Служебная записка на оплату сверхурочных часов: образец и бланк

Служебная записка на оплату сверхурочных — внутренний документ, которым руководитель подразделения сообщает директору или в бухгалтерию, что сотрудник работал сверх нормы, и просит оплатить эти часы. Ниже — бланк в Word и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

об оплате сверхурочной работы

16 ноября 2026 г. № 14

В связи с производственной необходимостью сотрудники отдела продаж А. С. Смирнов и Д. В. Кузнецов работали сверхурочно 10 и 11 ноября 2026 года по 2 часа в день. Всего сверхурочных часов — 4.

Прошу оплатить сверхурочную работу в повышенном размере: в пределах 120 часов за год первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном; начиная со 121-го часа — каждый час не менее чем в двойном размере (ст. 152 ТК РФ). Основание — письменное согласие работников и приказ о привлечении к сверхурочной работе от 09.11.2026 № 27.

Приложение: приказ от 09.11.2026 № 27 на 1 л. в 1 экз.; согласия работников на 2 л. в 1 экз.; табель учёта рабочего времени за ноябрь 2026 г. на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка на оплату сверхурочных

Сверхурочная работа — работа по инициативе работодателя за пределами установленной для сотрудника продолжительности рабочего времени: за день, смену или учётный период при суммированном учёте (ст. 99 ТК РФ).

Оплачивают её в повышенном размере: в пределах 120 сверхурочных часов в году первые два часа — не менее чем в полуторном, последующие часы — не менее чем в двойном, а начиная со 121-го часа каждый час — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). Конкретные размеры компания устанавливает в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре.

Служебная записка запускает оплату: руководитель подразделения подтверждает, что работа была по инициативе работодателя, называет сотрудников и часы, а директор или бухгалтерия начисляют деньги. Без документа часы останутся в табеле без оплаты или вызовут спор при проверке.

Что указать в записке

Адресата: руководителя компании или главного бухгалтера.
Автора: должность и фамилию руководителя подразделения.
Дату и номер — если записки в компании регистрируют.
Сотрудников: фамилии и инициалы, должности.
Даты и количество сверхурочных часов по каждому сотруднику или итогом.
Основание: приказ о привлечении к сверхурочной работе, письменные согласия работников.
Просьбу оплатить часы в повышенном размере со ссылкой на ст. 152 ТК РФ.
Приложения: приказ, согласия, табель.

Как оформить записку

Проверьте основание. Сверхурочная работа требует письменного согласия работника, а в отдельных случаях — и мнения профсоюза (ст. 99 ТК РФ). Приказ о привлечении должен быть издан до начала работы.
Посчитайте часы. Возьмите данные из табеля учёта рабочего времени. Если в компании суммированный учёт, сверхурочные считают по итогам учётного периода.
Напишите записку. Укажите, кто работал, когда и сколько часов, сошлитесь на приказ и ст. 152 ТК РФ, попросите оплатить в повышенном размере.
Приложите документы. Приказ, согласия работников, табель — всё, что подтверждает законность и количество часов.
Передайте адресату. Отдайте записку директору или в бухгалтерию под отметку о получении; копию оставьте себе.

Частые ошибки

Нет приказа о привлечении к сверхурочной работе — оплата или сама работа признаются нарушением.
Не указаны конкретные сотрудники и часы — бухгалтерия не может начислить оплату.
Записка написана после закрытия табеля — оплату придётся корректировать.
Вместо сверхурочных оформляют работу в выходной — это другой вид работы и другая оплата (ст. 153 ТК РФ).
Не учтён предел сверхурочной работы: не более 4 часов в день и 120 часов в год. Коллективный договор или отраслевое соглашение может увеличить годовой предел до 240 часов; для отдельных категорий работников действует предел 120 часов (ст. 99 ТК РФ).

Частые вопросы

Обязательно ли письменное согласие работника на сверхурочную работу?

По общему правилу да. Без согласия привлекают только в исключительных случаях, перечисленных в ч. 3 ст. 99 ТК РФ: предотвращение катастрофы, аварии, устранение их последствий и другие.

Можно ли оплатить сверхурочные без служебной записки?

Можно, если в компании другой порядок: например, руководитель подаёт заявку в бухгалтерию. Записка — удобный документ, который фиксирует основание и просьбу об оплате.

Как оплачивают сверхурочные при суммированном учёте?

При суммированном учёте оплату определяют по сверхурочному времени за каждый день или смену: в пределах 120 часов в году первые два часа оплачивают не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном. Начиная со 121-го часа каждый час оплачивают не менее чем в двойном размере (ст. 152 ТК РФ).

Что грозит за сверхурочные без оплаты?

Трудовая инспекция может привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, а работник вправе взыскать невыплаченные суммы с процентами по ст. 236 ТК РФ.

Нужно ли учитывать мнение профсоюза?

В случаях, установленных ст. 99 ТК РФ, привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия работника и с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он есть.

Когда бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы рутинные документы собирались сами

Записки, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо проверить, сверить с табелем и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»