Журнал регистрации приказов

Журнал регистрации приказов — реестр, в который по порядку заносят изданные приказы: номер, дату, краткое содержание. Единой формы закон не устанавливает, поэтому компания утверждает свой бланк. Ниже — что в него включить, как заполнять и сколько хранить.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Начат 11 января 2026 г.

Окончен ________________

Журнал регистрации приказов

по основной деятельности

2026 год

1 | 12.01.2026 | 3 | Об утверждении штатного расписания на 2026 год | Генеральный директор | Дело 02-03 |

2 | 15.01.2026 | 4 | О введении режима коммерческой тайны | Генеральный директор | Дело 02-03 |

3 | 20.01.2026 | 5 | Об утверждении графика сдачи отчётов за I квартал | Генеральный директор | Дело 02-03 |

Ответственный за делопроизводство

Секретарь

____________ / А. А. Смирнова /

Что такое журнал регистрации приказов

Журнал регистрации приказов — внутренний реестр распорядительных документов компании. В него по порядку вносят каждый изданный приказ: когда подписан, какой ему присвоен номер, о чём он и кто подписал.

Закон вести такой журнал не обязывает. Но перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, устанавливает сроки хранения журналов регистрации приказов — значит, предполагается, что такие документы существуют и хранятся. Компания сама решает, вести журнал на бумаге или в электронном виде, и закрепляет порядок в инструкции по делопроизводству.

Книга приказов, книга регистрации приказов, книга учёта приказов — это одно и то же

На практике журнал регистрации приказов называют по-разному: книга приказов, книга регистрации приказов, книга учёта приказов. Речь об одном документе — реестре, куда заносят изданные приказы.

Различают не названия, а виды приказов. Приказы по личному составу — о приёме, переводе, увольнении, отпуске — касаются конкретных работников и содержат их персональные данные. Приказы по основной деятельности — об утверждении штатного расписания, внутреннего трудового распорядка, режима коммерческой тайны, графика отчётности — касаются работы компании в целом. Вести их удобнее в отдельных журналах: у записей разный состав граф и разные сроки хранения.

Какие графы включить в журнал

Порядковый номер записи — сквозная нумерация в течение года.
Дата приказа — день, когда его подписал руководитель.
Регистрационный номер приказа — тот, что стоит на самом документе.
Краткое содержание — о чём приказ, одной строкой.
Кто подписал — должность и фамилия руководителя.
Куда передан приказ — номер дела по номенклатуре дел или отметка о направлении исполнителю.
Дополнительно, если нужно: основание издания, исполнитель, отметка об исполнении, должность и фамилия того, кто внёс запись.

Как вести журнал

Утвердите форму. Оформите бланк приказом руководителя или приложением к инструкции по делопроизводству: так у журнала появится законный вид и понятный порядок заполнения.
Заполняйте титульный лист. На титуле укажите название компании, вид приказов, которые регистрируются в этом журнале, даты начала и окончания. Если журнал ведут в электронном виде, титул оформляют в самой системе или распечатывают.
Записывайте каждый приказ в день подписания. Запись делают сразу после того, как приказ подписан: так номер записи совпадёт с очерёдностью издания и не придётся восстанавливать её задним числом.
Нумеруйте записи по порядку. Номера записей идут подряд с начала года. Если журнал завели в середине года, нумерацию всё равно начинают с единицы.
Прошивайте бумажный журнал. Листы бумажного журнала нумеруют, прошивают и скрепляют подписью ответственного с указанием числа листов — так его не получится незаметно изменить.
Храните вместе с приказами. Журнал и сами приказы хранят в деле по номенклатуре дел, чтобы при проверке или споре найти документ по номеру записи.

Можно ли вести журнал в электронном виде

Можно. Порядок оформления журнала компания разрабатывает и утверждает сама, поэтому допустим и бумажный, и электронный формат. Электронный журнал удобнее в компаниях с большим числом приказов: поиск по номеру и содержанию занимает секунды.

Если журнал ведут в электронной системе, стоит предусмотреть, как фиксируется дата записи и кто её внёс, и делать резервные копии. Для судебного спора надёжнее документ, который можно предъявить: бумажный журнал с подписью ответственного или выгрузка из системы, заверенная руководителем.

Частые вопросы

Обязательно ли вести журнал регистрации приказов?

Прямой обязанности в законе нет. Но приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает сроки хранения таких журналов, а запись в журнале подтверждает, что приказ был издан. В трудовом или судебном споре это доказательство, поэтому журнал полезен и без прямой обязанности.

Какая форма журнала утверждена законом?

Утверждённой формы нет. Компания разрабатывает бланк сама: обычно это графы с номером записи, датой, регистрационным номером, кратким содержанием и подписью. Дополнительные графы добавляют, только если они действительно нужны, — лишние отнимают время.

Чем журнал по основной деятельности отличается от журнала по личному составу?

В журнал по личному составу вносят приказы о работниках: приём, перевод, увольнение, отпуск. В журнал по основной деятельности — приказы о работе компании в целом: штатное расписание, внутренний трудовой распорядок, коммерческая тайна, график отчётности. Записи по личному составу содержат персональные данные, поэтому их ведут отдельно.

Сколько хранить журнал регистрации приказов?

Срок зависит от вида приказов и установлен перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет конкретный срок в своей номенклатуре дел.

Что делать, если в журнале обнаружили ошибку?

Зачёркивать и замазывать запись нельзя. Ошибочную запись зачёркивают одной чертой, рядом пишут правильные сведения, ставят дату исправления и подпись ответственного. Если журнал ведут в электронной системе, исправление оформляют отдельной записью или версией с указанием, кто и когда её внёс.

Нужно ли ставить печать на журнал?

Нет. Печать на журнале не обязательна. Бумажный журнал прошивают и скрепляют подписью ответственного с указанием числа листов — этого достаточно.

Когда приказы и журналы отнимают время у руководителя

Чтобы регистрация приказов шла без ручной работы

Каждый приказ нужно занести в журнал, присвоить номер, проверить содержание и передать в дело. В компании с десятками приказов в месяц это часы секретаря и риск, что запись потеряется.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разносят документы по шаблону, присваивают номера и складывают записи в реестр — руководителю остаётся проверить готовое.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»