Штатно списочный состав сотрудников: образец

Штатно списочный состав — таблица, в которой по каждому работнику видно должность, подразделение, оклад и дату приёма. Ниже — бланк и заполненный образец на небольшой отдел, а рядом объяснение, чем эта таблица отличается от штатного расписания и как из неё получается списочная численность.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

на 01.11.2026

Штатно-списочный состав сотрудников

отдела продаж на 1 ноября 2026 года

01 ноября 2026 г.

В отделе продаж по штатному расписанию 6 должностей, фактически занято 5. Одна должность менеджера свободна с 15 октября 2026 года.

Списочная численность на 1 ноября 2026 года — 5 человек, из них один работает на 0,5 ставки.

Таблица состава приведена ниже и подписана руководителем отдела и специалистом по кадрам.

Руководитель отдела

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Кадры

Специалист по кадрам

____________ / А. С. Смирнова /

Что такое штатно списочный состав

Штатно списочный состав — это перечень работников компании на определённую дату с их должностями, подразделениями, окладами и датами приёма. В нём видно, кто фактически занимает каждую должность и какие места остаются свободными.

Отдельного бланка в законе нет: компания составляет таблицу сама и утверждает её приказом или приложением к учётной политике. Форму таблицы каждая организация определяет под себя, а данные берёт из приказов о приёме, переводе и увольнении и из штатного расписания.

Чем штатно списочный состав отличается от штатного расписания

Штатное расписание — документ о должностях и окладах: сколько ставок есть в компании и сколько каждая стоит. Работников в нём нет.
Списочный состав — документ о людях: кто именно занимает эти ставки на дату, с какого числа и на каких условиях.
Штатная численность — количество ставок по расписанию, списочная — количество работников на дату. В образце выше штатная численность 6, списочная — 5.
Списочная численность меняется каждый день: приём и увольнение сразу меняют цифру, а штатное расписание правится только при изменении структуры или окладов.

Какие графы заполнить

Порядковый номер записи.
Фамилия, имя, отчество работника полностью.
Табельный номер, если в компании он присвоен.
Подразделение и должность по штатному расписанию.
Дата приёма на работу и дата перевода на текущую должность.
Оклад или тарифная ставка по штатному расписанию.
Вид занятости: полная ставка, неполная ставка, совместительство.
Дата и основание увольнения, если работник выбыл, — с отметкой о выбытии.
Вакантные должности — отдельными строками с пометкой «вакансия».

Как составить таблицу на дату

Возьмите штатное расписание. Выпишите все должности подразделения с окладами — это будет каркас таблицы.
Подставьте работников. По приказам о приёме и переводам поставьте к каждой должности фамилию, табельный номер и дату приёма.
Отметьте вакансии. Должности без работника оставьте в таблице с пометкой «вакансия» и датой открытия.
Посчитайте итоги. Внизу укажите штатную численность, списочную численность и число вакансий на дату.
Подпишите и утвердите. Таблицу подписывают руководитель подразделения и кадровик, утверждает руководитель компании.

Списочная численность и среднесписочная — не одно и то же

Списочная численность — сколько работников числится в компании на конкретный день, включая тех, кто в этот день не работает по болезни или в отпуске. Среднесписочная численность — среднее за период, и считается она по указаниям Росстата (приказ от 17.11.2025 № 638, действует с 1 февраля 2026 года).

За месяц среднесписочную считают по указаниям Росстата: из списочного состава исключают установленные категории, работников с неполным рабочим временем учитывают по специальным правилам. Численность за календарные дни месяца суммируют и делят на число дней месяца; за выходные и праздники берут численность предыдущего рабочего дня. За период с начала года складывают месячные значения и делят на число месяцев периода.

В среднесписочную не входят внешние совместители и работники на гражданско-правовых договорах — у них отдельный учёт. Работника, уволенного в пятницу, со следующей субботы из списочной численности исключают.

Частые ошибки

Путают штатное расписание и списочный состав: в первом только должности, во втором — люди.
Считают списочную численность по рабочим дням, а не по календарным.
Смешивают списочную и среднесписочную численность и сдают в отчётности не ту цифру.
Забывают про неполное время: работник на 0,5 ставки в списочной численности — целая единица, а в среднесписочной его обычно учитывают пропорционально отработанному времени. При неполном времени по инициативе работодателя и сокращённом времени по закону применяют правила учёта как целой единицы.
Не отмечают вакансии, и по таблице нельзя понять, где не хватает людей.

Частые вопросы

Обязателен ли штатно списочный состав по закону?

Как отдельный обязательный документ — нет. Компания ведёт его для управления: видно занятость должностей, вакансии и нагрузку. Данные о работниках всё равно фиксируются в приказах и личных карточках, а таблица их собирает в одном месте.

Кто подписывает штатно списочный состав?

Руководитель подразделения и специалист по кадрам, утверждает руководитель компании или уполномоченное лицо. Если таблица идёт приложением к приказу, достаточно подписи ответственного и отметки об утверждении.

Как часто составляют таблицу?

На дату, когда она нужна: на первое число месяца, на конец квартала, на дату проверки. Между датами её не ведут — изменения фиксируются в приказах, а таблица собирает актуальное состояние на выбранный день.

Входит ли директор в списочную численность?

Да, если с ним заключён трудовой договор. Единственный учредитель, который работает без трудового договора, в списочную численность не входит.

Можно ли вести таблицу в Excel?

Можно и удобно: файл с датой в названии, лист на подразделение, итоговая строка с численностью. Подписанный экземпляр распечатывают или хранят в системе электронного документооборота с подписью.

Когда состав сотрудников собирают вручную к каждой проверке

Чтобы таблица состава собиралась сама

Кадровик вручную переносит фамилии из приказов в таблицу, сверяет оклады со штатным расписанием и считает численность к каждой дате. На большой компании это часы работы и постоянные расхождения.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такой перечень из кадровых документов и учётной системы, сверяют должности и оклады и приносят готовую таблицу на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»