Договор ГПХ на оказание услуг по ведению делопроизводства

Договор ГПХ на оказание услуг по ведению делопроизводства заключают, когда документы компании ведёт исполнитель со стороны: агентство, бухгалтерская фирма или специалист по гражданско-правовому договору. Ниже — образец с перечнем работ, приёмкой и условием о конфиденциальности.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава,

и ИП Иванов Иван Иванович, именуемый в дальнейшем «Исполнитель», действующий на основании записи в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей,

заключили настоящий договор о нижеследующем.

Договор возмездного оказания услуг

по ведению делопроизводства

16 ноября 2026 г. № 14-У

1. Предмет договора. Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказывать услуги по ведению делопроизводства, а Заказчик — принимать и оплачивать их. Перечень услуг определён в приложении № 1 к договору.

2. Перечень услуг. Исполнитель ведёт регистрацию входящих и исходящих документов, формирует дела по номенклатуре, готовит проекты приказов и служебных записок по предоставленным сведениям, ведёт учёт трудовых договоров и личных карточек, готовит документы к передаче в архив.

3. Сроки. Услуги оказываются с 1 декабря 2026 года по 30 ноября 2027 года. Задания Заказчик передаёт письменно, в том числе по электронной почте.

4. Порядок приёмки. Исполнитель ежемесячно до 5-го числа передаёт Заказчику отчёт об оказанных услугах и реестр обработанных документов. Заказчик в течение 5 рабочих дней подписывает отчёт или направляет мотивированные замечания. Услуги считаются оказанными после подписания отчёта.

5. Конфиденциальность. Исполнитель не разглашает сведения о работниках, контрагентах и условиях договоров, ставшие известными при оказании услуг, и после прекращения договора. Персональные данные работников Исполнитель обрабатывает по поручению Заказчика, только для оказания услуг, с соблюдением требований закона № 152-ФЗ.

6. Ответственность. За просрочку оказания услуг Исполнитель уплачивает пеню в размере 0,1 % стоимости услуг за месяц за каждый день просрочки, но не более 10 % этой суммы.

7. Прочие условия. Договор вступает в силу с даты подписания. Споры стороны разрешают путём переговоров, при недостижении согласия — в арбитражном суде по месту нахождения Заказчика.

Приложение № 1 — перечень услуг по ведению делопроизводства на 2 л. в 1 экз.

Заказчик

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Исполнитель

Индивидуальный предприниматель

____________ / И. И. Иванов /

Когда заключают договор ГПХ на делопроизводство

Договор возмездного оказания услуг по ведению делопроизводства нужен, когда документы компании ведёт исполнитель со стороны: агентство, бухгалтерская фирма или специалист, работающий по гражданско-правовому договору. Заказчик получает результат — зарегистрированные документы, сформированные дела, подготовленные проекты приказов, — и не оформляет исполнителя в штат.

Предмет договора — услуги, а не трудовые обязанности. Исполнитель сам решает, как и когда выполнять работу, отвечает за результат и не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка заказчика. Если же человек каждый день сидит в офисе, подчиняется руководителю и получает фиксированный оклад, отношения могут признать трудовыми по ст. 19.1 ТК РФ — тогда договор ГПХ не защищает.

Договор на ведение кадрового делопроизводства: образец и его разделы

Образец договора на ведение кадрового делопроизводства отличается от общего договора на услуги тем, что в перечень работ прямо попадают кадровые документы: трудовые договоры, личные карточки, приказы о приёме и увольнении, графики отпусков, воинский учёт. Эти бумаги содержат персональные данные работников, поэтому в договоре обязательны поручение обработки по ст. 6 закона № 152-ФЗ и условие о конфиденциальности.

В образце выше кадровая часть закрыта пунктом 2 и приложением № 1: там перечисляют, какие кадровые документы исполнитель готовит, какие ведёт и в каком объёме. Если кадровый учёт передают целиком, в приложении отдельно указывают оформление приёма и увольнения, ведение личных карточек и подготовку документов к сдаче в архив.

Заказчик остаётся работодателем: решения о приёме, переводе и увольнении принимает он, а исполнитель готовит проекты документов и ведёт учёт. Подписывает кадровые документы руководитель компании или уполномоченное лицо, а не исполнитель.

Что включить в договор

Предмет и перечень услуг — приложением: какие документы регистрируют, какие дела формируют, что готовят и в каком объёме.
Сроки: период работы и порядок передачи заданий, в том числе по электронной почте.
Порядок приёмки: отчёт исполнителя, реестр документов и срок на замечания заказчика.
Конфиденциальность: запрет разглашать сведения о работниках и контрагентах, в том числе после окончания договора.
Поручение обработки персональных данных по ст. 6 закона № 152-ФЗ: цели, перечень данных и обязанность исполнителя их защищать.
Ответственность за просрочку и порядок расторжения — по ст. 782 ГК РФ: заказчик оплачивает фактические расходы исполнителя, исполнитель возмещает убытки полностью.

Как оформить договор

Опишите услуги списком. Перечислите конкретные действия: регистрация входящих, формирование дел по номенклатуре, подготовка проектов приказов, учёт трудовых договоров. Общие слова «ведение делопроизводства» без расшифровки спорят при приёмке.
Определите объём. Укажите, сколько документов в месяц обрабатывается и что считается сверхнормативным заданием, — так обе стороны понимают границы работы.
Настройте приёмку. Отчёт и реестр документов раз в месяц, срок на замечания, подпись заказчика. Без этого нельзя доказать, что услуги оказаны, а замечания — что нет.
Закройте доступ к данным. Добавьте условие о конфиденциальности и поручение обработки персональных данных: исполнитель получает доступ к личным карточкам и трудовым договорам.
Проверьте, нет ли признаков труда. Если исполнитель подчиняется распорядку и получает оклад за отработанное время, переоформите отношения трудовым договором.

Частые ошибки

Перечень услуг ограничен фразой «ведение делопроизводства» — при споре непонятно, что именно входило в работу.
Нет порядка приёмки: заказчик платит по факту, не имея отчёта и реестра документов.
Не оговорена конфиденциальность, хотя исполнитель видит персональные данные работников.
Договор составлен как трудовой: фиксированный оклад, подчинение распорядку, рабочее место в офисе — риск переквалификации в трудовые отношения.
Не указано, кто отвечает за сохранность документов и передачу дел при расторжении.

Частые вопросы

Можно ли передать ведение делопроизводства сторонней организации?

Да. Заказчик вправе привлечь исполнителя по договору возмездного оказания услуг. Ответственность за соблюдение требований к документам и за обработку персональных данных перед работниками и проверяющими остаётся на заказчике.

Нужно ли поручать исполнителю обработку персональных данных отдельным документом?

Поручение обработки оформляют в договоре или отдельным документом: указывают перечень данных и операций, цели обработки, обязанности по конфиденциальности и безопасности, требования к защите данных, предоставлению подтверждающих документов и уведомлению оператора об инцидентах. Основание — ст. 6 закона № 152-ФЗ.

Что будет, если исполнитель разгласит сведения о работниках?

Условие о конфиденциальности даёт право требовать возмещения убытков и расторгнуть договор. За разглашение персональных данных исполнитель отвечает и по закону № 152-ФЗ.

Как принять услуги по делопроизводству?

По отчёту исполнителя и реестру обработанных документов. Заказчик сверяет состав и количество документов с заданием, подписывает отчёт или направляет замечания в срок, указанный в договоре.

Можно ли расторгнуть договор досрочно?

Да. По ст. 782 ГК РФ заказчик вправе отказаться от договора, оплатив исполнителю фактические расходы, а исполнитель — отказаться, возместив заказчику убытки полностью.

Когда делопроизводство держится на одном человеке

Чтобы документы собирались без ручной рутины

Регистрация входящих, карточки работников и проекты приказов отнимают часы, а ошибка в одном документе тянется через весь архив.

Я собираю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют данные между собой и отдают на подпись уже проверенный комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»