Дополнительное соглашение к трудовому договору о компенсации работнику расходов по найму жилья

Дополнительное соглашение к трудовому договору о компенсации работнику расходов по найму жилья закрепляет условие, которого в договоре не было: компания возмещает сотруднику аренду квартиры в согласованном размере. Ниже — бланк и заполненный образец, а также порядок выплаты и что делать, когда условие нужно изменить.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

в лице генерального директора П. П. Петрова,

действующего на основании устава,

и Иванов Иван Иванович,

Дополнительное соглашение № 3

к трудовому договору от 12 января 2026 г. № 7-ТД

16 ноября 2026 г. № 3

Работник принят на должность руководителя отдела продаж с окладом 180 000 рублей в месяц и работает в офисе в Москве. Постоянно проживает работник в Нижнем Новгороде, поэтому снимает квартиру в Москве.

Работодатель возмещает работнику расходы по найму жилья в Москве в размере фактических затрат, но не более 45 000 рублей в месяц.

Компенсация выплачивается одновременно с заработной платой за месяц, в котором работник представил договор найма и документ об оплате.

При прекращении трудового договора соглашение прекращается вместе с ним.

Соглашение составлено в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

Работодатель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Работник

И. И. Иванов

____________ / /

Что меняет дополнительное соглашение

Условия трудового договора меняют только письменным соглашением сторон — так требует статья 72 Трудового кодекса. Дополнительное соглашение подписывают обе стороны, и с даты, указанной в нём, условие о компенсации найма жилья становится частью трудового договора.

Компенсация за наём жилья — не обязательная выплата по закону. Компания вводит её сама: чтобы привлечь специалиста из другого города, закрыть вакансию в регионе, где нет своего жилья, или удержать сотрудника после переезда. Минтруд в консультации 2025 года подтверждает: условие о частичной компенсации аренды жилья и методику расчёта можно закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

В соглашении фиксируют сумму или лимит в месяц, порядок подтверждения расходов, срок выплаты и то, что будет с компенсацией при увольнении и при изменении условий.

Что указать в соглашении

Стороны и реквизиты трудового договора, к которому заключается соглашение: дата и номер.
Размер компенсации: фиксированная сумма в месяц или лимит, выше которого расходы не возмещают.
Что именно возмещают: наём жилья, коммунальные платежи или только арендную плату.
Документы, которыми работник подтверждает расходы: договор найма и платёжные документы.
Срок выплаты: вместе с зарплатой за месяц, в котором представлены документы, или в другой согласованный срок.
Что происходит при увольнении и при изменении условия — соглашение прекращается вместе с трудовым договором.

Как оформить соглашение

Проверьте трудовой договор. Посмотрите, есть ли в нём условие о компенсации. Если нет — его вводят дополнительным соглашением, а не приказом.
Согласуйте размер и порядок. Определите лимит в месяц, перечень документов и срок выплаты. Условие не должно ухудшать положение работника по сравнению с законом.
Подпишите два экземпляра. Соглашение подписывают работодатель и работник. Один экземпляр передают работнику, второй хранят в личном деле.
Издайте приказ о выплате. На основании соглашения и представленных документов бухгалтерия начисляет компенсацию вместе с зарплатой.
Храните документы. Соглашение хранят в составе личного дела работника; срок хранения определяет номенклатура дел компании.

НДФЛ и страховые взносы

Компенсация найма жилья — доход работника в натуральной или денежной форме. По общему правилу с неё удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы: это выплата в рамках трудовых отношений, а не возмещение расходов, понесённых в интересах работодателя.

Освобождение по статье 217 Налогового кодекса действует для компенсации расходов при переезде на работу в другую местность. Если компания оплачивает переезд и обустройство по правилам статьи 169 Трудового кодекса, суммы в согласованных пределах не облагают НДФЛ. Аренда жилья в течение работы к этой норме не относится: суды в спорах о переезде смотрят, связана ли компенсация именно с переездом или это постоянная выплата.

Если компания имеет право на пониженный тариф для МСП, его применяют к части ежемесячных выплат работнику сверх 1,5 МРОТ; сама компенсация входит в базу на общих основаниях.

Частые ошибки

Вводят компенсацию приказом, не подписывая соглашение: условие трудового договора так не меняется.
Пишут, что работодатель вправе отменить компенсацию, уведомив работника за 14 дней: односторонний отказ ухудшает положение работника и противоречит статьям 72 и 74 Трудового кодекса.
Не указывают лимит: работник приносит договор на квартиру дороже ожидаемой, и компания платит больше, чем рассчитывала.
Не перечисляют документы: бухгалтерия не понимает, что принять для выплаты.
Забывают про НДФЛ и взносы и получают доначисления при проверке.

Частые вопросы

Можно ли отменить компенсацию, уведомив работника за 14 дней?

Нет. Условие трудового договора меняют по соглашению сторон (статья 72 Трудового кодекса). Одностороннее изменение возможно только по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, и с письменным уведомлением не позднее чем за два месяца (статья 74). Срок 14 дней этому не соответствует.

Обязательна ли такая компенсация по закону?

Нет. Закон не требует возмещать работнику аренду жилья. Компания вводит её добровольно и закрепляет в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре с дополнительным соглашением.

Можно ли установить компенсацию дистанционному работнику?

Да. Минтруд в консультации 2025 года допускает условие о частичной компенсации стоимости аренды жилья дистанционному работнику и методику расчёта такой компенсации в трудовом договоре или дополнительном соглашении.

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации?

По общему правилу да: это доход в рамках трудовых отношений. Освобождение по статье 217 Налогового кодекса относится к компенсации расходов при переезде на работу в другую местность по статье 169 Трудового кодекса, а не к постоянной оплате аренды.

Как подтвердить расходы?

Договором найма жилья и платёжными документами: квитанциями, чеками, выписками по счёту. Перечень документов закрепляют в самом соглашении, чтобы бухгалтерия принимала выплату без переписки.

Когда условия для людей приходится собирать вручную

Чтобы кадровые документы собирались сами

Соглашения, приказы и заявления по каждому сотруднику отнимают время у кадров и руководителей: каждое надо проверить, подписать и подшить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют данные работника с трудовым договором и приносят на подпись уже заполненный комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»