Счёт и акт выполненных работ

По работам и услугам обычно собирается связка из двух-трёх бумаг: счёт на оплату просит перевести деньги, акт выполненных работ подтверждает, что работа сдана, а счёт-фактура нужен для вычета НДС. Разберём, что писать в каждой и когда их можно заменить одним документом.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Заказчик: ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, 101000, Москва, ул. Мясницкая, д. 5

Подрядчик: ООО «Мастер»

ИНН 7709876543, 101000, Москва, ул. Покровка, д. 12

Акт выполненных работ

по договору подряда № 27 от 12 октября 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 8

По договору подряда № 27 от 12 октября 2026 г. подрядчик выполнил, а заказчик принял следующие работы:

1. Ремонт помещения по адресу: Москва, ул. Мясницкая, д. 5, каб. 14 — 24 кв. м, цена 3 500 руб. за 1 кв. м, сумма 84 000 руб. 2. Замена электропроводки — 1 комплект, цена 46 000 руб., сумма 46 000 руб. Итого 130 000 руб., НДС не облагается.

Работы выполнены в полном объёме и в срок. Заказчик претензий по объёму, качеству и срокам не имеет.

Подрядчик

Директор ООО «Мастер»

____________ / А. А. Сидоров /

Заказчик

Директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Счёт и акт выполненных работ: у каждого своя задача

Счёт на оплату — документ для оплаты. В нём пишут, за что и сколько платить, реквизиты продавца и покупателя, банковские данные. Закон формы не устанавливает: счёт можно выставить на своём бланке или вообще без него, если стороны договорились иначе.

Акт выполненных работ — документ о том, что работа сдана. Именно он подтверждает, что подрядчик выполнил обязательство, а заказчик принял результат без замечаний. С него обычно начинается гарантия и право требовать оплату, если она не была предоплатой.

Счёт-фактура — документ для налога на добавленную стоимость. Он даёт покупателю право на вычет НДС, поэтому его реквизиты перечислены в ст. 169 НК и отступать от них нельзя. Ни платёжка, ни акт его не заменяют.

Что обязательно указать в акте выполненных работ

Название документа: «Акт выполненных работ» или «Акт сдачи-приёмки работ».
Дату составления и номер акта — по порядку или по договору.
Название сторон: заказчик и подрядчик с реквизитами, как в договоре.
Содержание факта хозяйственной жизни: какие именно работы выполнены, по какому договору, в каком объёме.
Натуральное и денежное измерение: объём работ в своих единицах и стоимость в рублях.
Подписи сторон с расшифровкой; если есть печати — их оттиски.

Какие реквизиты требует закон

Обязательный состав реквизитов первичного документа задаёт ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Кроме названия, даты и сторон там есть содержание факта хозяйственной жизни и его измерение в натуральных и денежных единицах.

Из этого правила и растёт требование к акту: из него должно быть однозначно понятно, какие работы выполнены. Запись «работы по договору» без расшифровки налоговую не устроит — Минфин в письме от 09.04.2014 № 02-06-10/16186 напоминал, что акт составляют с учётом обязательных реквизитов первичного документа.

Форму акта закон не навязывает. Можно взять типовую из альбома или разработать свою и утвердить её в учётной политике. Главное — чтобы реквизиты из ч. 2 ст. 9 были на месте.

Как собрать комплект документов по одной сделке

Выставьте счёт на оплату. Укажите в нём номер и дату договора, перечень работ, сумму, НДС, если он есть, и банковские реквизиты. Счёт — приглашение заплатить, а не подтверждение выполнения.
Выполните работы и подпишите акт. Акт составляют по факту сдачи. Перечислите работы подробно: по объектам, этапам или позициям сметы, с объёмом и ценой за единицу.
Выставьте счёт-фактуру, если работа облагается НДС. Счёт-фактуру оформляют не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки или подписания акта — так предписывает п. 3 ст. 168 НК. Покупателю она нужна для вычета.
Сверьте суммы. Сумма в счёте, акте и счёте-фактуре по одной сделке должна совпадать, иначе бухгалтерия будет разбираться с расхождениями.
Передайте оригиналы. Акт обычно подписывают в двух экземплярах — по одному каждой стороне. Счёт-фактуру можно передать в электронном виде по соглашению сторон.

Когда хватает УПД вместо акта и счёта-фактуры

Универсальный передаточный документ совмещает акт и счёт-фактуру: в нём есть и подтверждение сдачи работ, и данные для вычета НДС. Форму рекомендовала ФНС в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, и её до сих пор используют по договорённости сторон.

С 2026 года прежний формат электронного акта для обмена через операторов ЭДО не применяется. Для оформления работ можно использовать формат УПД; сохраняется и возможность составлять неформализованные электронные первичные документы. Поэтому в нём должен быть весь перечень работ и материалов — так же подробно, как в бумажном акте, иначе документ не пройдёт проверку.

Если операция освобождена от НДС или подрядчик на УСН освобождён от обязанностей плательщика НДС, счёт-фактура обычно не нужен, а УПД можно составить со статусом 2 — как передаточный документ без функции счёта-фактуры. Если подрядчик на УСН обязан исчислять НДС, он выставляет счёт-фактуру или УПД с её функцией.

Частые ошибки

В акте написано «услуги по договору» без перечня — налоговая может снять расходы и вычет, потому что факт хозяйственной жизни не раскрыт.
Счёт на оплату считают доказательством выполнения работ. Это не так: он лишь просит заплатить.
Счёт-фактуру выставляют вместо акта и не подписывают акт вовсе — тогда нет подтверждения сдачи, и заказчик может не платить.
Суммы в счёте, акте и счёте-фактуре не совпадают из-за НДС или округлений.
Акт подписан только подрядчиком, а заказчик молчит: зафиксируйте направление акта и соблюдайте порядок приёмки по договору. В строительном подряде при отказе стороны от подписи делают отметку в акте; при споре обстоятельства приёмки оценит суд.

Частые вопросы

Чем счёт на оплату отличается от счёта-фактуры?

Счёт на оплату — документ для расчётов: сколько и куда платить. Его форма законом не установлена, и для вычета НДС он не нужен. Счёт-фактура — строго налоговый документ по ст. 169 НК: он даёт покупателю право на вычет НДС и имеет обязательный набор реквизитов.

Обязателен ли акт выполненных работ, если есть счёт-фактура?

Да. Счёт-фактура сама по себе не подтверждает сдачу работ: для этого нужен первичный документ с обязательными реквизитами, например акт. Стороны также могут оформить УПД, который совмещает функции первичного документа и счёта-фактуры.

Можно ли обойтись одним УПД вместо акта и счёта-фактуры?

Можно, если обе стороны согласны и работа облагается НДС. УПД по форме ФНС из письма от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ заменяет и акт, и счёт-фактуру. Если НДС нет, УПД со статусом 2 работает как передаточный документ.

В какой срок выставляют счёт-фактуру после подписания акта?

Не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки или подписания акта — п. 3 ст. 168 НК. Счёт на оплату можно выставить в любой момент, срока для него закон не устанавливает.

Нужна ли печать на акте и счёте?

Обязательной печати нет: по ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ её в перечне реквизитов нет. Если компания использует печать, её ставят по внутренним правилам, и тогда лучше, чтобы обе стороны придерживались одного порядка.

Что делать, если заказчик не подписал акт?

Направьте акт способом, предусмотренным договором, и сохраните подтверждение получения. Если заказчик не подписывает акт, зафиксируйте это и действуйте по договору; при споре пригодятся акт, опись вложения, квитанция и переписка.

Читать в журнале

Внедрение ИИ в отрасли: кто в России впереди и что перенять у лидеров

Когда счета и акты собирают вручную

Чтобы документы по сделке собирались сами

Счёт, акт и счёт-фактура по одной сделке должны сходиться по суммам и реквизитам, а при десятках сделок в месяц это часы ручной сверки.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, подтягивают данные из CRM и 1С и проверяют суммы на ваших настоящих случаях.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»