Номенклатура дел кадровой службы: образец

Номенклатура дел кадровой службы — перечень дел отдела кадров на год со сроками хранения. По ней раскладывают документы по папкам, находят их и передают в архив. Ниже — образец раздела «Отдел кадров» и порядок, по которому его собирают.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

Номенклатура дел отдела кадров

на 2027 год

Индекс раздела 02

Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов (частей) | Срок хранения и № статьи по перечню | Примечание

02-01 | Положение об отделе кадров | 1 | Постоянно, ст. 33 | Переходящее

02-02 | Должностные инструкции работников | 1 | 50/75 лет, ст. 443 | —

02-03 | Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение, поощрение, отпуска по уходу за ребёнком, отпуска без сохранения зарплаты) | 1 | 50/75 лет, п. «а» ст. 434 | —

02-04 | Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и отпусках в связи с обучением | 1 | 5 лет, п. «б» ст. 434 | —

02-05 | Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | 1 | 50/75 лет, ст. 435 | —

02-06 | Личные карточки работников | 1 | 50/75 лет, ст. 444 | —

02-07 | Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них | 1 | 50/75 лет, п. «в» ст. 463 | —

02-08 | Табели учёта рабочего времени | 1 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет, ст. 402 | —

Итоговая запись: заведено ___ дел; переходит на следующий год ___ дел.

Составитель

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванов /

Согласовано

Начальник службы делопроизводства

____________ / С. С. Сидоров /

Что такое номенклатура дел кадровой службы

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. Кадровая служба ведёт свой раздел: в нём собраны папки, в которых лежат приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки, табели и другие кадровые документы.

Номенклатура нужна не архиву, а самому отделу кадров. По ней заводят папки с первого рабочего дня года, по ней ищут документ, когда приходит запрос из суда, прокуратуры или от самого работника, и по ней отбирают дела в архив. Без перечня папки заводятся стихийно, и к концу года никто не скажет, где лежит приказ пятилетней давности.

Требования к составу и оформлению номенклатуры закреплены в Правилах, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Сроки хранения берут из перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Из чего состоит номенклатура дел

Название организации и год, на который составлен перечень.
Гриф утверждения: номенклатура вводится приказом руководителя и действует весь год.
Таблица: индекс дела, заголовок, количество томов (частей), срок хранения со статьёй перечня, примечание.
Индексы по разделам: номер раздела и порядковый номер дела через дефис, например 02-05.
Итоговая запись: сколько дел заведено за год и сколько переходит на следующий год.
Подписи составителя и того, кто согласовал перечень, — обычно службы делопроизводства или архива.

Какие дела включить в раздел отдела кадров

Положение об отделе кадров и должностные инструкции.
Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение, поощрение, отпуска по уходу за ребёнком, отпуска без сохранения зарплаты.
Отдельным делом приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и отпусках в связи с обучением — у них свой, короткий срок хранения.
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
Личные карточки работников.
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Табели учёта рабочего времени.
Графики отпусков, листки нетрудоспособности, документы по охране труда и воинскому учёту — если эти участки ведёт кадровая служба.

Как составить номенклатуру дел отдела кадров

Соберите состав документов. Пройдитесь по прошлогодним папкам и по журналу регистрации: что реально заводилось в отделе за год. Добавьте дела, которые появятся в новом году: например, приказы о диспансеризации.
Разделите на разделы. Разделы строят по направлениям работы: приём и увольнение, оплата труда, отпуска, дисциплина, охрана труда. Индекс дела — номер раздела и порядковый номер в нём.
Сформулируйте заголовки. Заголовок пишут по фактическому составу документов: «Приказы по личному составу», «Личные карточки работников». Заголовок «Разное» или «Прочие документы» не годится: по нему нельзя понять, что в папке.
Проставьте сроки хранения. Срок и статью берут из перечня типовых архивных документов. Сроки по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства, короткие сроки — 5 лет и год.
Отметьте переходящие дела. В примечании пишут «переходящее», если дело начато в прошлом году и продолжается в новом, и отметку о согласовании с экспертной комиссией, если она нужна.
Согласуйте и утвердите. Номенклатуру согласует служба делопроизводства или архив, утверждает руководитель приказом. Один экземпляр остаётся в отделе кадров, второй — в службе делопроизводства.

Сроки хранения: откуда их брать

Срок хранения — не решение кадровика. Его берут из перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и указывают в номенклатуре вместе с номером статьи.

По документам личного состава срок зависит от даты окончания делопроизводства: приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки и книга учёта трудовых книжек хранят 75 лет, если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, и 50 лет, если после этой даты. Приказы о ежегодных отпусках и отпусках в связи с обучением хранят 5 лет.

Если сомневаетесь в сроке, сверьтесь с перечнем по статье, а не ставьте «до минования надобности»: такая запись в номенклатуре означает, что документ уничтожат, как только он станет не нужен отделу, и восстановить его будет нечем.

Частые ошибки

Заголовки «Разное», «Прочие документы», «Папка кадровика»: по ним нельзя ни найти документ, ни определить срок хранения.
Приказы об отпусках лежат в одной папке с приказами о приёме и увольнении: у них разные сроки, и папку нельзя уничтожить целиком.
Срок хранения придуман или взят из старой инструкции, а не из перечня типовых архивных документов.
Номенклатура составлена на год, но не утверждена приказом: без утверждения это черновик, а не документ.
Нет итоговой записи по окончании года: не видно, сколько дел завели и что переходит дальше.
Электронные дела не отражены в перечне: сканы приказов и договоров живут в системе, но в номенклатуре их тоже указывают.

Частые вопросы

Кто составляет номенклатуру дел отдела кадров?

Начальник отдела кадров или сотрудник, отвечающий за делопроизводство в отделе. Сводную номенклатуру по всей организации собирает служба делопроизводства или архив, а утверждает руководитель компании.

Нужно ли утверждать номенклатуру приказом?

Да. Номенклатура вводится в действие с 1 января и утверждается приказом руководителя. До утверждения это проект, по которому нельзя ни заводить дела, ни уничтожать документы по истечении срока.

Когда составляют номенклатуру на следующий год?

В конце года, чтобы с 1 января отдел кадров уже заводил папки по новому перечню. Если в течение года появилось новое дело, его вписывают в номенклатуру отдельной строкой с отметкой о дополнении.

Чем номенклатура дел отличается от описи дел?

Номенклатура — план дел и сроков их хранения. В описи дел перечисляют сами завершённые дела с их заголовками и другими учётными сведениями; отдельные документы при необходимости включают во внутреннюю опись дела.

Сколько хранить номенклатуру дел?

Номенклатуру дел организации хранят постоянно как документ, по которому учитывали все дела. Номенклатуру структурного подразделения хранят по перечню, если она не вошла в сводную.

Что делать с делами, которые переходят на следующий год?

В примечании к строке пишут «переходящее» и в итоговой записи указывают, сколько дел переходит. В новую номенклатуру такое дело переносят с тем же индексом и заголовком.

Когда кадровые бумаги собираются вручную

Чтобы документы по работникам находились за минуту

Папки с приказами, договорами и личными карточками копятся годами, а найти нужный документ к запросу из суда или от работника приходится вручную.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, раскладывают их по видам и срокам хранения и готовят подборку к запросу — на ваших реальных случаях, с подключением к почте и системам компании.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»