Должностная инструкция как приложение к трудовому договору

Должностная инструкция описывает, что человек делает на своей должности: конкретные обязанности, права и ответственность. Работодатель сам решает, сделать её приложением к трудовому договору или утвердить отдельным документом. Ниже — бланк, образец и разница между двумя способами.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Должностная инструкция

менеджера по закупкам

Приложение № 1 к трудовому договору от 16.11.2026 № 14-ТД

1. Общие положения. 1.1. Должность: менеджер по закупкам, отдел снабжения. 1.2. Подчиняется начальнику отдела снабжения. 1.3. В подчинении — кладовщик склада закупок. 1.4. Требования к квалификации: высшее или среднее профессиональное образование, стаж работы по направлению не менее одного года. 1.5. В работе руководствуется законодательством РФ, уставом общества, приказами директора и настоящей инструкцией.

2. Служебные обязанности. 2.1. Готовит заявки на закупку по потребностям отделов и согласует их с руководителями подразделений. 2.2. Запрашивает коммерческие предложения не менее чем у трёх поставщиков, сравнивает цены и условия поставки. 2.3. Заключает договоры поставки в пределах бюджета закупок и согласует проекты договоров с юристом. 2.4. Контролирует сроки поставки, приёмку товара по количеству и качеству, оформляет претензии поставщикам. 2.5. Ведёт реестр поставщиков и реестр договоров отдела снабжения.

3. Права. 3.1. Запрашивать у подразделений сведения о потребностях и остатках товара. 3.2. Требовать от поставщиков документы на товар и сведения о его качестве. 3.3. Вносить руководителю предложения по выбору поставщиков и изменению бюджета закупок.

4. Ответственность. 4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей — в пределах, установленных трудовым законодательством. 4.2. За причинение материального ущерба — в пределах, установленных законом. 4.3. За разглашение коммерческой тайны — в пределах, установленных законом и договором.

Работник

С инструкцией ознакомлен, экземпляр получил

____________ / И. И. Иванов /

Согласовал

Начальник отдела снабжения

____________ / С. С. Сидоров /

Что такое служебные обязанности

Служебные обязанности — это конкретные действия, которые человек выполняет на своей должности. В Трудовом кодексе их называют трудовой функцией: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Трудовую функцию обязательно фиксируют в трудовом договоре. Должностная инструкция раскрывает её: перечисляет задачи, которые человек решает каждый день, кому подчиняется и за что отвечает. Понятия «должностная инструкция» в Трудовом кодексе нет — это внутренний организационно-распорядительный документ, и работодатель сам решает, как его оформить.

Приложение или отдельный документ

Приложение к трудовому договору. В договоре пишут: обязанности закреплены в должностной инструкции (приложение № 1), которая является неотъемлемой частью договора. Инструкцию подписывают вместе с договором, у работника остаётся экземпляр.
Отдельный документ. Инструкцию утверждает руководитель, а в трудовом договоре дают ссылку: работник выполняет обязанности, предусмотренные должностной инструкцией. Роструд в письме от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1 подтверждает: делать инструкцию приложением не обязательно, достаточно отсылки.
Оба способа законны. Выбор влияет на другое: как менять обязанности. Если инструкция — часть договора, каждое изменение оформляют дополнительным соглашением с работником. Отдельную инструкцию меняют приказом, но только в той части, которая не меняет трудовую функцию и условия договора.

Как оформить инструкцию приложением

Опишите трудовую функцию в договоре. В тексте договора назовите должность по штатному расписанию и дайте ссылку: обязанности — в должностной инструкции (приложение № 1), неотъемлемая часть договора.
Составьте инструкцию. Четыре раздела: общие положения, служебные обязанности, права, ответственность. В первом — кому подчиняется и что должен знать, во втором — конкретные задачи.
Утвердите и подпишите. Руководитель утверждает инструкцию, работник ставит подпись об ознакомлении. Приложение подписывают вместе с трудовым договором, до начала работы.
Выдайте экземпляр. У работника остаётся свой экземпляр приложения, у работодателя — подписанный. Отметьте выдачу в журнале или в тексте самой инструкции.
Храните вместе с договором. Приложение хранится в личном деле работника вместе с трудовым договором, отдельно его не регистрируют.

Что написать в разделе обязанностей

Действия, а не качества: «готовит заявки на закупку», «сравнивает коммерческие предложения», а не «ответственный и внимательный».
Пределы полномочий: какую сумму договора менеджер подписывает сам, а какую согласует с руководителем.
Взаимодействие: у кого запрашивает данные, кому передаёт результат, с кем согласует документы.
Сроки и порядок: когда сдаёт отчёт, как оформляет претензию поставщику.
Ответственность без выдуманных штрафов: в пределах, установленных трудовым законодательством.

Частые вопросы

Обязательно ли делать должностную инструкцию приложением к трудовому договору?

Нет. Роструд в письме от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1 разъяснил: работодатель вправе утвердить инструкцию отдельным документом и сослаться на неё в трудовом договоре. Приложение удобно, когда обязанности подробные и их подписывают вместе с договором.

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника?

Если инструкция — неотъемлемая часть трудового договора, изменение её обязанностей меняет условия договора, и нужно письменное соглашение с работником. Отдельную инструкцию работодатель меняет приказом, но трудовая функция и условия договора при этом остаются прежними. Изменить саму трудовую функцию в одностороннем порядке нельзя (ст. 74 ТК РФ).

Нужна ли должностная инструкция, если в договоре уже перечислены обязанности?

Не обязательна. Закон требует закрепить трудовую функцию, и договор с перечнем обязанностей это делает. Инструкцию составляют, когда обязанностей много и их удобнее описать отдельным документом.

Что делать, если работник отказывается подписывать инструкцию?

Отказ знакомиться с документом фиксируют актом в присутствии свидетелей. Если инструкция — приложение к договору, без подписи работника она не стала частью договора, и обязанности из неё требовать нельзя. Если новые обязанности меняют трудовую функцию или другие согласованные условия договора, обсудите их с работником и оформите согласованные изменения письменно. Статью 74 применяют при предусмотренных ею организационных или технологических изменениях; менять трудовую функцию в этом порядке нельзя.

Сколько хранить должностную инструкцию?

Инструкция в составе личного дела хранится вместе с трудовым договором. Сроки устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; компания закрепляет их в номенклатуре дел.

Когда инструкции пишутся годами и всё равно расходятся с работой

Чтобы обязанности были описаны один раз и работали

Пока инструкции лежат в шаблонах, люди делают по-своему, а новый сотрудник учится у коллег, а не по документу.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону из данных компании и приносят руководителю готовый текст на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»