Журнал регистрации уведомлений работникам: образец и бланк

Журнал регистрации уведомлений работникам ведут, чтобы в любой момент доказать: работника предупредили, когда и о чём, и он это получил. Ниже — бланк и заполненный образец: графы, порядок записи, хранение.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Ответственный за ведение: инспектор по кадрам С. А. Кузнецова

Журнал регистрации уведомлений работникам

начат 12 января 2026 г., окончен ________________

Начат 12 января 2026 г.

Записи вносятся в день вручения уведомления в порядке очерёдности, номер — сквозной с начала года.

Исправления заверяются подписью ответственного с указанием даты.

Журнал хранится в отделе кадров, по окончании — передаётся в архив организации.

Ответственный за ведение

Инспектор по кадрам

____________ / С. А. Кузнецова /

Зачем нужен журнал регистрации уведомлений

Уведомление — документ, которым работодатель сообщает работнику о факте, от которого зависят его права: о предстоящем изменении условий договора, о сокращении, об отпуске без сохранения зарплаты, об ознакомлении с локальным актом. Сила такого документа не в тексте, а в подтверждении, что работник его получил.

Журнал регистрации собирает эти подтверждения в одном месте. По записи видно, кому, какое уведомление, когда и под какой номер выдали, кто вручил и где лежит подписанный экземпляр. В трудовом споре или при проверке инспекции труда журнал закрывает вопрос «предупредили или нет» без поиска бумаг по личным делам.

Журнал учёта уведомлений, выданных работникам: образец заполнения

Журнал учёта уведомлений, выданных работникам, — та же книга, что и журнал регистрации, только название в шапке выбирает организация. Образец заполнения по одной строке выглядит так: номер 7, дата 03.02.2026, Петров Иван Сергеевич, менеджер отдела продаж, уведомление об изменении оклада с 04.04.2026, основание — ст. 74 ТК РФ и приказ от 02.02.2026 № 14, вручила инспектор по кадрам Кузнецова, работник расписался, второй экземпляр подшит в личное дело.

Следующая строка — номер 8, дата 03.02.2026, Сидорова Анна Павловна, бухгалтер, уведомление об ознакомлении с Положением об оплате труда, основание — ст. 22 ТК РФ, подпись есть. Так каждая выдача уведомления получает свою строку, и по номеру записи документ находится за секунды.

Какие уведомления регистрировать

Об изменении определённых сторонами условий трудового договора — не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ).
О предстоящем сокращении численности или штата — персонально и под подпись не менее чем за два месяца (ст. 180 ТК РФ).
Об ознакомлении с локальными нормативными актами, которые касаются трудовой деятельности работника (ст. 22, 68 ТК РФ).
Об отпуске без сохранения заработной платы по просьбе работника или по обстоятельствам, когда работодатель обязан его предоставить (ст. 128 ТК РФ).
О введении, замене и пересмотре норм труда — с предупреждением не позднее чем за два месяца (ст. 162 ТК РФ).
О предстоящем увольнении в связи с истечением срока трудового договора — письменно не менее чем за три календарных дня. Исключение — договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (ст. 79 ТК РФ).
О необходимости дать письменное объяснение по факту нарушения дисциплины (ст. 193 ТК РФ).
О направлении в командировку — по распоряжению работодателя. Для отдельных категорий работников требуется письменное согласие, а для некоторых направление запрещено.

Какие графы завести в журнале

Формы журнала закон не устанавливает — организация утверждает свою приказом руководителя. Рабочий набор граф такой: порядковый номер записи; дата вручения; фамилия, имя, отчество работника; должность и подразделение; вид уведомления и его краткое содержание; основание — статья ТК РФ или приказ; дата и номер уведомления; кто вручил; подпись работника о получении; отметка о втором экземпляре или отказе от подписи.

Нумерацию ведут сквозную с начала календарного года. Если уведомление вручают нескольким работникам одним документом, каждый получает свою строку: подтверждение нужно от каждого человека отдельно.

Журнал можно вести на бумаге или в электронном виде. Электронную форму ведут в учётной системе или таблице с ограниченным доступом, а подписанные работниками экземпляры уведомлений хранят отдельно — журнал фиксирует факт вручения, но не заменяет сам документ.

Как заполнить журнал

Подготовьте уведомление. Составьте текст уведомления в двух экземплярах: один для работника, второй — для организации с его подписью.
Вручите под подпись. Отдайте работнику его экземпляр и попросите поставить подпись и дату на экземпляре организации.
Запишите строку. Внесите запись в день вручения: номер, дату, работника, вид уведомления, реквизиты документа, кто вручил.
Отметьте подпись. В графе о получении поставьте отметку «получил, подпись» или «отказался от подписи, составлен акт».
Подшейте экземпляр. Положите подписанный экземпляр в личное дело или в отдельную папку уведомлений по номеру записи.

Если работник отказался подписывать

Отказ от подписи не отменяет уведомления. В этом случае составляют акт: кто, когда, в чьём присутствии вручил документ и что работник отказался его подписывать. Акт подписывают составитель и свидетели — обычно двое коллег.

В журнале в графе о получении пишут «отказался от подписи» и указывают дату и номер акта. Сам акт подшивают вместе с экземпляром уведомления. Такая запись вместе с актом подтверждает вручение так же, как подпись работника.

Частые ошибки

Журнал заполняют задним числом: записи, сделанные после спора, суд оценивает критически.
Не указывают реквизиты уведомления — по записи нельзя найти сам документ.
Одной строкой регистрируют уведомление, вручённое нескольким работникам, и подписи собирают под одним номером.
Не фиксируют отказ от подписи и не составляют акт — вручение потом нечем подтвердить.
Журнал хранится у разных сотрудников, и часть записей теряется при смене кадровика.

Сколько хранить журнал

Срок хранения зависит от того, какие уведомления в нём собраны. Журналы и книги регистрации документов относят к документам по основной деятельности: их хранят в организации, а по истечении срока передают в архив. Конкретный срок организация закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Практическое правило: журнал хранят не меньше, чем документы, которые в нём зарегистрированы. Уведомления, связанные с трудовыми отношениями, нужны, пока идёт срок обращения в суд по спору, и дольше — на случай проверки инспекции труда.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации уведомлений по закону?

Обязанности вести именно журнал ТК РФ не устанавливает. Но работодатель обязан письменно уведомлять работника в случаях, прямо названных в законе, и доказывать вручение. Журнал — самый простой способ собрать такие подтверждения, поэтому его вводят приказом и ведут как внутренний документ.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно. Электронный журнал ведут в учётной системе или защищённой таблице с ограниченным доступом. Подписанные работниками экземпляры уведомлений всё равно хранят: электронная запись фиксирует факт, а подпись работника — на бумаге или в системе электронного документооборота с усиленной подписью.

Что писать в графе о содержании уведомления?

Коротко и точно: «об изменении оклада с 01.03.2026», «о сокращении должности», «об ознакомлении с Правилами внутреннего трудового распорядка». Подробности — в самом уведомлении, на которое ссылается запись.

Нужно ли регистрировать уведомления, которые работник подписал в системе электронного документооборота?

Да. Запись в журнале можно сделать и в этом случае: в графе о получении укажите фактически применённый вид электронной подписи, дату и идентификатор документа в системе.

Кто отвечает за ведение журнала?

Тот, кого назначил приказ руководителя, — обычно инспектор по кадрам или руководитель отдела кадров. Приказом же закрепляют, где журнал хранится и кто его подписывает при передаче дел.

Когда кадровые бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы уведомления и журналы собирались без ручной работы

Уведомления, акты и записи в журнале готовят по шаблону, но каждая строка требует внимания: реквизиты, даты, подписи, вторые экземпляры. На потоке сотрудников это часы работы кадровика.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют данные работника и реквизиты приказа и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»