Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Как правильно составить договор аренды автомобиля с физическим лицом

Аренда машины у частного владельца — частая схема у компаний, которым автомобиль нужен на время или под конкретную работу. Ниже — бланк договора и образец заполнения: какие сведения об автомобиле и водителе внести, как записать плату и срок, кто отвечает за ремонт и штрафы и что удержать из дохода арендодателя.

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

г. Москва

«12» января 2027 г.

Договор аренды транспортного средства без экипажа

с физическим лицом

№ 3/2027

Гражданин Российской Федерации Петров Сергей Николаевич, паспорт 45 12 № 345678, выдан 14.03.2015 отделением УФМС России по г. Москве, зарегистрированный по адресу: г. Москва, ул. Лесная, д. 10, кв. 5, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОГРН 1157746123456, в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1.1. Арендодатель передаёт Арендатору во временное владение и пользование легковой автомобиль Toyota Camry, 2021 года выпуска, VIN XW7BF4FK20S123456, государственный регистрационный знак А123ВС77, цвет чёрный, паспорт транспортного средства 77 УР 123456, свидетельство о регистрации 99 12 345678, а Арендатор принимает его и платит арендную плату.

1.2. Автомобиль принадлежит Арендодателю на праве собственности. В браке не состоит либо состоит в браке, супруг(а) даёт согласие на передачу автомобиля в аренду (согласие прилагается).

1.3. Автомобиль передаётся в исправном состоянии, пригодном для эксплуатации, с документами: свидетельство о регистрации, полис ОСАГО, сервисная книжка. Приём-передача оформляется актом, в котором указываются показания одометра, уровень топлива и внешнее состояние.

1.4. Автомобиль используется для служебных поездок работников Арендатора. Арендатор вправе допускать к управлению только работников, указанных в приложении к договору, имеющих водительское удостоверение соответствующей категории.

2.1. Срок аренды — с 12 января 2027 года по 31 декабря 2027 года.

2.2. Арендная плата — 45 000 рублей в месяц. Плата вносится не позднее 5-го числа месяца, следующего за расчётным, на счёт Арендодателя.

2.3. Арендатор как налоговый агент удерживает из арендной платы налог на доходы физических лиц и перечисляет его в бюджет.

3.1. Арендатор несёт расходы на содержание автомобиля, текущий и капитальный ремонт, топливо, стоянку, мойку, а также оплачивает административные штрафы, вынесенные по нарушениям при эксплуатации автомобиля в период аренды.

3.2. Арендодатель отвечает за страхование автомобиля по ОСАГО и за скрытые недостатки, о которых не предупредил при передаче.

4.1. Арендатор возвращает автомобиль по окончании срока аренды в состоянии не хуже переданного, с учётом нормального износа, по акту приёма-передачи.

5.1. За просрочку арендной платы Арендатор платит пени в размере 0,1 % от суммы долга за каждый день просрочки.

6.1. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Споры рассматриваются в суде по общим правилам подсудности.

Арендодатель

С. Н. Петров

____________ / /

Арендатор

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен договор аренды автомобиля с физическим лицом

По договору аренды владелец передаёт машину во временное владение и пользование за плату. Для компании это способ получить автомобиль на нужный срок без покупки, для владельца — легальный доход от машины, которая простаивает.

Договор фиксирует, что именно передаётся, на какой срок, за какую плату и кто отвечает за ремонт, топливо и штрафы. Без бумаги обе стороны остаются при устных обещаниях: владельцу труднее доказать, что машину вернули с повреждениями, а арендатору — что плата была согласована именно в таком размере.

Главное отличие от проката в том, что аренда — сделка между конкретными людьми и организациями, а не публичная услуга. Условия стороны определяют сами, закон ставит только рамки: письменная форма, сведения об автомобиле, судьба расходов и страхования.

Аренда с экипажем и без экипажа

Закон различает два вида аренды транспортного средства. При аренде с экипажем владелец передаёт машину вместе с водителем и сам отвечает за её техническое состояние и управление — так обычно берут автобусы, спецтехнику и грузовики с водителем.

При аренде без экипажа арендатор сам садится за руль или допускает своих работников, и на него ложится ответственность за то, как машина используется. Для служебных поездок сотрудников компании подходит именно аренда без экипажа: водители — её работники, а не люди арендодателя.

Есть и третий вариант — аренда с правом выкупа: в договоре отдельно прописывают, что по окончании срока или после внесения определённой суммы машина переходит в собственность арендатора. Если выкупа не планируется, этот пункт не нужен, иначе он создаёт неясность, кому принадлежит автомобиль.

Что указать в договоре аренды легкового автомобиля

  • Стороны: для гражданина — Ф. И. О., паспортные данные, адрес регистрации; для организации — наименование, ИНН, ОГРН, представитель и основание его полномочий.
  • Автомобиль: марка, модель, год выпуска, VIN, государственный регистрационный знак, цвет, номера ПТС и свидетельства о регистрации.
  • Право собственности и согласие супруга, если машина куплена в браке: без согласия второй супруг может оспорить сделку.
  • Срок аренды и порядок продления.
  • Арендная плата: размер, периодичность, дата платежа, способ перечисления.
  • Кто платит за топливо, ремонт, стоянку, мойку, ОСАГО и каско.
  • Кто оплачивает административные штрафы за нарушения в период аренды.
  • Перечень лиц, допущенных к управлению, и требования к их водительскому стажу.
  • Порядок передачи и возврата автомобиля по акту с показаниями одометра и уровнем топлива.
  • Ответственность за просрочку платы и за повреждение машины.
  • Кто удерживает и перечисляет налог на доходы физических лиц с арендной платы.
  • Порядок расторжения и разрешения споров.

Как правильно составить договор аренды автомобиля с физическим лицом

  1. Проверьте документы на машину. Сверьте паспортные данные владельца со свидетельством о регистрации и ПТС, убедитесь, что машина не в залоге и не в розыске. Если владелец в браке, возьмите письменное согласие супруга.
  2. Опишите автомобиль точно. Перепишите из документов VIN, номера ПТС и свидетельства, укажите цвет и комплектацию. Ошибка в одной цифре даёт повод спорить, что именно передавалось.
  3. Определите срок и плату. Запишите даты начала и окончания аренды, размер платы и день, до которого она приходит на счёт. Если плата меняется, пропишите, как и когда её пересматривают.
  4. Разделите расходы. Явно укажите, кто платит за ремонт, топливо, ОСАГО и штрафы. Молчание в договоре — самая частая причина конфликтов после первой поломки или письма из ГИБДД.
  5. Оформите приём-передачу. Составьте акт: показания одометра, уровень топлива, состояние кузова и салона, комплект документов и ключей. Фотографии на дату передачи помогут при возврате.
  6. Удержите налог. Если арендатор — организация, она становится налоговым агентом по НДФЛ и удерживает налог из арендной платы. Пропишите это в договоре, чтобы у владельца не осталось вопросов о сумме на руки.

Частые ошибки в договоре аренды автомобиля

  • Не указаны VIN и номера документов — при споре непонятно, какая именно машина была передана.
  • Не разделены расходы на ремонт и топливо: после первой поломки каждая сторона считает, что платить должна другая.
  • Не прописано, кто оплачивает штрафы с камер, — письма приходят владельцу, даже если за рулём был работник арендатора.
  • Забыли согласие супруга на аренду машины, купленной в браке.
  • В договоре нет акта приёма-передачи: состояние автомобиля на момент передачи ничем не подтверждено.
  • Арендатор-организация не удержала НДФЛ из платы: налог доначислят ей как налоговому агенту.
  • Договор заключён устно — при споре сложно доказать и размер платы, и сам факт аренды.

Частые вопросы

Можно ли заключить договор аренды автомобиля между физическими лицами?

Да. По договору аренды владелец передаёт машину другому человеку во временное пользование за плату. Договор аренды автомобиля заключают письменно независимо от срока: в нём удобно зафиксировать плату, состояние машины и ответственность.

Нужно ли заверять договор у нотариуса?

Нет, нотариальное удостоверение для аренды автомобиля законом не требуется. Достаточно двух экземпляров с подписями сторон и акта приёма-передачи.

Кто платит налог с дохода от аренды машины?

Налог на доходы физических лиц платит владелец с полученной платы. Если арендатор — организация или индивидуальный предприниматель, он становится налоговым агентом: удерживает налог из арендной платы и перечисляет его в бюджет, а владельцу переводит сумму за вычетом налога. Если арендатор — другой гражданин, владелец сам заявляет доход и платит налог.

Кто оплачивает штрафы ГИБДД за время аренды?

По общему правилу штраф выносят собственнику автомобиля, то есть владельцу. Если нарушение совершил водитель арендатора, стороны прописывают в договоре, что арендатор возмещает такие штрафы владельцу, и владелец перевыставляет постановление. Без такого пункта взыскать штраф с арендатора сложнее.

Чем аренда с экипажем отличается от аренды без экипажа?

При аренде с экипажем владелец передаёт машину вместе с водителем и отвечает за её техническое состояние и управление. При аренде без экипажа арендатор сам управляет автомобилем или допускает своих работников и несёт расходы на его содержание. Для служебных поездок сотрудников компании обычно берут аренду без экипажа.

Нужно ли оформлять полис ОСАГО при аренде?

Да, автомобиль должен быть застрахован по ОСАГО. В договоре укажите, кто из сторон оформляет и оплачивает полис и какие лица допущены к управлению, — иначе арендатор может остаться без страховой защиты.

Можно ли расторгнуть договор досрочно?

Договор можно расторгнуть по соглашению сторон или по основаниям, предусмотренным договором и законом. Если срок аренды не определён, каждая сторона вправе отказаться от договора, предупредив другую сторону за месяц, если законом или договором не установлен иной срок. При наличии законных оснований сторона может требовать досрочного расторжения через суд.

Когда договоров становится много

Чтобы типовые договоры собирались сами

Договоры аренды, акты и приложения отнимают время: каждый нужно собрать из данных машины и владельца, проверить реквизиты и не забыть про удержание налога.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, подставляют данные из ваших таблиц и приносят на подпись уже собранный комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы