Трудовая книжка: образец заполнения и бланк

Бумажную трудовую книжку в 2026 году ведут только тем, кто выбрал её до перехода на электронные сведения о стаже. Ниже — образец заполнения титульного листа и записей о приёме и увольнении, форма бланка по приказу Минтруда № 320н и правила, по которым книжку заполняют.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Титульный лист

Фамилия: Иванова

Имя: Анна

Отчество (при наличии): Петровна

Трудовая книжка

образец заполнения записей

Дата заполнения: 16 ноября 2026 г.

Образование: высшее. Профессия, специальность: экономист. Подпись владельца книжки Ивановой А. П.

Сведения о работе. Запись № 1. 16.11.2026. Принята на должность менеджера в отдел продаж. Приказ от 16.11.2026 № 14-к.

Запись № 2. 30.11.2026. Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от 30.11.2026 № 21-к.

Работник

Иванова

____________ / А. П. Иванова /

Ответственный за ведение трудовых книжек

Инспектор по кадрам

____________ / С. Н. Орлова /

Какая трудовая книжка действует в 2026 году

Форма трудовой книжки и вкладыша утверждена приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н; по этой же форме книжки вводятся с 1 января 2023 года. Бланки старого образца, которые остались у работодателей, действительны без ограничения срока, а книжки, выданные работникам раньше, обмену на новые не подлежат.

Тем же приказом утверждён Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Он действует до 1 сентября 2027 года — дальше возможен окончательный переход на электронные сведения о стаже, но пока бумажную книжку ведут по нему.

Кому бумажную книжку заводят и ведут

Работникам, которые до перехода на электронный учёт выбрали бумажную книжку и подали об этом письменное заявление.
Тем, у кого бумажная книжка уже есть и кто не отказался от неё в пользу сведений о трудовой деятельности.
Новичкам, впервые поступающим на работу после 2020 года, бумажную книжку не оформляют: сведения о стаже ведут только в электронном виде по Федеральному закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Если у человека нет книжки по закону, работодатель не заводит её сам, а передаёт сведения о работе в Социальный фонд.

Как заполнить трудовую книжку

Заполните титульный лист. Фамилию, имя, отчество (при наличии), дату рождения, образование и профессию впишите без сокращений, как в паспорте и документе об образовании. Дату заполнения поставьте цифрами и прописью, владелец книжки ставит подпись.
Внесите запись о приёме. В разделе «Сведения о работе» укажите порядковый номер записи, дату приёма, должность и структурное подразделение, затем приказ: «Приказ от 16.11.2026 № 14-к». Номер записи сквозной по всему разделу.
Заверьте запись. При увольнении записи, внесённые за время работы у данного работодателя, заверяет работодатель или ответственный за ведение книжек. Печать ставят при её наличии.
Внесите запись об увольнении. Укажите дату, причину и пункт статьи Трудового кодекса, затем реквизиты приказа. Формулировка должна дословно совпадать с приказом.
Ознакомьте работника. Работник расписывается в личной карточке за каждую запись; книжку на руки при увольнении выдают в день увольнения.

Частые ошибки

Запись о приёме без номера и даты приказа — по такой записи нельзя проверить стаж.
Сокращения в названии должности: пишут так, как в штатном расписании и трудовом договоре.
Зачёркивания и замазка: неверную запись признают недействительной отдельной записью, а не исправляют поверх.
Запись об увольнении без пункта статьи ТК — причина увольнения считается не указанной.
Печать на каждой записи, хотя её ставят, только если печать у работодателя есть.

Частые вопросы

Где скачать бланк трудовой книжки?

Форма трудовой книжки и вкладыша — приложение № 1 и № 2 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Бланк скачивают из правовых баз или покупают готовый; печатать бланки может любое предприятие, которое выполнит требования к защите.

Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?

Бумажную книжку не ведут, если работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Тогда записи о работе и стаже работодатель передаёт в Социальный фонд, а бумажную книжку не заполняет.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

По заявлению работника оформляют дубликат. Титульный лист дубликата заполняют так же, как первоначальный, а записи о работе переносят из документов: приказов, трудовых договоров, справок прежних работодателей.

Нужен ли вкладыш?

Вкладыш вшивают, когда в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончилось место. Вкладыш становится неотъемлемой частью книжки и отдельно от неё недействителен.

Сколько хранят трудовые книжки?

Невостребованные книжки уволенных работников хранят у работодателя до востребования, а сроки хранения личных карточек и книжек компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда кадровые бумаги держатся на одном человеке

Чтобы записи и приказы собирались без ручной сверки

Трудовые книжки, приказы и личные карточки отнимают время у кадровика: каждую запись надо сверить с приказом и перенести без опечаток.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают кадровые документы по шаблону, сверяют реквизиты приказов и приносят на подпись уже готовые записи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»