Приказ о выплате материальной помощи сотрудникам: образец

Материальная помощь — выплата сотруднику по решению компании: к рождению ребёнка, на лечение, при тяжёлом материальном положении, в связи со смертью работника или его близкого. Трудовой кодекс такие случаи и суммы не устанавливает: компания сама решает, кому и сколько помочь, и закрепляет правила в коллективном договоре, положении об оплате труда или другом внутреннем документе.

Приказ фиксирует решение: кому, сколько, за что и когда выплатить. Без него бухгалтерия не вправе начислить выплату, а у налоговиков появляется вопрос, на каком основании деньги ушли работнику.

Выплата — право, а не обязанность работодателя. Если компания отказала, приказа просто нет: отказ оформляют ответом на заявление или резолюцией руководителя.

В основании пишут заявление работника и свидетельство о рождении ребёнка, а если выплата предусмотрена коллективным договором — ссылаются и на него. В распорядительной части — сумму и срок: обычно помощь выдают вместе с ближайшей зарплатой.

Налог на доходы физических лиц с материальной помощи при рождении ребёнка удерживают по правилам статьи 217 Налогового кодекса: часть выплаты освобождена от налога в пределах установленной суммы на каждого родителя. Точный размер и условия освобождения бухгалтер сверяет с действующей редакцией статьи на дату выплаты — норму меняли, и старые памятки вводят в заблуждение.

Если помощь получают оба родителя — сотрудники одной компании, приказ оформляют на каждого отдельно: освобождение считается по каждому получателю.

Причину формулируют конкретно: «в связи с тяжёлым материальным положением» само по себе мало что объясняет. В основании перечисляют, что произошло и чем это подтверждено: потеря кормильца, пожар, хищение имущества, крупные расходы.

К заявлению прикладывают документы: справку о пожаре или заливе от управляющей компании, постановление о возбуждении уголовного дела о хищении, справки о доходах семьи. Чем полнее подтверждения, тем меньше вопросов у бухгалтерии и налоговиков.

Сумму компания определяет сама — закон её не ограничивает. Если в положении об оплате труда есть вилка, придерживайтесь её: иначе придётся объяснять, почему одному помогли больше, чем другому при похожих обстоятельствах.

Основание — заявление работника и медицинские документы: справка о диагнозе, выписка из истории болезни, счёт на лечение или лекарства. В приказе пишут, на что выделены деньги: «на лечение» или «на оплату лекарств».

Помощь на лечение — не оплата больничного: пособие по временной нетрудоспособности считается отдельно и оформляется своим документом. Материальная помощь идёт сверх него, если компания так решила.

Материальная помощь работнику, в том числе на лечение, не облагается НДФЛ в пределах 4 000 рублей за год. Для оплаты медицинских услуг и лекарств проверьте также отдельные освобождения по статье 217 Налогового кодекса. Бухгалтер смотрит действующую редакцию статьи 217 Налогового кодекса и позицию налоговой службы на дату выплаты; чаще всего с суммы удерживают налог.

Если умер сам работник, помощь обычно выплачивают его родственникам. В приказе получателем указывают конкретного человека с паспортными данными и степенью родства, а основанием — заявление родственника и свидетельство о смерти работника.

Если умер близкий родственник работника, получатель — сам работник, а к заявлению прикладывают копию свидетельства о смерти. В основании так и пишут: «в связи со смертью члена семьи».

По статье 217 Налогового кодекса помощь в связи со смертью члена семьи работника или самого работника освобождена от налога на доходы физических лиц — это одна из немногих сумм, где освобождение не ограничено размером. Бухгалтер проверяет формулировку и документы: если в приказе написано просто «материальная помощь», а не «в связи со смертью», основание для освобождения теряется.

Страховые взносы на такую выплату не начисляют, если она не связана с трудовыми отношениями и оформлена как помощь, а не как премия или оплата труда.