Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Акт осмотра товара: образец и бланк

Акт осмотра товара фиксирует, в каком виде груз пришёл: сколько мест и единиц, цела ли упаковка, есть ли брак, недостача или повреждения. Ниже — бланк и образец заполнения с описанием повреждённой партии.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва, ул. Складская, д. 4

Место осмотра: склад получателя, г. Москва, ул. Складская, д. 4

Акт осмотра товара

по договору поставки № 18 от 12 октября 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 7

Поставщик — ООО «Василёк», товар — 40 коробок посуды из стекла по товарной накладной № 341 от 15 ноября 2026 г. Товар доставлен перевозчиком ООО «Транзит», водитель С. С. Сидоров.

При наружном осмотре: у 6 коробок повреждена упаковка, у 2 коробок сколоты углы. При вскрытии в 2 коробках разбито 14 бокалов, в 1 коробке не хватает 3 бокалов против количества в накладной. Остальные 34 коробки без замечаний.

Причина — повреждение упаковки при перевозке. Товар принят частично: 34 коробки приняты, 6 коробок с повреждениями оставлены на ответственном хранении до решения поставщика.

Приложение: фото повреждений на 8 л., товарная накладная № 341, акт перевозчика от 15 ноября 2026 г.

Получатель

Кладовщик ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Перевозчик

Водитель ООО «Транзит»

____________ / С. С. Сидоров /

Зачем нужен акт осмотра товара и продукции

Акт осмотра товара — документ, которым получатель фиксирует состояние груза в момент приёмки: количество мест и единиц, целость упаковки, видимые повреждения, брак и недостачу. Без него претензию поставщику или перевозчику доказать трудно: товар уже уехал на склад, и непонятно, где возник дефект.

Акт осмотра продукции составляют в тех же случаях, когда принимают не готовый товар для продажи, а изделия для переработки, сборки или проверки: партию деталей, полуфабрикаты, оборудование перед монтажом. Отличается такой акт не формой, а описанием: вместо артикулов для полки указывают партию, производителя и то, что именно проверяли — размеры, маркировку, комплектность.

Единой формы в законе нет. Компания может утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству или в договоре поставки, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: название, дата и номер, место составления, текст, подписи.

Документ нужен при приёмке по количеству и качеству, при возврате брака поставщику, при споре с перевозчиком и при передаче товара на ответственное хранение.

Что указать в акте осмотра товара

  • Название документа, дату, номер и место составления — где именно осматривали товар.
  • Стороны: получатель, поставщик, перевозчик, номер договора и товарной накладной.
  • Что осматривали: наименование товара, количество коробок и единиц, артикулы, а для продукции — партию и производителя.
  • Как осматривали: вскрывали ли упаковку, сколько коробок вскрыто, что видно снаружи.
  • Результат: что повреждено, сколько единиц брака или недостачи, состояние остального товара.
  • Решение по товару: что принято, что оставлено на ответственном хранении, что возвращается.
  • Приложения: фото, накладная, акт перевозчика, если он составлялся.
  • Подписи участников осмотра с расшифровкой и должностями.

Как составить акт осмотра товара

  1. Осмотрите груз до подписания накладной. Пока товар не принят по накладной, проще зафиксировать повреждения: перевозчик ещё на месте, упаковка не вскрыта полностью.
  2. Сверьте количество с накладной. Пересчитайте коробки и единицы, сверьте с товарной накладной и счётом-фактурой. Расхождение сразу запишите в акт.
  3. Опишите повреждения конкретно. Не «товар повреждён», а что именно: у 6 коробок порвана упаковка, у 2 сколоты углы, в 2 коробках разбито 14 бокалов.
  4. Сфотографируйте. Фото упаковки, повреждённых единиц и мест складирования приложите к акту — это подкрепляет описание.
  5. Соберите подписи. Подписывают получатель и, если он участвует, перевозчик или представитель поставщика. Отказ от подписи отметьте в акте.
  6. Передайте поставщику. Копию акта с фото и претензией отправьте поставщику в срок, установленный договором, и сохраните подтверждение отправки.

Частые ошибки

  • Подписывают накладную до осмотра: тогда доказать, что повреждения были при доставке, почти невозможно.
  • Общее описание без чисел: «есть брак» вместо количества повреждённых единиц и коробок.
  • Нет фото: описание в акте суд читает вместе с фотографиями, без них спор идёт слово против слова.
  • Акт составил один кладовщик без второго участника: лучше, чтобы подписей было не меньше двух.
  • Не указано, что товар оставлен на ответственном хранении: потом непонятно, кто отвечает за испорченную партию.
  • Пропущен срок претензии по договору: даже правильный акт не поможет, если поставщик получил его позже срока.

Частые вопросы

Обязателен ли акт осмотра товара по закону?

Отдельной обязательной формы нет. Но при приёмке по количеству и качеству акт нужен, чтобы подтвердить недостачу или брак перед поставщиком и перевозчиком. Порядок приёмки и сроки обычно прописаны в договоре поставки — его и стоит соблюдать.

Чем акт осмотра продукции отличается от акта осмотра товара?

Формой почти ничем: набор реквизитов тот же. Отличается предмет осмотра. В акте на товар пишут артикулы и количество единиц для продажи, в акте на продукцию — партию, производителя и что проверяли: размеры, маркировку, комплектность, соответствие образцу.

Кто подписывает акт осмотра товара?

Получатель — кладовщик, приёмщик или другой сотрудник, который осматривал товар. Если при осмотре был перевозчик или представитель поставщика, его подпись тоже ставят. Отказ от подписи фиксируют прямо в акте.

Можно ли составить акт осмотра товара в одном экземпляре?

Лучше в двух: один остаётся у получателя, второй передают поставщику или перевозчику. Если стороны обмениваются сканами, сохраните подтверждение отправки.

Что делать, если перевозчик отказывается подписывать акт?

Отметьте отказ в акте, приложите фото и отправьте копию перевозчику и поставщику с уведомлением. Отказ от подписи не отменяет сам акт, но подкрепить его фото и другими доказательствами важно.

Нужна ли печать на акте осмотра товара?

Нет, это внутренний документ приёмки. Печать ставят, если так принято в компании или этого требует договор.

Сколько хранить акт осмотра товара?

Срок зависит от содержания: акты приёмки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Читать в журнале

Когда приёмка и претензии съедают время

Чтобы акты и претензии собирались сами

Осмотр, фото, сверка с накладной, претензия поставщику — на каждую партию уходит час, а при потоке товара это дни работы склада.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые по фото и накладной собирают акт осмотра, сверяют количество с заказом и приносят готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы