Журнал регистрации договоров: образец

Журнал регистрации договоров — таблица, в которой компания по порядку записывает каждый подписанный договор: номер, дату, контрагента, предмет, сумму и срок. Ниже — образец заполнения и бланк, который можно завести в таблице или на бумаге.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел договорной работы

Начат 12 января 2026 г.

Окончен ______________

Журнал регистрации договоров

ООО «Ромашка», 2026 год

2026 г.

Записи ведутся по порядку в день подписания договора. Номер записи совпадает с номером договора, если в компании не принят отдельный порядок нумерации.

В журнал вносят все договоры, включая вторые экземпляры, полученные от контрагентов. Если экземпляр поступил из другой организации, регистрационный номер пишут через дробь.

Записи: 1 — договор поставки № 14 от 12.01.2026 с ООО «Ласточка», сумма 480 000 ₽, срок до 31.12.2026; 2 — договор оказания услуг № 15 от 15.01.2026 с ИП Сергеевым, сумма 96 000 ₽, срок до 30.06.2026.

Тот, кто ведёт журнал

Специалист договорного отдела

____________ / И. И. Иванова /

Тот, кто проверил записи

Начальник договорного отдела

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен журнал регистрации договоров

Журнал регистрации договоров — внутренний учётный документ компании. В нём по порядку записывают каждый подписанный договор, чтобы в любой момент найти нужный, увидеть, с кем и на каких условиях он заключён, и не пропустить срок.

Закон общей формы журнала для коммерческих компаний не устанавливает. Каждая организация заводит свою: в бухгалтерской программе, в таблице или на бумаге. Ведомства и органы власти берут форму из своих инструкций по делопроизводству — например, приложение № 19 к Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, утверждённой приказом ФСИН России от 10.08.2011 № 463. Из неё удобно взять готовые графы: номер, дата, контрагент, предмет, сумма, срок.

Какие графы завести в журнале учёта договоров

Порядковый номер записи и номер договора.
Дата заключения договора.
Наименование контрагента: полное название организации или ФИО предпринимателя.
Предмет договора: поставка, услуги, подряд, аренда — одной строкой.
Сумма договора.
Срок действия договора.
Кто подписал со стороны компании и кто готовил проект.
Отметка о дополнительных соглашениях и изменениях.
Отметка о расторжении или исполнении, если она нужна для работы.
Подпись того, кто внёс запись, и того, кто проверил.

Как вести реестр договоров в организации

Выберите форму. Для небольшой компании хватает таблицы с листами по годам; при большом потоке договоров удобнее учёт в бухгалтерской или CRM-системе, где карточка договора связана с контрагентом и счётом.
Утвердите порядок. Опишите в инструкции по делопроизводству или внутреннем регламенте, кто вносит запись, в какой срок после подписания и кто проверяет.
Присвойте номера. Нумеруйте записи по порядку с начала года. Если в компании номера договоров присваивает юрист или бухгалтерия, в журнале указывайте их номер и дату.
Записывайте в день подписания. Не откладывайте: пропущенный договор потом трудно найти, а срок оплаты или поставки легко упустить.
Сверяйте с оригиналами. Раз в месяц или квартал сверяйте журнал с папкой подписанных договоров, чтобы в нём не было пропусков и лишних записей.

Чем журнал отличается от реестра договоров

Журнал — это последовательные записи по дате подписания: так удобно искать, когда и с кем заключён договор.
Реестр — сводка по контрагентам, срокам или суммам: в таблице или программе можно отфильтровать все договоры с одним поставщиком или все, что истекают в этом квартале.
На практике компании часто ведут один документ: журнал регистрации с графами, по которым можно строить выборки. Главное — чтобы запись появлялась сразу после подписания.
Бумажный журнал подписывают при передаче дел, страницы нумеруют и прошнуровывают, если он хранится как учётный документ.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации договоров для ООО?

Общей обязанности вести журнал для коммерческих компаний закон не устанавливает. Но учёт договоров нужен, чтобы не пропустить сроки и быстро найти документ; компания может закрепить его во внутреннем регламенте или инструкции по делопроизводству.

Можно ли вести журнал учёта договоров в Excel?

Да. Таблица с графами из образца подходит для небольшой компании, а скачать бланк можно бесплатно и заполнять его своими записями. Если договоров много, удобнее программа, где карточка договора связана с контрагентом, счётом и напоминанием о сроке.

Как нумеровать вторые экземпляры договоров?

В журнал вносят все договоры, в том числе вторые экземпляры, полученные от контрагентов. Если экземпляр поступил из другой организации, регистрационный номер пишут через дробь — так указано в примечании к образцу журнала в приложении № 19 к Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах УИС.

Сколько хранить журнал регистрации договоров?

Срок зависит от вида договоров и от перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел; договоры и журнал обычно хранят не меньше срока действия договора и периода, за который может понадобиться подтверждение.

Нужна ли печать на журнале?

Нет. Журнал — внутренний документ, его подписывают те, кто внёс и проверил записи. Печать ставят только если так принято в компании.

Когда договоры теряются в папках и почте

Чтобы договор сам напоминал о сроке

Журнал помогает, пока записи вносят вовремя. Но договоры приходят почтой и в мессенджерах, а сроки оплаты и поставки забываются.

Я настраиваю ИИ-агента, который разбирает входящие документы, вытаскивает контрагента, сумму и срок, вносит запись в журнал и присылает напоминание ответственному.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»