Приказ об утверждении номенклатуры дел: образец и бланк

Номенклатура дел — перечень папок компании с заголовками дел и сроками хранения. Сама по себе она остаётся проектом, пока руководитель не введёт её приказом. Ниже — бланк в Word и образец заполнения на год.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ

№ 12

Приказ

Об утверждении номенклатуры дел на 2027 год

22 декабря 2026 г.

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, и на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2027 года номенклатуру дел ООО «Ромашка» на 2027 год согласно приложению.

2. Руководителям структурных подразделений формировать документы в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой и обеспечивать их сохранность.

3. Секретарю И. И. Ивановой довести номенклатуру дел до руководителей структурных подразделений.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлены

Секретарь

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен приказ о номенклатуре дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков хранения. Она показывает, какие документы компания складывает в одну папку, сколько эту папку хранит и когда передаёт в архив или уничтожает.

Приказ руководителя вводит перечень в действие. Без приказа у сотрудников нет обязанности раскладывать документы по заведённым папкам, а у архива нет основания принимать дела по этому перечню. Приказ об утверждении номенклатуры дел — основной документ; приказ о создании рабочей группы по её подготовке — вспомогательный, он нужен, когда перечень готовят несколько специалистов: делопроизводитель, кадровик, бухгалтер, юрист.

Для коммерческой компании номенклатура не обязательна по закону, но крупные компании с разветвлённой структурой и госучреждения без неё не обходятся: без перечня невозможно ни обеспечить сохранность документов, ни быстро найти нужную папку, ни вести учёт дел.

Что указать в приказе

Наименование компании и вид документа — приказ.
Дату и регистрационный номер приказа.
Основание: Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, и Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Пункт «Утвердить и ввести в действие» с датой начала действия и годом, на который составлена номенклатура.
Ссылку на приложение — саму номенклатуру дел.
Поручение руководителям подразделений формировать документы по номенклатуре и отвечать за сохранность дел.
Кому поручено довести перечень до подразделений.
Подпись руководителя и отметки об ознакомлении.

Как издать приказ об утверждении номенклатуры дел

Составьте номенклатуру. Соберите заголовки дел по подразделениям и сверьте сроки хранения с Перечнем типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
Согласуйте проект. Номенклатуру согласуют с руководителями подразделений, а в компании с архивом — с архивной службой; приказ издаётся только после согласования.
Подготовьте приказ. В тексте — основание, пункт об утверждении с датой введения в действие, поручения и контроль. Саму номенклатуру оформите приложением.
Подпишите у руководителя. Приказ подписывает руководитель компании; ознакомьте с ним тех, кто отвечает за делопроизводство и архив.
Введите в работу. Разошлите утверждённую номенклатуру по подразделениям до начала года, чтобы документы января сразу попадали в заведённые дела.

Когда утверждать и что делать в течение года

Номенклатуру на следующий год утверждают заранее, до его начала, — иначе документы января придётся раскладывать по делам задним числом.

В течение года перечень уточняют. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки, не предусмотренные утверждённой номенклатурой, вносят в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, а новые заголовки включают в резервные номера, предусмотренные для этого. По завершении года данные об изменениях и дополнениях вместе с итоговыми записями о категориях и количестве заведённых дел передают в службу делопроизводства.

Вновь созданное или реорганизованное подразделение должно в месячный срок разработать свою номенклатуру дел и представить её в службу делопроизводства; после согласования и утверждения её присоединяют к действующей номенклатуре дел.

Частые ошибки

Приказ издают до согласования номенклатуры: перечень ещё меняется, а приказ уже подписан.
Нет даты введения в действие — непонятно, с какого числа сотрудники обязаны раскладывать документы по новым папкам.
Номенклатуру не приложили к приказу или приложили без сроков хранения: проверить перечень нечем.
Заголовки электронных дел оформляют иначе, чем бумажных, хотя включать их в номенклатуру нужно по тем же правилам.
В номенклатуру включают книги, брошюры и периодические издания — их там быть не должно.
Новые дела заводят мимо резервных номеров и не сообщают об изменениях в службу делопроизводства.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ об утверждении номенклатуры дел для коммерческой компании?

Закон не обязывает каждую коммерческую компанию вести номенклатуру дел. Но если компания её составила, ввести перечень в действие можно только приказом руководителя: без него номенклатура остаётся проектом. Для госорганов и организаций, которые сдают документы в архив, порядок задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Кто разрабатывает номенклатуру дел?

Как правило, делопроизводитель или секретарь вместе с руководителями подразделений: каждый отдел даёт свои заголовки дел, а служба делопроизводства сводит их в один перечень и сверяет сроки хранения.

Когда утверждать номенклатуру на следующий год?

До начала года, чтобы документы января сразу попадали в заведённые дела. Точную дату компания выбирает сама и указывает её в приказе.

Как внести новое дело, если приказ уже подписан?

Новый заголовок включают в резервный номер в разделе подразделения, а по итогам года данные об изменениях передают в службу делопроизводства вместе с итоговыми записями о заведённых делах.

Нужно ли включать в номенклатуру электронные документы?

Да, заголовки электронных дел включают в номенклатуру по тем же правилам, что и заголовки бумажных дел.

Что не включают в номенклатуру дел?

Периодические издания, книги и брошюры в номенклатуру дел не включают.

Когда перечень дел живёт в чьей-то голове

Чтобы документы раскладывались по папкам без напоминаний

Номенклатура устаревает с каждым новым процессом: появляется отдел, меняется вид договора, и сотрудники снова складывают бумаги как придётся.

Я собираю ИИ-агентов, которые берут на себя понятную повторяющуюся задачу: разбирают входящие документы, определяют вид и направляют в нужную папку по вашим правилам.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»