Реестр трудовых книжек образец скачать бесплатно

Реестр трудовых книжек — внутренний список, по которому компания видит, у кого из сотрудников книжка на руках, у кого хранится в сейфе и когда её выдали. Ниже — бланк и заполненный образец, графы и правила хранения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Ответственный: инспектор по кадрам С. С. Смирнова

Реестр трудовых книжек

на 28 октября 2026 г.

«28» октября 2026 г.

Реестр ведётся для учёта трудовых книжек и вкладышей в них, принятых на хранение и выданных работникам. Записи вносятся в день приёма книжки или её выдачи.

Хранение трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется в сейфе, ключ от которого хранится у ответственного лица.

Ответственный за ведение реестра

Инспектор по кадрам

____________ / С. С. Смирнова /

Что такое реестр трудовых книжек

Реестр трудовых книжек — внутренний документ компании, в котором перечислены все трудовые книжки и вкладыши в них: у кого они на руках, у кого хранятся у работодателя, когда приняты и когда выданы.

Обязательной формы реестра закон не устанавливает. Компания утверждает свою форму приказом или приложением к инструкции по делопроизводству. А вот книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них работодатель вести обязан: порядок её ведения установлен Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н; тем же приказом утверждена форма трудовой книжки и вкладыша. Единой формы книги учёта нет — графы работодатель определяет сам. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 утратило силу с 1 сентября 2021 года.

Что указать в реестре

Порядковый номер записи.
Фамилию, имя, отчество работника полностью.
Должность и подразделение.
Серия и номер трудовой книжки или вкладыша.
Дату приёма книжки на хранение или выдачи её работнику.
Отметку о получении: подпись работника и дату.
Примечание: вкладыш, дубликат, утеря и другие особенности.

Как вести реестр

Утвердите форму. Приказом или приложением к инструкции по делопроизводству закрепите форму реестра и назначьте ответственного.
Заполняйте в день события. Запись о приёме книжки или её выдаче вносите в тот же день, когда книжку приняли или отдали.
Сверяйте с книгой учёта. Реестр — вспомогательный список, а движение книжек фиксируйте в книге учёта движения трудовых книжек по Порядку, утверждённому приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Храните в сейфе. Реестр и книжки держите в запирающемся шкафу или сейфе, доступ — у ответственного лица.
Сдавайте в архив. Законченный реестр передайте в архив вместе с книгой учёта движения по номенклатуре дел компании.

Частые ошибки

Путают реестр с книгой учёта движения трудовых книжек: книга учёта движения обязательна, порядок её ведения — приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (им же утверждена форма трудовой книжки и вкладыша; постановление Правительства РФ № 225 утратило силу с 01.09.2021), реестр — вспомогательный документ.
Не фиксируют дату выдачи книжки работнику, поэтому при споре нечем подтвердить, что книжку вернули.
Не отмечают вкладыши: вкладыш без записи в реестре теряется из учёта.
Хранят реестр в открытом доступе — данные работников должны быть защищены, доступ к ним ограничен.

Частые вопросы

Обязателен ли реестр трудовых книжек?

Нет. Закон требует вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них: порядок её ведения установлен приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, им же утверждена форма трудовой книжки и вкладыша; единой формы книги нет, графы работодатель определяет сам. Реестр компания вводит сама, если так удобнее следить за книжками.

Чем реестр отличается от книги учёта движения трудовых книжек?

Книга учёта движения — обязательный документ: в ней фиксируют приём и выдачу каждой книжки с подписью работника. Реестр — сводный список всех книжек компании, по которому удобно сверять, у кого книжка на руках, а у кого в сейфе.

Кто ведёт реестр?

Обычно сотрудник отдела кадров или лицо, назначенное приказом руководителя. Если кадрового отдела нет, реестр ведёт тот, кто оформляет приём и увольнение.

Сколько хранить реестр?

Срок хранения зависит от содержания и указывается в номенклатуре дел компании. Книгу учёта движения трудовых книжек хранят по правилам архивного учёта, а реестр — по решению компании, если иное не следует из перечня типовых архивных документов.

Можно ли вести реестр в электронном виде?

Можно, если компания утвердила такую форму и обеспечила защиту данных работников. Для проверки надёжнее дублировать записи на бумаге или в системе с резервной копией.

Когда кадровые бумаги отнимают время у бизнеса

Чтобы рутинные документы собирались сами

Реестры, книги учёта и заявления отнимают часы у кадров и руководителя: каждую запись надо сверить, внести и сохранить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные и приносят готовую запись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»