Шаблон документа ввода исходных данных для расчета зарплаты

Чтобы рассчитать зарплату, нужны исходные данные: оклад, отработанные дни, премии, вычеты. Собранные в одном документе, они экономят время и снижают риск ошибок. Ниже — шаблон такого документа и правила заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

В бухгалтерию ООО «Ромашка»

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Ввод исходных данных для расчета зарплаты

за январь 2026 г.

15 января 2026 г.

Таблица 1. Сведения о сотрудниках за январь 2026 года

1. Петров Пётр Петрович, табельный номер 001, оклад 50 000 руб., отработано 15 рабочих дней из 15, премия 10 000 руб., вычет на первого ребёнка 1 400 руб.

2. Смирнова Анна Сергеевна, табельный номер 002, оклад 45 000 руб., отработано 14 рабочих дней из 15 (1 день — отпуск без сохранения зарплаты), премия 5 000 руб., вычет на второго ребёнка 2 800 руб.

Приложение: табель учёта рабочего времени за январь 2026 г. на 1 л. в 1 экз.

Начальник отдела

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен документ ввода исходных данных

Расчёт зарплаты требует точных сведений: сколько дней отработал сотрудник, какие были премии, больничные, отпуска, какие положены вычеты. Если данные разбросаны по разным отделам и приходят в разном виде, бухгалтер тратит время на сбор и сверку, а риск ошибки растёт.

Шаблон документа ввода исходных данных упорядочивает этот процесс. В одном месте собираются все показатели по каждому сотруднику за месяц. Такой документ удобно передавать в бухгалтерию, он служит основанием для начисления и помогает при проверках.

Какие поля включить в шаблон

ФИО сотрудника и табельный номер — для однозначной идентификации.
Оклад или тарифная ставка — базовая величина для расчёта.
Количество отработанных рабочих дней и часов (если есть суммированный учёт).
Виды и суммы начислений: премии, доплаты, надбавки.
Суммы удержаний: алименты, возмещение ущерба, профсоюзные взносы.
Стандартные налоговые вычеты на детей — с указанием количества детей и очерёдности.
Периоды отсутствия: больничные, отпуска, прогулы — с датами и основанием.
Дата и подпись ответственного за предоставление данных.

Как заполнять шаблон

Подготовьте таблицу. Создайте таблицу с колонками: ФИО, табельный номер, оклад, отработанные дни, премия, вычет, удержания, примечание. Можно использовать приведённый ниже образец.
Внесите данные по каждому сотруднику. Заполняйте строки по списку отдела. Сверяйте дни с табелем учёта рабочего времени, суммы премий — с приказом руководителя.
Укажите вычеты. Для стандартных вычетов на детей укажите количество детей и их возраст, чтобы бухгалтер правильно определил размер вычета. С 2026 года вычет на первого ребёнка — 1 400 ₽, на второго — 2 800 ₽, на третьего и последующих — 6 000 ₽. Вычет предоставляется до месяца, в котором доход с начала года превысит 450 000 ₽.
Проверьте и подпишите. Сверьте итоговые суммы с первичными документами. Подпишите документ и передайте в бухгалтерию в установленный срок.

Пример заполнения шаблона

Пётр Петрович Петров, табельный номер 001, оклад 50 000 руб., отработал все 15 рабочих дней января, премия 10 000 руб., вычет на первого ребёнка 1 400 руб. Его зарплата за январь: 50 000 + 10 000 = 60 000 руб. НДФЛ: (60 000 − 1 400) × 13% = 7 618 руб. На руки: 52 382 руб.

Анна Сергеевна Смирнова, табельный номер 002, оклад 45 000 руб., отработала 14 рабочих дней из 15 (1 день — отпуск без сохранения зарплаты), премия 5 000 руб., вычет на второго ребёнка 2 800 руб. Зарплата за январь: 45 000 / 15 × 14 + 5 000 = 47 000 руб. НДФЛ: (47 000 − 2 800) × 13% = 5 746 руб. На руки: 41 254 руб.

Частые ошибки

Не указаны дни отсутствия — бухгалтер считает по окладу, и зарплата завышается.
Забыли про вычеты на детей — сотрудник получает меньше положенного.
Премии показаны общей суммой без разбивки по видам — сложно проверить обоснованность.
Документ подписан не ответственным лицом — при споре сложно доказать источник данных.
Нет сверки с табелем — возможны расхождения в днях.

Частые вопросы

Обязателен ли такой документ по закону?

Нет, закон не требует отдельного документа именно с таким названием. Но для расчёта зарплаты нужны первичные документы: табель учёта рабочего времени, приказы о премировании, больничные листы. Шаблон ввода данных помогает собрать эти сведения в одном месте и избежать ошибок.

Кто должен заполнять шаблон?

Обычно это делает руководитель отдела или сотрудник, отвечающий за учёт рабочего времени. В небольших компаниях — сам бухгалтер. Главное, чтобы данные были подтверждены первичными документами.

Как часто нужно сдавать документ?

Ежемесячно, до начала расчёта зарплаты. Конкретный срок устанавливает внутренний регламент компании.

Можно ли вести шаблон в электронном виде?

Да, в Excel или другой программе. Главное — сохранять версии и подписывать документ электронной подписью, если он передаётся по электронной почте.

Собрать данные для расчёта зарплаты вручную — долго

Поручить сбор данных ИИ-агенту

Ручной сбор исходных данных для расчёта зарплаты отнимает время у бухгалтера и руководителя. ИИ-агент может автоматически собирать данные из табелей, приказов и заявлений, проверять их и формировать готовый документ по шаблону.

Я настраиваю ИИ-агентов под конкретные задачи, в том числе для сбора и проверки кадровых данных. Агент подключается к вашим системам, работает по правилам и передаёт результат в бухгалтерию.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»