Печать отдела кадров: образец

Печать отдела кадров — необязательный реквизит: закон не требует её ни на трудовом договоре, ни на приказах, ни на трудовой книжке. Компания вводит её сама, если так удобнее подтверждать кадровые документы. Ниже — образец оттиска и правила, где его ставить.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ОТДЕЛ КАДРОВ

ИНН 7700000000, ОГРН 1157700000000

г. Москва

Печать отдела кадров

образец оттиска

В центре оттиска — полное наименование организации, как в ЕГРЮЛ, и слова «Отдел кадров» отдельной строкой под ним. По кругу — ИНН, ОГРН и город, где работает компания.

Диаметр печати — 40–45 мм, шрифт читается без увеличения. Оттиск ложится на документ так, чтобы не закрывать текст, подпись и дату.

Печать хранится у начальника отдела кадров или у директора. Учёт печатей ведут в журнале: кому выдали, когда вернули, кто отвечает за сохранность.

Утвердил

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Нужна ли печать отдела кадров

Закон не обязывает компанию иметь печать отдела кадров. Трудовой договор считается заключённым, когда стороны подписали его текст, а приказ о приёме действует с подписью руководителя — оттиск для этого не нужен.

Печать кадровой службы вводят внутренним решением: приказом директора или положением о делопроизводстве. С этого момента она становится реквизитом, которым компания подтверждает кадровые документы, и её наличие проверяют по внутренним правилам, а не по ТК РФ.

Что написать на печати

Полное наименование организации так, как оно записано в ЕГРЮЛ.
Слова «Отдел кадров» отдельной строкой — по ним отличают печать службы от печати компании.
ИНН и ОГРН организации.
Город, где работает компания, если он не следует из адреса в наименовании.
Диаметр 40–45 мм и чёткий шрифт: оттиск должен читаться на копии и скане.

Как ввести печать в работу

Решите, зачем она нужна. Определите документы, где оттиск что-то добавляет: копии для контрагентов, справки о стаже, выписки из приказов. Если таких документов нет, печать не нужна.
Издайте приказ. В приказе опишите, что на печати, кто отвечает за её хранение и в каких документах ставят оттиск.
Закажите изготовление. Изготовитель делает печать по вашему эскизу; наименование и реквизиты сверьте с выпиской из ЕГРЮЛ.
Заведите журнал учёта. Записывайте, кому и когда выдали печать, когда вернули. Так видно, кто отвечает за сохранность.
Опишите замену. Если печать потерялась или пришла в негодность, порядок действий — уничтожение старой и изготовление новой — закрепите в том же приказе.

Где ставить оттиск, а где он лишний

Ставят: на копиях кадровых документов, которые выдаёт отдел кадров, на справках о работе и стаже, на выписках из приказов.
Ставят: на документах, где этого требует внутренний порядок или договор с контрагентом.
Не ставят: на трудовом договоре и дополнительных соглашениях — их подписывают стороны.
Не ставят: на приказах по личному составу — их подписывает руководитель.
Ставят: в трудовой книжке — там нужны подпись ответственного и печать работодателя или кадровой службы при наличии печати.

Частые вопросы

Обязательна ли печать отдела кадров по ТК РФ?

Нет. Трудовой кодекс не требует печати ни на трудовом договоре, ни на приказах, ни на других кадровых документах. Её вводят внутренним приказом, если компания хочет подтверждать документы оттиском службы.

Чем печать отдела кадров отличается от печати организации?

На печати организации — только её наименование и реквизиты, на печати отдела кадров добавлены слова «Отдел кадров». Оттиск организации ставит тот, кому это поручено, а печать службы — работник отдела кадров, отвечающий за её хранение.

Можно ли работать без печати отдела кадров?

Да. Если внутренний порядок компании не требует оттиска, документы подписывают и выдают без него. Главное — чтобы читатель документа понимал, кто его выдал и на каком основании.

Что делать, если печать потерялась?

Издайте приказ: старую печать считают непригодной, изготавливают новую, а в журнале учёта делают запись. Документы, выданные до потери, остаются действительными — оттиск подтверждал их происхождение, а не срок действия.

Нужна ли печать на копии трудовой книжки?

Копию заверяет работодатель: пишет «верно», указывает должность, подписывается и ставит оттиск печати организации, если она есть. Печать отдела кадров для этого не нужна, если внутренний порядок не говорит иначе.

Когда кадровые документы собираются вручную

Чтобы справки и выписки готовились сами

Каждая справка о стаже, выписка из приказа и копия для контрагента отнимает время у кадровика: найти документ, сверить данные, распечатать, поставить оттиск.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону из вашей учётной системы и приносят на подпись уже готовыми.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»