Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Записка-расчёт при увольнении: форма Т-61 и образец заполнения

Записка-расчёт — документ, в котором кадровик фиксирует, кто уходит и на каком основании, а бухгалтер считает, сколько человеку доплатить в последний день работы. Ниже — бланк по форме Т-61, образец заполнения и порядок расчёта компенсации за неиспользованный отпуск.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 69 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

в отделе продаж

Записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Форма № Т-61, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

31 марта 2026 г. № 17

Табельный номер 0142. Иванов Иван Иванович, менеджер по продажам. Трудовой договор от 12 января 2023 г. № 7. Уволен 31 марта 2026 г. по пункту 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса — по собственному желанию.

Иванов И. И. принят 12 января 2023 г. За период работы с 1 апреля 2025 г. по 31 марта 2026 г. использовал 14 календарных дней отпуска из 28. Неиспользованных дней — 14.

Начислено за расчётный период: заработная плата и премии, принятые к расчёту среднего заработка, — 720 000 руб. Средний дневной заработок — 2 047,78 руб. Компенсация за 14 дней — 28 668,92 руб.

Всего начислено 28 668,92 руб., удержан НДФЛ 3 727 руб., к выплате 24 941,92 руб. В примере применена ставка 13 % без вычетов.

Работник кадровой службы

Инспектор по кадрам

____________ / С. С. Смирнова /

Бухгалтер

Бухгалтер по расчёту заработной платы

____________ / А. А. Кузнецова /

Что такое записка-расчёт при увольнении

Записка-расчёт — внутренний документ, которым кадровая служба передаёт бухгалтерии сведения об уволенном работнике, а бухгалтерия показывает, из чего сложилась сумма к выплате в последний день работы.

Типовая форма — № Т-61, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года применять её не обязательно: организация вправе взять свою форму. Но на практике Т-61 остаётся самым удобным бланком, и большинство компаний заполняют именно её.

Лицевую сторону заполняет кадровик: кто уходит, когда, по какому основанию, сколько дней отпуска накопилось. Оборотную — бухгалтер: заработок за расчётный период, средний дневной заработок, начисления, удержания и сумма к выплате.

Что указать на лицевой стороне

  • Название организации и подразделение, где работал человек.
  • Дату составления и регистрационный номер записки.
  • Фамилию, имя, отчество, должность и табельный номер работника.
  • Основание увольнения со ссылкой на пункт и статью Трудового кодекса или на трудовой договор.
  • Дату увольнения — последний день работы.
  • Сведения об отпусках: за какой рабочий год сколько дней отпуска положено и сколько использовано.
  • Подпись кадровика.

Что указать на оборотной стороне

  • Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем увольнения.
  • Выплаты, принятые к расчёту среднего заработка: оклад, премии по правилам учёта, надбавки.
  • Число календарных дней, принятых к расчёту, с учётом неполных месяцев.
  • Средний дневной заработок.
  • Количество дней неиспользованного отпуска и сумма компенсации за них.
  • Другие начисления: зарплата за отработанные дни, выходное пособие, если оно положено.
  • Удержания, в первую очередь НДФЛ, и итоговая сумма к выплате.
  • Подпись бухгалтера.

Как заполнить записку-расчёт

  1. Получите приказ об увольнении. Записка-расчёт составляется после того, как подписан приказ. Из него берут дату и основание увольнения.
  2. Заполните лицевую сторону. Кадровик переносит данные из трудового договора и личной карточки: должность, табельный номер, дату приёма, сведения об отпусках.
  3. Посчитайте дни неиспользованного отпуска. За каждый отработанный месяц при отпуске 28 календарных дней набегает 2,33 дня. Излишки меньше половины месяца отбрасывают, от половины и больше — округляют до целого месяца.
  4. Посчитайте средний дневной заработок. Заработок за 12 календарных месяцев делится на 12 и на 29,3, если все месяцы отработаны полностью. Если были больничные, отпуска или простой — дни неполных месяцев считаются отдельно.
  5. Сведите начисления и удержания. Бухгалтер складывает зарплату за отработанные дни и компенсацию за отпуск, удерживает НДФЛ и выводит сумму к выплате.
  6. Подпишите и передайте в бухгалтерию. Записка хранится в бухгалтерии или в личном деле. Срок хранения — пять лет.

Как считать компенсацию за неиспользованный отпуск

Расчёт ведут по Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540. Оно действует с 1 сентября 2025 года и заменило прежнее Положение № 922.

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем увольнения. Если человек уходит 31 марта 2026 года, берут период с 1 марта 2025 года по 28 февраля 2026 года.

При полностью отработанных месяцах средний дневной заработок равен заработку за период, делённому на 12 и на 29,3. Из расчёта исключают время и суммы больничных, декрета, отпуска, простоя, командировок и других случаев сохранения среднего заработка.

Компенсация равна среднему дневному заработку, умноженному на число неиспользованных дней отпуска. Округлять дни закон не требует, но если компания округляет, это должно быть закреплено в локальном акте.

Чем записка-расчёт отличается от расчётного листка

Записка-расчёт — документ для внутреннего учёта: кадровик передаёт данные бухгалтеру, бухгалтер показывает расчёт. Работнику её не выдают.

Расчётный листок по статье 136 Трудового кодекса работодатель обязан выдавать при каждой выплате зарплаты, в том числе при окончательном расчёте. В нём работник видит составные части выплаты, удержания и сумму к получению.

Если работник письменно просит копию записки-расчёта, выдайте её заверенную копию бесплатно не позднее трёх рабочих дней. Расчётный листок и справка о доходах не заменяют запрошенную копию.

Когда выдать расчёт

Статья 140 Трудового кодекса требует рассчитаться с работником в день увольнения. Если в этот день человек не работал, деньги выдают не позднее следующего дня после того, как он попросил расчёт.

Если сумма спорная, работодатель обязан в срок выплатить неоспариваемую часть.

За задержку выплаты начисляется компенсация — не меньше 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день просрочки по статье 236 Трудового кодекса.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму Т-61?

Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, организация вправе утвердить свою. Но форма Т-61 удобна: в ней уже разделены кадровая и бухгалтерская части, и её принимают проверяющие.

Кто заполняет записку-расчёт?

Лицевую сторону — работник кадровой службы или тот, кто отвечает за кадровый учёт. Оборотную сторону — бухгалтер, который считает выплаты. Обе стороны подписывают документ.

Нужно ли знакомить работника с запиской-расчётом?

Нет, это внутренний документ. С расчётом работника знакомят через расчётный листок, который выдают при выплате зарплаты по статье 136 Трудового кодекса.

Сколько хранится записка-расчёт?

Пять лет. Срок установлен перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Если в компании есть свои сроки, их закрепляют в номенклатуре дел.

Сколько записок-расчётов составляют на внутреннего совместителя?

По одной на каждое место работы, если человек увольняется и с основной должности, и с совместительства. В каждой записке свои табельный номер, должность и суммы.

Что делать, если работник не согласен с суммой?

Выплатить неоспариваемую часть в срок по статье 140 Трудового кодекса и разобрать расхождение. Если договориться не удалось, спор решает комиссия по трудовым спорам или суд.

Читать в журнале

Когда увольнения превращаются в поток бумаг

Чтобы кадровые документы собирались без ручной работы

Записки-расчёты, приказы и расчётные листки при увольнении готовят вручную, и на каждого человека уходит час бухгалтера и кадровика.

Я собираю ИИ-агентов, которые по данным из 1С и кадровой системы заполняют форму Т-61, проверяют стаж и остаток отпуска и приносят готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы