Служебная записка на приобретение кондиционера в кабинет: образец

Служебная записка на кондиционер — внутренний документ, которым сотрудник просит руководителя согласовать покупку и установку сплит-системы. Ниже — образец с обоснованием и бланк, по которому можно составить свою записку.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о приобретении и установке кондиционера в кабинете

16 ноября 2026 г. № 14

В кабинете отдела продаж № 12 площадью 28 кв. м установлено три рабочих места. В летние месяцы температура воздуха на рабочих местах превышает допустимые значения, сотрудники работают при открытых окнах, что создаёт шум и не позволяет поддерживать комфортные условия. Это снижает производительность и повышает риск ошибок в работе с клиентами.

Прошу согласовать приобретение и установку настенной сплит-системы мощностью 3,5 кВт для кабинета № 12. Стоимость оборудования и монтажа — 68 000 рублей, включая материалы и пусконаладку. Коммерческие предложения двух поставщиков прилагаю.

Приложение: коммерческие предложения на 4 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка на кондиционер

Служебная записка фиксирует просьбу сотрудника и обосновывает расходы для руководителя. В ней указывают, почему без кондиционера нельзя обойтись, какое оборудование нужно, сколько оно стоит и кто будет отвечать за монтаж.

Единой формы закон не устанавливает. Компания может утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись.

Что указать в записке на кондиционер

Адресата: руководителя компании или того, кто распоряжается бюджетом.
Автора: должность и фамилию с инициалами.
Название документа и заголовок к тексту: «О приобретении и установке кондиционера в кабинете».
Обоснование: температура в кабинете, площадь, количество рабочих мест, как жара мешает работе.
Параметры оборудования: тип (настенный, кассетный), мощность в кВт, площадь обслуживания.
Стоимость: цена оборудования и монтажа, включая материалы, с указанием источника — коммерческого предложения.
Сроки: когда планируется установка, нужен ли доступ в кабинет в нерабочее время.
Приложения: коммерческие предложения, технические характеристики, план помещения.

Как составить записку

Опишите проблему. Укажите, в каком кабинете жарко, сколько человек там работает и как это влияет на работу. Факты убедительнее эмоций.
Подберите оборудование. Посчитайте нужную мощность: примерно 1 кВт холода на 10 кв. м при высоте потолка до 3 м. Тип и модель согласуйте с подрядчиком.
Соберите коммерческие предложения. Запросите цены у двух-трёх поставщиков, чтобы руководитель видел выбор. Приложите их к записке.
Сформулируйте просьбу. Напишите, что именно просите: согласовать покупку и установку, выделить бюджет, назначить ответственного.
Подпишите и передайте. Подпишите записку и передайте адресату или в канцелярию. Копию оставьте себе.

Частые ошибки

Нет обоснования: просто «хочу кондиционер» без цифр и фактов.
Не указана мощность или площадь — руководитель не может оценить, подходит ли оборудование.
Не приложены коммерческие предложения — приходится запрашивать их заново.
Забыли про монтаж: в записке только цена кондиционера, а установка и материалы не учтены.
Несколько разных просьб в одной записке: например, кондиционер и замена окон — лучше разделить.

Частые вопросы

Чем служебная записка отличается от заявки на закупку?

Заявка — учётный документ, её оформляют по форме компании для отдела закупок. Служебная записка — обращение к руководителю с обоснованием. Часто записка служит основанием для заявки.

Можно ли написать записку от руки?

Да, если в компании не утверждён обязательный бланк. Закон форму не устанавливает, рукописная записка с подписью имеет силу.

Нужно ли прикладывать технические характеристики кондиционера?

Желательно: они помогают руководителю понять, что оборудование подходит для площади кабинета. Достаточно одной страницы из описания модели.

Кто подписывает служебную записку на кондиционер?

Автор — сотрудник, который просит. Если записка исходит от отдела, её может подписать руководитель отдела.

Сколько хранить служебные записки?

Срок зависит от содержания. Записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел.

Когда бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы рутинные записки собирались сами

Записки, заявки и согласования отнимают часы: каждую нужно прочитать, проверить бюджет и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»