Письмо об отсутствии аффилированности организаций: образец

Письмо об отсутствии аффилированности просят при аккредитации поставщика, при участии в закупке, при открытии кредитной линии и при проверке контрагента службой безопасности банка или крупного заказчика. Запрос приходит, когда сделка крупная или когда проверяющая система нашла совпадения по адресу, телефону или руководителю.

Сам по себе документ не создаёт и не отменяет родство компаний: связи определяют по учредительным документам, реестру и фактическому контролю. Письмо фиксирует, что компания эти связи проверила и подтверждает их отсутствие перед конкретным адресатом. За ложные сведения подписант отвечает перед тем, кому их дал.

Письмо подписывает руководитель компании или представитель по доверенности. Если письмо даёт представитель, в доверенности должно быть прямо названо право заявлять сведения о структуре компании и её связях.

Печать на письме не обязательна: компания вправе её не использовать, а подпись руководителя с расшифровкой подтверждает документ и без оттиска. Если контрагент требует печать, её ставят при наличии.

Аффилированность — более широкое понятие: это способность влиять на решения другого лица. Признаки перечислены в статье 4 Закона РСФСР от 22.03.1991 № 948-1: участие в органах управления, владение долей, родство руководителей, договор, дающий право давать обязательные указания.

Взаимозависимость — понятие налоговое, из статьи 105.1 НК РФ. Она нужна, чтобы проверить цены сделки между связанными лицами. Круг признаков здесь свой: доля участия, подчинение по должности, супруги и близкие родственники. В письме обычно подтверждают отсутствие обоих, потому что банк и налоговая смотрят на разные признаки.