Докладная записка: образец скачать и бланк

Докладная записка — внутренний документ, которым сотрудник сообщает руководителю о нарушении, простое или другом событии и просит принять меры. Ниже — бланк в Word и образец заполнения: докладная на сотрудника, который не сдал отчёт в срок. Образец можно скачать и заполнить своими данными.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от руководителя отдела продаж

И. И. Иванова

Докладная записка

о ненадлежащем исполнении должностных обязанностей

16 ноября 2026 г. № 27

Довожу до Вашего сведения, что менеджер отдела продаж С. С. Сидоров не подготовил ежемесячный отчёт о работе с клиентами за октябрь 2026 года. Отчёт должен был быть сдан до 5 ноября, напоминание о сроке направлено 6 ноября, на 16 ноября отчёт не сдан.

Без отчёта отдел не может свести план продаж на ноябрь и передать данные в бухгалтерию. Прошу потребовать от С. С. Сидорова письменное объяснение и рассмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании.

Приложение: копия напоминания о сроке сдачи отчёта на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Руководитель отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что такое докладная записка

Докладная записка — внутренний документ компании. Ею сотрудник сообщает руководителю о событии, которое мешает работе: сотрудник нарушил правила, сорвал срок, на производстве встал участок. Записка фиксирует факт и содержит просьбу — провести проверку, потребовать объяснение, принять меры.

Единой формы в законе нет. Компания может утвердить бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись. В Общероссийском классификаторе управленческой документации есть докладная записка о нарушении трудовой дисциплины — № 0286041.

Что указать в докладной записке

Адресата: должность, название компании, фамилию и инициалы в дательном падеже — тому, кто принимает решение.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого записка.
Название документа и заголовок к тексту: о чём записка, одной строкой.
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Факты: что произошло, когда, кто участвовал, чем это подтверждается.
Просьбу: что сделать — провести проверку, потребовать объяснение, принять меры.
Приложения: копии документов, напоминаний, актов — что и на скольких листах.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать докладную записку

Определите адресата. Пишите тому, кто вправе принять решение: руководителю компании, начальнику отдела, куда относится нарушение.
Изложите факты без оценок. Даты, время, документы, свидетели. Слова «халатно» и «постоянно» замените на то, что можно проверить.
Сформулируйте просьбу. Что именно сделать: истребовать объяснение, провести проверку, издать приказ. Просьба — отдельным абзацем.
Приложите подтверждения. Копии напоминаний, актов, служебных записок, выгрузки из системы — всё, на что опираетесь.
Подпишите и зарегистрируйте. Передайте записку адресату или в канцелярию; копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

Оценки вместо фактов: «сотрудник безобразно относится к работе» вместо дат и документов.
Нет просьбы — руководитель не понимает, какое решение от него ждут.
Записка составлена задним числом: дата раньше, чем событие, о котором она сообщает.
Один документ на несколько разных нарушений: каждое лучше описывать отдельно.
Записку путают с объяснительной: объяснительную пишет сам сотрудник, докладную — на него.

Частые вопросы

Где скачать образец и шаблон докладной записки в Word?

Бланк и заполненный образец — в начале страницы: поля с примером и пустые строки для своих данных. Скопируйте текст в Word и впишите адресата, автора, дату и факты. Если в компании утверждён свой бланк, берите реквизиты из него.

Чем докладная записка отличается от служебной?

Докладная сообщает о событии или нарушении и обычно идёт снизу вверх — руководителю. Служебная чаще содержит просьбу или предложение и адресуется в другой отдел или руководителю. Строгого деления закон не даёт: порядок задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Обязательна ли докладная, чтобы объявить замечание или выговор?

Нет. По ст. 193 ТК РФ до применения взыскания работодатель требует письменное объяснение работника. Докладная — удобное основание начать проверку, но закон её не требует; факт нарушения можно зафиксировать актом.

Можно ли написать докладную от руки?

Да. Закон форму не устанавливает, поэтому рукописная записка с подписью имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Можно ли отправить докладную записку по электронной почте?

Можно, если в компании так принято или работает система электронного документооборота. Для споров надёжнее бумажный экземпляр с отметкой о получении или документ в системе с подписью.

Нужна ли печать на докладной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Сколько хранят докладные записки?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда записки и разборы нарушений съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Докладные, объяснительные и акты отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с фактами и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные по вашим системам и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»