Должностная инструкция бухгалтера по расчетам с покупателями и заказчиками

Бухгалтер по расчётам с покупателями и заказчиками ведёт счета, акты и отгрузки, сверяет долги клиентов и следит, чтобы деньги пришли в срок. Инструкция закрепляет, что он делает сам, что согласует с руководителем и за что отвечает. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Должностная инструкция

бухгалтера по расчётам с покупателями и заказчиками

1. Общие положения. 1.1. Настоящая инструкция определяет обязанности, права и ответственность бухгалтера по расчётам с покупателями и заказчиками. 1.2. Бухгалтер по расчётам принимается на должность и освобождается приказом генерального директора; подчиняется главному бухгалтеру. 1.3. Бухгалтер по расчётам знает законодательство о бухгалтерском учёте, порядок оформления отгрузок и оплат, правила работы с первичными документами и учётную политику компании.

2. Обязанности. 2.1. Выставляет покупателям счета на оплату и передаёт их клиенту в согласованный срок. 2.2. Оформляет отгрузочные документы: товарные накладные, универсальные передаточные документы, акты выполненных работ и оказанных услуг. 2.3. Ведёт реестр счетов и отгрузок по каждому покупателю и заказчику. 2.4. Проводит сверку расчётов с контрагентами и готовит акты сверки. 2.5. Следит за сроками оплаты по договорам и сообщает руководителю о просроченной дебиторской задолженности. 2.6. Отражает поступление оплаты в учёте и сверяет банковские выписки. 2.7. Готовит документы и пояснения по запросам покупателей и заказчиков.

3. Права. 3.1. Запрашивать у руководителей подразделений и сотрудников документы и сведения, нужные для расчётов. 3.2. Требовать от менеджеров своевременной передачи договоров и заявок на отгрузку. 3.3. Вносить главному бухгалтеру предложения по порядку оформления расчётов с покупателями.

4. Ответственность. 4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей по настоящей инструкции — в пределах трудового законодательства. 4.2. За ошибки в первичных документах и в учёте расчётов — в пределах, установленных законом. 4.3. За разглашение коммерческой тайны и сведений о покупателях — в пределах, установленных законом.

С инструкцией ознакомлен(а), один экземпляр получил(а) на руки:

Начальник отдела кадров

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Работник

Бухгалтер по расчётам с покупателями и заказчиками

____________ / С. С. Сидорова /

Кому нужна эта инструкция

Расчёты с покупателями и заказчиками — отдельный участок: счета, отгрузки, акты, сверки, контроль оплаты. Когда им занимаются несколько человек или участок переходит от одного бухгалтера к другому, инструкция фиксирует границы: кто выставляет счёт, кто подписывает акт сверки, кто сообщает о долге руководителю.

Форму инструкция не устанавливает — её компания составляет сама. В трудовом договоре обязанности можно описать одной строкой, а подробности вынести в инструкцию: так её проще обновлять, когда меняются договоры и порядок отгрузок.

Что входит в обязанности

Выставление счетов покупателям и заказчикам и контроль их передачи.
Оформление отгрузочных документов: накладных, универсальных передаточных документов, актов выполненных работ и услуг.
Ведение реестра счетов, отгрузок и оплат по каждому контрагенту.
Сверка расчётов и подготовка актов сверки.
Контроль сроков оплаты по договорам и сообщение о просроченной задолженности.
Отражение поступлений в учёте и сверка с банковскими выписками.
Подготовка документов и пояснений по запросам покупателей.

Чем отличается от инструкции по расчётам с поставщиками

Бухгалтер по расчётам с поставщиками работает с другой стороной: принимает счета и накладные от поставщиков, сверяет кредиторскую задолженность, готовит документы на оплату. У бухгалтера по расчётам с покупателями зеркальный участок: он выставляет документы и следит, чтобы деньги пришли от клиента.

В небольшой компании оба участка нередко ведёт один бухгалтер. Тогда в инструкции перечисляют оба направления и указывают, по какому из них он подчиняется главному бухгалтеру, а по какому согласует решения с коммерческим директором.

Расчёты с контрагентами: как описать участок целиком

Контрагенты — общее слово для покупателей, заказчиков и поставщиков. Если бухгалтер ведёт расчёты с контрагентами по всем направлениям, в инструкции перечисляют каждый вид документов и каждую сторону: что он выставляет покупателю, что принимает от поставщика, по каким договорам сверяет долги.

Такую инструкцию удобно строить по видам расчётов: отдельный раздел на покупателей, отдельный на поставщиков, отдельный на посредников и агентов. В каждом разделе — свои документы, сроки и порядок согласования.

Как составить инструкцию

Опишите участок. Перечислите документы, которые бухгалтер оформляет, и контрагентов, с которыми работает: покупатели, заказчики, посредники.
Разделите решения. Отметьте, что бухгалтер делает сам, а что согласует: отсрочку платежа, изменение цены, отгрузку без предоплаты.
Пропишите сроки. Укажите, за сколько дней до отгрузки он получает заявку и в какой срок передаёт счёт покупателю.
Назовите ответственного. Закрепите, кто проверяет его работу и кому он сообщает о просроченной задолженности.
Ознакомьте под подпись. Работник ставит подпись об ознакомлении, один экземпляр остаётся у него.

Частые ошибки

Обязанности переписаны из инструкции по расчётам с поставщиками: бухгалтер «принимает счета», хотя должен их выставлять.
Не сказано, кто согласует отсрочку и отгрузку без оплаты, — споры решает руководитель в каждом случае.
Нет сроков: заявку приносят в день отгрузки, и счёт уходит покупателю с опозданием.
Инструкция противоречит трудовому договору: в договоре один участок, в инструкции другой.
Нет подписи об ознакомлении — при споре сложно доказать, что работник знал свои обязанности.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция?

Закон её не требует. Обязанности можно закрепить в трудовом договоре или в отдельном документе — инструкции. Инструкция удобнее: её меняют без пересмотра трудового договора, если новые обязанности не выходят за пределы должности.

Можно ли включить в одну инструкцию расчёты с покупателями и с поставщиками?

Можно, если оба участка ведёт один работник. Тогда обязанности делят на два раздела и в каждом указывают свои документы и сроки.

Кто утверждает инструкцию?

Руководитель компании. Инструкцию согласует начальник отдела кадров или юрист, а работник знакомится с ней под подпись при приёме на работу или при переводе на должность.

Что делать, если обязанности меняются?

Инструкцию пересматривают и утверждают заново, а работника знакомят с новой редакцией под подпись. Если меняется трудовая функция, оформляют перевод по правилам Трудового кодекса.

Нужно ли указывать в инструкции ответственность за ошибки в учёте?

Да, общий пункт об ответственности в пределах закона полезен: он напоминает, что за ошибки в первичных документах и в учёте работник отвечает по Трудовому кодексу и другим законам.

Читать в журнале

Счета, акты и сверки съедают день бухгалтера

Чтобы рутинные документы по расчётам собирались сами

Счета, накладные и акты сверки повторяются из месяца в месяц: бухгалтер переносит одни и те же данные из договоров и заявок в документы и реестры.

Я настраиваю ИИ-агентов под такую задачу: агент собирает документ по шаблону, сверяет суммы с договором и заявкой и приносит готовый вариант на проверку бухгалтеру.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»