опись — основной учётный документ архива. Без неё дела не принимают. Для небольшой компании допустима одна опись на все дела постоянного хранения за год.

Кто подписывает заверительную надпись?

Тот, кто составил дело: секретарь, делопроизводитель или руководитель подразделения. Подпись расшифровывают и ставят дату составления.

Можно ли хранить дело в электронном виде?

Можно, если в компании внедрён электронный документооборот и документы подписаны электронной подписью. Правила передачи электронных документов в архив устанавливает приказ Росархива № 77.

Сколько листов можно подшить в одно дело?

Толщина дела не должна превышать 4 см. Если документов больше, делят на тома: первый том, второй том и так далее, каждый со своей обложкой и заверительной надписью.

Когда архивные папки собирают вручную

Чтобы документы собирались в дела сами

Секретарь тратит дни на нумерацию листов, описи и заверительные надписи. Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по номенклатуре дел, проверяют комплектность и готовят опись к подписи.

Агент подключается к почте и папкам с файлами, раскладывает документы по делам и отмечает недостающие.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»