Акт списания конвертов: образец и бланк

Акт на списание конвертов фиксирует, сколько конвертов израсходовано на отправку корреспонденции и сколько испорчено, и служит основанием списать их со склада и с учёта. Ниже — бланк и заполненный образец с реестром отправлений.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Утверждаю: генеральный директор П. П. Петров

30 ноября 2026 г.

Акт на списание конвертов

№ 7 от 30 ноября 2026 г.

30 ноября 2026 г. № 7

Комиссия в составе: председатель — заместитель директора А. С. Смирнов, члены комиссии — главный бухгалтер Н. В. Орлова, делопроизводитель Е. А. Ким, назначенная приказом от 12 января 2026 г. № 3, составила настоящий акт о списании конвертов, полученных со склада организации.

Для отправки корреспонденции с 1 по 30 ноября 2026 года израсходовано 148 конвертов формата С4 с марками на сумму 4 440 рублей, из них по журналу исходящей корреспонденции с исходящего № 312 по № 459.

Испорчено при печати адресов 6 конвертов на сумму 180 рублей, причина — смазанный оттиск принтера.

Всего подлежит списанию 154 конверта на сумму 4 620 рублей. Остаток на складе после списания — 96 конвертов.

Приложение: реестр отправлений на 3 л. в 1 экз.

Председатель комиссии

Заместитель директора

____________ / А. С. Смирнов /

Члены комиссии

Главный бухгалтер

____________ / Н. В. Орлова /

Делопроизводитель

____________ / Е. А. Ким /

Зачем нужен акт на списание конвертов

Конверты — расходный материал для отправки почты. Пока они лежат на складе, это запас или денежный документ, если конверты маркированные. Когда конверт ушёл с письмом или испорчен, его списывают с учёта, и основанием служит акт.

Единой формы акта в законе нет. Организация утверждает её в учётной политике или инструкции по делопроизводству и оформляет по правилам первичного документа: название, дата, содержание операции, натуральный и денежный измерители, должности и подписи ответственных. Маркированные конверты и марки учитывают как денежные документы на счёте 50.3, поэтому для них акт особенно важен: без него не видно, куда ушли марки.

Что указать в акте

Название организации и название документа — акт на списание конвертов, дату и номер.
Состав комиссии и приказ, которым она назначена.
Откуда получены конверты: со склада, от поставщика, из остатка.
Период отправки и количество израсходованных конвертов, их вид и стоимость.
Номера исходящих писем по журналу регистрации — по ним видно, каким письмам соответствуют конверты.
Сколько конвертов испорчено и по какой причине.
Итог к списанию и остаток на складе после списания.
Приложение — реестр отправлений с адресатами, количеством и суммой.
Подписи председателя и членов комиссии.

Как составить акт

Назначьте комиссию. Приказом руководителя определите состав: обычно это сотрудник склада или делопроизводитель, бухгалтер и руководитель подразделения. Один приказ действует весь год.
Сверьте расход. Возьмите журнал исходящей корреспонденции и реестр отправлений за период. Количество конвертов в акте должно совпадать с числом зарегистрированных писем и числом испорченных конвертов.
Заполните акт. Впишите период, количество и сумму по видам конвертов, отдельно испорченные с причиной. Итог — общее количество и стоимость к списанию.
Подпишите. Акт подписывают все члены комиссии. Утверждает его руководитель, после чего бухгалтерия списывает конверты с учёта.
Подшейте приложение. Реестр отправлений храните вместе с актом: он подтверждает, что конверты ушли на реальные письма.

Частые ошибки

Акт без журнала исходящей корреспонденции: количество конвертов ничем не подтверждено.
Испорченные конверты не отделены от израсходованных — непонятно, почему списывается больше, чем отправлено писем.
Комиссия в акте не совпадает с приказом о её назначении.
Маркированные конверты списывают как обычную бумагу, не отражая стоимость марок.
Акт составляют раз в год на всю пачку: расход не виден по периодам, а остаток на складе расходится с учётом.

Частые вопросы

Обязателен ли акт на списание конвертов?

Для подтверждения расхода — да. Конверты списывают на основании первичного документа, и акт выполняет эту роль. Его форма утверждается учётной политикой организации.

Кто подписывает акт?

Комиссия, назначенная приказом руководителя, и руководитель, который акт утверждает. Бухгалтер входит в комиссию, чтобы сразу проверить суммы и остаток.

Как списывать маркированные конверты?

Маркированные конверты и марки — денежные документы, их учитывают на счёте 50.3. Списание оформляют тем же актом с указанием номинала марок и суммы, а реестр отправлений подтверждает, на какие письма они израсходованы.

Как часто составляют акт?

Так часто, как удобно для учёта: раз в месяц, раз в квартал или по мере расхода пачки. Главное, чтобы период в акте совпадал с периодом в журнале исходящей корреспонденции.

Нужно ли прикладывать сами конверты или их обрезки?

Нет. Подтверждение — журнал регистрации писем и реестр отправлений. Испорченные конверты уничтожают после подписания акта, если учётной политикой не предусмотрено хранить их до проверки.

Можно ли учесть конверты в расходах?

Да, стоимость конвертов, израсходованных на отправку корреспонденции по делам организации, относят к почтовым и канцелярским расходам при документальном подтверждении. Акт с реестром и служит таким подтверждением.

Бумаги на отправку и списание съедают время делопроизводителя

Чтобы акты и реестры собирались без ручной сверки

Журнал исходящих, реестр отправлений и акт на списание — три документа об одном и том же, и сверять их вручную приходится каждый месяц.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют количество с журналом регистрации и приносят руководителю готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»