Письмо о погашении задолженности: образец и бланк

Письмо о погашении задолженности нужно, чтобы зафиксировать требование к контрагенту до суда. Оно показывает, что кредитор предупредил должника, назвал сумму и дал срок, — а значит, действовал добросовестно.

Формы письма закон не устанавливает. Его составляют в свободном виде на фирменном бланке или с реквизитами организации. Для спора важны не украшения, а основание долга, сумма и дата, с которой кредитор ждёт оплату.

Письмо — не претензия, хотя часто так называют и его. Претензия — требование, которое по договору или закону направляют перед иском; письмо-напоминание может ей предшествовать, а может быть просто вежливым уведомлением.

Письмо контрагенту о погашении дебиторской задолженности — это пример того же документа, только адресованный не поставщику, а покупателю или заказчику, который не заплатил. Дебиторская задолженность — долг перед вами: по отгрузке, по акту выполненных работ, по оказанной услуге.

Образец письма о погашении дебиторской задолженности отличается от обычного напоминания одним: в нём обязательно есть ссылка на документ, по которому долг возник. Без УПД, акта или счёта письмо превращается в общее требование, и должник отвечает, что не понимает, о чём речь.

Если работы уже сданы, подойдёт образец письма о задолженности по оплате за выполненные работы: в шапке — заказчик, в первом абзаце — договор подряда и акт приёмки, дальше — сумма и срок. Товарная поставка отличается только названием документа: вместо акта — УПД или товарная накладная.

Напоминание об оплате — письмо, которое кредитор направляет по своей инициативе. Закон его не требует, но оно помогает решить вопрос без суда и показывает суду, что должника предупреждали.

Претензия — досудебный порядок, установленный договором или законом. Если договор предусматривает обязательную претензию, без неё суд оставит иск без рассмотрения (п. 2 ст. 148 АПК РФ). В претензии обычно пишут требование, сумму, расчёт неустойки и срок ответа, а также прямо указывают, что она направляется в порядке досудебного урегулирования.

Претензионное письмо об оплате задолженности — образец, который стоит скачать и держать под рукой, если договоров с отсрочкой у компании много: в нём сразу есть расчёт неустойки и фраза о досудебном порядке. Скачать его можно в разделе документов или взять за основу бланк ниже и добавить расчёт.

Если не уверены, нужна ли претензия по вашему договору, посмотрите раздел о спорах: там обычно указан срок ответа на претензию и адрес для её направления.