Калькуляция затрат на услуги: образец в Excel

Калькуляция затрат на услуги показывает, из чего складывается цена: зарплата исполнителей, материалы, амортизация, накладные расходы и прибыль. Ниже — бланк в Excel и заполненный образец для услуги, которую компания оказывает ежемесячно.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Утверждаю: генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Калькуляция затрат на услугу

«Абонемент на занятия в группе», 4 занятия в месяц, 20 человек

16 ноября 2026 г. № 7

Плановая численность группы — 20 человек, занятий в месяц — 4, продолжительность занятия — 45 минут.

Затраты на оплату труда основного персонала — 94,15 руб. на одну услугу в месяц. Материальные запасы — 0,00 руб. Амортизация оборудования — 0,00 руб. Накладные затраты, относимые на услугу, — 32,00 руб. Итого затрат — 126,15 руб.

Рентабельность — 20 %. Затраты с учётом рентабельности — 151,38 руб. Плановая цена услуги — 605,50 руб. за абонемент в месяц.

Составил

Экономист

____________ / И. И. Иванова /

Согласовал

Главный бухгалтер

____________ / А. А. Смирнова /

Что показывает калькуляция затрат на услуги

Калькуляция затрат на услуги — расчёт себестоимости одной услуги по статьям: сколько стоит труд исполнителей, материалы, оборудование и накладные расходы, а затем сколько закладывается прибыли. Без такого расчёта цена берётся «по рынку», и компания узнаёт о убытке только по итогам квартала.

Единой формы калькуляции закон не устанавливает. Компания утверждает свою форму приказом или учётной политикой и считает по ней каждую услугу, которую продаёт регулярно. Форма из бланка ниже подходит для услуг с повторяющимся циклом: абонементов, обслуживания, консультаций, ремонта.

Какие статьи затрат включить

Оплата труда основного персонала: исполнители, которые непосредственно оказывают услугу, со страховыми взносами.
Материальные запасы: расходники, запчасти, комплектующие, которые уходят на одну услугу.
Амортизация оборудования и инструмента, занятого в услуге: станки, техника, программное обеспечение.
Накладные затраты: аренда, коммунальные платежи, зарплата административного персонала — в той доле, которая приходится на услугу.
Итого затрат — сумма предыдущих строк.
Рентабельность в процентах и затраты с учётом рентабельности.
Плановая цена услуги — итоговая строка, которую видит клиент.

Как заполнить калькуляцию

Задайте параметры услуги. Численность клиентов, количество занятий или выездов в месяц, продолжительность. От этих чисел зависит, на сколько единиц делить затраты.
Соберите прямые затраты. Зарплату исполнителей с взносами, расходники и амортизацию берите из расчётов за тот же период, за который считаете услугу.
Распределите накладные расходы. Выберите базу распределения — долю выручки услуги, часы работы персонала или занимаемую площадь — и закрепите её в учётной политике, чтобы расчёт не менялся от месяца к месяцу.
Сложите итог затрат. Сумма прямых и накладных затрат — себестоимость одной услуги.
Заложите рентабельность. Умножьте итог затрат на коэффициент рентабельности и получите цену. Сравните её с рыночной: если цена выше рынка, ищите, какая статья затрат тянет вверх.

Как распределить накладные расходы

Накладные расходы не привязаны к одной услуге: аренда платится за всё помещение, бухгалтер обслуживает всю компанию. Поэтому их распределяют пропорционально выбранной базе.

Самые частые базы — доля выручки услуги в общей выручке, отработанные часы исполнителей и занимаемая площадь. Базу закрепляют в учётной политике: тогда калькуляция по разным услугам сопоставима, а цена не скачет из-за смены методики.

Если накладные распределять не хочется, считайте по методу директ-костинга: в калькуляцию идут только прямые затраты, а накладные покрываются из маржинальной прибыли. Метод удобен для быстрых решений о цене, но не показывает полную себестоимость.

Калькуляция форма образец: что важно в бланке

Бланк калькуляции строится как таблица: номер строки, наименование статьи затрат, единица измерения, сумма на одну услугу. Сверху — параметры услуги: численность, количество занятий или выездов, период. Снизу — итог затрат, рентабельность и цена.

В Excel такой бланк удобно сделать с формулами: суммы по статьям считаются автоматически, а при изменении численности клиентов или количества занятий цена пересчитывается сама. Скачайте бланк и заполните его данными своей услуги — структура уже готова.

Частые вопросы

Обязательна ли калькуляция для компании на общем режиме?

Закон не требует калькуляции для каждой услуги. Но расходы в налоговом учёте должны быть обоснованы и документально подтверждены, а калькуляция — один из документов, который показывает, из чего сложилась цена. Для компаний, которые оказывают бытовые услуги населению, калькуляция также помогает обосновать цену перед проверкой.

Включать ли в калькуляцию страховые взносы?

Да. Затраты на оплату труда основного персонала включают оклад и страховые взносы с него, иначе себестоимость занижена. Взносы считаются по тарифу, который применяет компания: общий, пониженный для МСП или другой.

Какую рентабельность закладывать?

Единой нормы нет. Компания закладывает тот процент, который покрывает её постоянные расходы и даёт прибыль. Ориентир — отраслевая рентабельность и цены конкурентов: калькуляция показывает нижнюю границу цены, ниже которой услуга убыточна.

Чем калькуляция отличается от сметы?

Смета — расчёт затрат на конкретный проект или договор с разбивкой по работам и материалам. Калькуляция — расчёт себестоимости единицы услуги, по которой компания работает регулярно. Смета может включать несколько калькуляций по видам работ.

Нужно ли пересчитывать калькуляцию каждый месяц?

Пересчитывают при изменении цен на материалы, зарплат, аренды или количества клиентов. Если параметры не менялись, калькуляция действует до следующего пересмотра, а дату утверждения фиксируют в шапке.

Читать в журнале

Когда калькуляций много, а цены всё равно не сходятся

Чтобы расчёт цены собирался сам

Калькуляция по каждой услуге отнимает время: нужно вытащить зарплаты, расходники, аренду, разнести накладные и пересчитать при каждом изменении.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие расчёты по шаблону, подтягивают данные из CRM и 1С и приносят готовую калькуляцию на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»