Письмо о совещании: образец и бланк

Письмо о совещании — деловое письмо, которым руководитель или секретарь приглашает участников на встречу и сообщает, когда она пройдёт, где и что на ней обсудят. Ниже — бланк и образец заполнения с приглашением на совещание по бюджету.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Руководителям отделов продаж, закупок и логистики

ООО «Ромашка»

от генерального директора

П. П. Петрова

Письмо о совещании

о совещании по бюджету на 2027 год

16 ноября 2026 г. № 27

24 ноября 2026 года в 10:00 в переговорной на третьем этаже провожу совещание по бюджету отделов на 2027 год. На встрече нужно согласовать планы закупок, фонд оплаты труда и лимиты на логистику.

Прошу каждому руководителю подготовить к совещанию проект бюджета своего отдела на 2027 год и перечень расходов, которые предлагаете сократить. Файлы пришлите не позднее 20 ноября 2026 года.

Повестка: 1. Итоги исполнения бюджета 2026 года. 2. Планы отделов на 2027 год. 3. Согласование лимитов. 4. Сроки сдачи бюджетов.

Автор письма

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Что такое письмо о совещании

Письмом о совещании приглашают участников на встречу и сообщают всё, что нужно знать заранее: дату, время, место, тему и повестку. Пишут его руководитель, его помощник или секретарь — тот, кто организует совещание.

Жёсткой формы в законе нет: письмо относят к внутренней переписке компании. Если совещание проводят с внешними участниками, письмо оформляют на бланке организации с реквизитами по ГОСТ Р 7.0.97-2025: наименование организации, дата и номер, адресат, подпись.

Что указать в письме о совещании

Адресатов: должности и фамилии с инициалами или название отдела, если письмо направляют группе.
Дату, время и место совещания — с точностью до переговорной или ссылки на видеозвонок.
Тему совещания одной строкой: чему посвящена встреча.
Повестку: вопросы по порядку, чтобы участники подготовились.
Что подготовить каждому участнику и к какому сроку.
Кто ведёт совещание и с кем уточнять вопросы.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать письмо о совещании

Определите участников. Перечислите тех, чьё присутствие обязательно, и отдельно тех, кто приходит по желанию. Каждому — своё письмо или одно с перечнем адресатов.
Назначьте дату и место. Проверьте, что переговорная свободна или ссылка на видеозвонок действует. Укажите часовой пояс, если участники в разных городах.
Сформулируйте повестку. Каждый вопрос — отдельным пунктом с коротким названием. По каждому понятно, какое решение нужно принять.
Напишите, что подготовить. Материалы, расчёты, документы — с файлами и сроком, до которого их ждут.
Отправьте и напомните. Письмо отправьте за несколько дней до совещания, а накануне — короткое напоминание с той же датой и временем.

Частые ошибки

Нет повестки: участники приходят без подготовки, и совещание превращается в пересказ текущих дел.
Не указано место или ссылка на видеозвонок — участники тратят время на уточнения.
Письмо отправлено накануне: материалов не подготовить, решение откладывается.
Один адресат в шапке, а в тексте просьба ко всем отделам — остальные письмо не получают.
Нет срока для материалов: файлы приходят во время совещания.

Частые вопросы

Чем письмо о совещании отличается от уведомления?

Письмо приглашает и просит подготовиться, а уведомление сообщает о событии, которое уже решено: например, о переносе совещания или об изменении его времени. Деление задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Нужно ли регистрировать письмо о совещании?

Внутренние письма регистрируют, если так принято в компании. Для внешних писем регистрация обязательна в журнале исходящих документов: номер и дату ставят в бланке.

Можно ли отправить письмо о совещании по электронной почте?

Да, это обычный способ. Для важных совещаний с внешними участниками надёжнее письмо на бланке с подписью: его проще приложить к протоколу.

За сколько дней до совещания отправлять письмо?

Срока закон не устанавливает. Практика — за три-пять рабочих дней, чтобы участники успели подготовить материалы; напоминание — накануне.

Нужна ли печать на письме о совещании?

Нет. Письмо подписывает автор, печать ставят только если компания использует её по уставу или инструкции по делопроизводству.

Читать в журнале

Коммерческое предложение, которое продаёт без ещё одного созвона

Совещания, письма и согласования съедают день

Чтобы приглашения и повестки собирались сами

Письма о совещаниях, напоминания и сбор материалов отнимают у руководителя и секретаря часы: каждому участнику нужно написать, у каждого проверить готовность.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят письма о совещаниях по шаблону, собирают материалы от участников и приносят руководителю повестку с отметками о готовности.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»