Справка об отпуске с места работы: образец

Справка об отпуске с места работы подтверждает, что сотрудник работает в компании и получил отпуск с конкретными датами. Утверждённой формы нет — ниже бланк в Word и образец заполнения для сотрудника, который идёт в отпуск и просит документ для консульства, детского сада или второй работы.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, ОГРН 1157746123456

г. Москва, ул. Лесная, д. 7, офис 312

Справка об отпуске с места работы

выдана для предъявления по месту требования

16 ноября 2026 г. № 27

Настоящая справка выдана Иванову Ивану Ивановичу в том, что он работает в ООО «Ромашка» в должности менеджера отдела продаж с 3 марта 2021 года по настоящее время.

С 1 по 14 декабря 2026 года Иванову И. И. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней на основании приказа от 10 ноября 2026 г. № 48-о.

Справка выдана для предъявления по месту требования.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Что подтверждает такая справка

Справка об отпуске с места работы — документ, который работодатель выдаёт сотруднику по его просьбе. В ней две сведённые вместе информации: человек работает в компании в такой-то должности и в такие-то даты у него отпуск.

Утверждённой формы в законе нет: работодатель составляет справку в произвольном виде на своём бланке или на обычном листе. Обязательных реквизитов тоже нет, но на практике указывают название и реквизиты компании, данные работника, должность, даты отпуска и основание — приказ.

Кому и зачем нужна справка об отпуске

Совместителю — чтобы работодатель по второй работе предоставил отпуск в те же даты, что и по основной: по статье 286 ТК РФ отпуск по совместительству дают одновременно с отпуском по основной работе.
Для визы или загранпаспорта — консульства и ведомства просят подтвердить занятость и период отпуска, если поездка приходится на рабочие дни.
В детский сад или школу — если ребёнок не будет посещать учреждение, пока родитель в отпуске.
Для себя — когда нужно подтвердить даты отдыха при планировании поездки или сделки.

Как оформить справку

Получите заявление или просьбу. Сотрудник обращается письменно или устно; письменное заявление удобнее, если справку потом нужно подтвердить в споре.
Возьмите данные из приказа. Даты отпуска и его продолжительность берите из приказа о предоставлении отпуска и графика отпусков — они должны совпадать.
Заполните бланк. Укажите реквизиты компании, фамилию, имя, отчество и должность работника, дату приёма, период отпуска и основание.
Подпишите и зарегистрируйте. Справку подписывает руководитель, а при необходимости главный бухгалтер; если в компании ведут журнал исходящих документов, присвойте номер.
Выдайте под подпись. Отдайте оригинал работнику; копию оставьте в компании — пригодится, если возникнет спор о датах.

Справка об отпуске и справка по отпускам сотрудника — в чём разница

Справка об отпуске, которую работник берёт для консульства или второй работы, — документ на одного человека и на один отпуск. Её выдают по просьбе работника, и она подтверждает даты отдыха.

Справка по отпускам сотрудника — это сводка для внутренних нужд: сколько дней отпуска накопилось, сколько использовано, когда у кого отпуск по графику. Такую справку готовят в отделе кадров для руководителя или бухгалтерии, и она охватывает весь коллектив или отдел. Форму тоже не устанавливает закон, но данные в ней другие — остатки и план, а не подтверждение конкретного отпуска.

Нужно ли согласие работника и можно ли отказать

Справка об отпуске — документ о самом работнике, и он сам её просит, поэтому отдельного согласия на обработку данных не требуется. Работодатель обязан выдать работнику документы, связанные с его работой, по его письменному заявлению — это статья 62 ТК РФ. Срок — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

Отказать можно, только если справка касается не этого работника или в ней просят сведения, которых у компании нет. За задержку справки работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда.

Сколько хранится справка

Справки об отпуске, выданные работникам, относят к документам, срок хранения которых определяет перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел; для справок о трудовой деятельности и стаже обычно действует срок не меньше нескольких лет, а точный срок зависит от того, к какой группе компания отнесла документ.

Если справка нужна только для консульства и копию хранить необязательно, компания всё равно оставляет у себя второй экземпляр или запись в журнале — это подтвердит, что документ выдали.

Частые вопросы

Есть ли утверждённая форма справки об отпуске?

Нет. Закон форму не устанавливает, поэтому компания составляет справку в произвольном виде. Можно взять бланк выше и утвердить его приказом или приложением к инструкции по делопроизводству.

Что писать в основании?

Реквизиты приказа о предоставлении отпуска: дату и номер. Если приказ не издавали, например отпуск предоставляют по графику, укажите дату и номер графика отпусков.

Нужна ли печать?

Закон печать для таких справок не требует. Если в компании печать есть и её ставят на исходящих документах, поставьте; для консульства или второй работы печать часто просят, поэтому лучше уточнить у получателя заранее.

Можно ли выдать справку за прошлый отпуск?

Можно. Справка подтверждает факт отпуска, поэтому её выдают и после отдыха — например, если работник оформляет визу задним числом или подтверждает период отсутствия.

Что делать, если работник просит справку с датами отпуска, которого ещё нет?

Укажите даты из графика отпусков или приказа. Если приказ ещё не издан, можно подтвердить даты запланированного отпуска по графику.

Обязан ли работодатель выдать справку в день обращения?

Нет, срок — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления по статье 62 ТК РФ. Внутри компании можно выдать быстрее, если справка готова.

Когда справки и заявления отнимают время у руководителя

Чтобы типовые документы собирались без вас

Справки, заявления и служебные записки повторяются каждый месяц: их надо найти по шаблону, подставить данные, проверить даты и отправить на подпись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подтягивают данные из учётной системы и приносят руководителю готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»