Акт на списание канцтоваров: образец и бланк

Канцтовары списывают в расход, когда они израсходованы или пришли в негодность. Акт составляет комиссия, а руководитель утверждает его — без этого бухгалтерия не вправе отнести стоимость на затраты. Ниже — бланк и заполненный образец на месяц работы офиса.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Утверждаю: генеральный директор П. П. Петров

«30» ноября 2026 г.

Акт на списание канцтоваров

№ 7 от 30 ноября 2026 г.

30 ноября 2026 г. № 7

Комиссия в составе: председатель — заместитель директора И. И. Иванов, члены комиссии — главный бухгалтер А. А. Смирнова, администратор офиса О. О. Кузнецова. Комиссия составила акт о том, что перечисленные ниже канцтовары израсходованы на нужды офиса и подлежат списанию с учёта.

Причина списания: израсходованы при выполнении текущей работы офиса, часть пришла в негодность.

Приложение: накладные на поступление канцтоваров на 4 л. в 1 экз.

Председатель комиссии

Заместитель директора

____________ / И. И. Иванов /

Члены комиссии

Главный бухгалтер

____________ / А. А. Смирнова /

Администратор офиса

____________ / О. О. Кузнецова /

Утверждаю

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен акт на списание канцтоваров

Канцтовары — часть материальных запасов. Пока они лежат на складе, их стоимость числится в активе. Как только бумага, ручки и картриджи ушли в работу, стоимость переносят на затраты, и подтверждением служит акт.

Без акта списание будет нечем подтвердить при проверке: кладовая опустела, а по учёту запасы числятся. Акт фиксирует, что именно израсходовано, сколько и на какие нужды.

Что указать в акте

Название организации и подразделения, где израсходованы канцтовары.
Дату и номер акта, период, за который списывают расход.
Состав комиссии: председателя и членов с должностями и фамилиями.
Наименование каждого канцтовара, единицу измерения, количество по учёту и количество к списанию.
Цену за единицу и сумму — по данным бухгалтерского учёта.
Причину списания: израсходованы в работе, пришли в негодность, истёк срок.
Приложения: накладные, требования-накладные, ведомости выдачи.
Подписи членов комиссии и утверждение руководителя.

Как оформить списание

Соберите подтверждения. Накладные на поступление, ведомости выдачи со склада, требования-накладные — всё, что показывает, когда и кому выдали канцтовары.
Проверьте остатки. Сверьте фактическое наличие на складе с учётом. Разница — это и есть израсходованное или утраченное.
Составьте акт. Комиссия перечисляет каждый вид канцтовара, количество и сумму, указывает причину списания.
Подпишите и утвердите. Акт подписывают все члены комиссии, руководитель ставит «Утверждаю» и дату.
Передайте в бухгалтерию. На основании акта бухгалтер списывает стоимость канцтоваров на затраты и отражает это в учёте.

Частые ошибки

Акт подписывают лица, ответственные за оформление списания, согласно утверждённому организацией порядку. Если назначена комиссия, документ подписывают её члены.
Нет причины списания — проверяющий не поймёт, почему канцтовары ушли в расход.
Не указаны единицы измерения и количество — акт не позволяет сверить данные с учётом.
Акт подписан задним числом за несколько месяцев сразу: расход подтверждают по мере списания.
При обычном порядке учёта не списывайте канцтовары в расход только потому, что они поступили на склад. Организация с правом на упрощённый учёт может признавать расходы на запасы для управленческих нужд при приобретении.

Частые вопросы

Обязателен ли акт на списание канцтоваров?

Да, если канцтовары учитывают как материальные запасы. Акт подтверждает расход и служит основанием для списания стоимости на затраты. Форму организация разрабатывает сама и утверждает в учётной политике.

Кто подписывает акт?

Все члены комиссии по списанию материальных запасов и её председатель. Утверждает акт руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Можно ли списать канцтовары без комиссии?

Да. Коммерческая организация может оформить списание без комиссии: первичный документ подписывают лица, ответственные за операцию и её оформление, по установленному в компании порядку.

Чем акт отличается от требования-накладной?

Требование-накладная фиксирует передачу канцтоваров со склада в подразделение. Акт подтверждает, что переданное израсходовано или пришло в негодность, и служит основанием для списания с учёта.

Как часто составляют акт?

Периодичность устанавливает организация: раз в месяц, раз в квартал или по мере расхода. Главное — чтобы акт покрывал период, за который списывают канцтовары.

Нужно ли прикладывать чеки на канцтовары?

Чеки подтверждают покупку, а не расход. К акту прикладывают накладные на поступление и документы на выдачу в подразделения. Чеки хранят вместе с авансовым отчётом подотчётного лица.

Когда бумаги на канцтовары съедают время бухгалтера

Чтобы рутинные документы собирались сами

Акты, требования-накладные и ведомости выдачи повторяются каждый месяц: их надо собрать, сверить количество и передать на подпись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют количество с учётом и приносят руководителю готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»