Вводный инструктаж по охране труда для офисных работников: образец

Вводный инструктаж проводят со всеми, кто поступает на работу, ещё до начала самостоятельной работы — в том числе с офисными сотрудниками. Ниже — программа инструктажа для офиса и заполненный журнал регистрации.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Начат 12 января 2026 г.

Окончен __________

Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда

ООО «Ромашка», офис

Запись № 1 от 12 января 2026 г.

Фамилия, имя, отчество инструктируемого: Смирнова Анна Павловна. Год рождения: 1994. Профессия, должность: менеджер по продажам, отдел продаж.

Вид инструктажа: вводный. Причина проведения: приём на работу. Инструктаж провёл: специалист по охране труда Кузнецов Игорь Викторович.

Инструктируемый ознакомлен с программой вводного инструктажа, утверждённой приказом от 09.01.2026 № 3. Подпись инструктируемого: Смирнова, 12.01.2026. Подпись инструктирующего: Кузнецов, 12.01.2026.

Инструктаж провёл

Специалист по охране труда

____________ / И. В. Кузнецов /

Кому и когда проводят вводный инструктаж

Вводный инструктаж проходят все, кто поступает на работу: и те, кто работает руками в цеху, и офисные сотрудники, которые весь день проводят за компьютером. Проводят его до того, как человек приступит к работе, — в первый рабочий день или раньше.

Порядок обучения работодатель закрепляет в локальном акте. От вводного инструктажа вновь принятых работников не освобождают; для отдельных должностей возможно освобождение от первичного инструктажа на рабочем месте при соблюдении условий Правил № 2464. Для офиса удобно не освобождать никого: инструктаж занимает полчаса, а в журнале остаётся подпись, которая закрывает вопрос инспектора труда.

Программу вводного инструктажа разрабатывают по примерным темам приложения № 1 к Правилам обучения по охране труда, утверждённым постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, с учётом специфики организации.

С 31.08.2026 действует обновлённая редакция Правил № 2464. Для тех, кто впервые начал трудовую деятельность и допущен к работам повышенной опасности, повторный инструктаж на рабочем месте проводят не реже раза в 3 месяца в течение первого года работы; для остальных работников, которым проводят повторный инструктаж, периодичность прежняя — не реже раза в 6 месяцев. Освобождённым от первичного инструктажа повторный не проводят.

Что включить в программу для офиса

Сведения об организации: чем занимается, какие подразделения, кто отвечает за охрану труда.
Основные правила внутреннего трудового распорядка и режим рабочего времени.
Требования охраны труда при работе за компьютером: перерывы, посадка, расстояние до экрана, освещение.
Электробезопасность: исправность розеток и удлинителей, запрет ремонтировать технику самостоятельно.
Пожарная безопасность: план эвакуации, где огнетушители, куда звонить, как выходить из здания.
Первая помощь: где аптечка, кто из сотрудников прошёл обучение приёмам оказания помощи.
Порядок сообщения о несчастном случае и о любой опасности на рабочем месте.
Ответственность за нарушение требований охраны труда.

Как оформить инструктаж

Утвердите программу. Издайте приказ, который утверждает программу вводного инструктажа и перечень должностей, где его проводят. Программу составьте по темам приложения № 1 к Правилам № 2464.
Назначьте, кто проводит. Это специалист по охране труда, а если такой должности нет — руководитель организации или работник, на которого возложены эти обязанности приказом.
Проведите и объясните. Расскажите офисному работнику не общие слова, а его день: где выход, где огнетушитель, сколько и когда перерывы за компьютером, кому звонить при запахе гари.
Запишите в журнал. В журнале вводного инструктажа укажите дату, фамилию, имя, отчество и год рождения работника, должность, причину инструктажа, фамилию и должность инструктирующего. Работник и инструктирующий ставят подписи.
Храните журнал. Журнал вводного инструктажа храните в организации; срок устанавливает номенклатура дел компании.

Частые ошибки

Проводят инструктаж после того, как человек уже неделю работает: по закону — до начала самостоятельной работы.
В журнале одна подпись инструктирующего на десяток новых сотрудников без их подписей.
Программа скачана из сети и не упоминает ни выходы, ни огнетушители, ни аптечку конкретного офиса.
Офисных работников считают освобождёнными от вводного инструктажа. Его проводят со всеми вновь принятыми работниками; возможность освобождения отдельных должностей относится к первичному инструктажу на рабочем месте.
Путают вводный инструктаж с инструктажем на рабочем месте: это два разных инструктажа, и оба фиксируют в своих журналах.

Частые вопросы

Нужен ли вводный инструктаж офисным работникам?

Да. Вводный инструктаж проходят все вновь принятые работники до начала выполнения трудовых функций. Для офиса проще провести инструктаж всем: это занимает полчаса и снимает вопрос при проверке.

Кто может проводить вводный инструктаж?

Специалист по охране труда, а если такой должности в компании нет — руководитель или работник, которому эти обязанности поручены приказом.

Что подписывает работник?

Свою подпись и дату в журнале регистрации вводного инструктажа. Этого достаточно: отдельный документ о прохождении инструктажа закон не требует.

Можно ли провести инструктаж дистанционно?

Правила № 2464 допускают обучение по охране труда с применением дистанционных технологий, но вводный инструктаж — это разговор о конкретном офисе: где выход, где аптечка. Проводить его лично надёжнее.

Как часто повторяют вводный инструктаж?

Вводный инструктаж проводят один раз при приёме на работу. Повторяют не его, а инструктаж на рабочем месте: не реже раза в 6 месяцев, а для впервые начавших трудовую деятельность и допущенных к работам повышенной опасности — не реже раза в 3 месяца в течение первого года работы.

Что будет, если инструктаж не провести?

Инспектор труда расценит это как допуск работника к работе без обучения по охране труда. Ответственность за такое нарушение — по статье 5.27.1 КоАП РФ.

Когда инструктажи и журналы отнимают время у руководителя

Чтобы бумаги по охране труда собирались сами

Программы, журналы и приказы по охране труда повторяются из месяца в месяц: каждый новый сотрудник, каждая проверка — снова те же документы с новыми фамилиями и датами.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону компании, подставляют данные работника и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»