Справка об отсутствии задолженности по заработной плате: образец

Справку об отсутствии задолженности по зарплате просят работники — для банка, суда, соцзащиты, — а иногда её требует налоговая или комиссия по легализации зарплат. Ниже — бланк в Word и заполненный образец: что написать, на какую дату, кто подписывает.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

Справка

об отсутствии задолженности по заработной плате

30 октября 2026 г. № 27

ООО «Ромашка» сообщает, что по состоянию на 30 октября 2026 года задолженность по заработной плате перед работниками организации отсутствует.

Задолженность по заработной плате составляет 0 рублей, срок задолженности — 0 месяцев. Заработная плата за сентябрь 2026 года выплачена в полном объёме 5 октября 2026 года.

Справка выдана для предъявления по месту требования.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Сидорова /

Зачем нужна такая справка

Справку об отсутствии задолженности по заработной плате работник просит у работодателя, когда подтверждение нужно предъявить на стороне: в банке при получении кредита, в суде, в органах соцзащиты, в опеке, при трудоустройстве на госслужбу.

Второй случай — когда справку требует не работник, а организация или ведомство: налоговая инспекция в рамках комиссии по легализации зарплат, банк при кредитовании компании, контрагент перед крупной сделкой. Форму закон не устанавливает, поэтому каждая организация составляет её по своему образцу, а иногда получает готовый бланк от того, кто её запросил.

Что указать в справке

Наименование работодателя, ИНН и адрес — чтобы было понятно, кто выдал документ.
Дату, на которую проверяли задолженность: «по состоянию на …». Это ключевая строка, без неё справка ничего не подтверждает.
Сам факт: задолженность отсутствует или составляет такую-то сумму, срок такой-то.
Период, за который проверяли выплаты: например, зарплата за сентябрь выплачена в срок.
Для кого выдана справка — «для предъявления по месту требования» или с указанием конкретного адресата.
Подписи руководителя и главного бухгалтера, при наличии — печать.

Как оформить справку

Проверьте расчёты на дату. Сверьте начисленные и выплаченные суммы по расчётным ведомостям на ту дату, которую поставите в справке. Если в этот день шла выплата, дождитесь, пока деньги уйдут работникам.
Возьмите бланк, если его дал запрашивающий. Банк, суд или ведомство часто присылают свою форму. Заполняйте её, а не свой образец, иначе документ вернут.
Заполните шапку и дату. Наименование, ИНН, адрес, дата и номер. Номер — по журналу регистрации справок, если в компании его ведут.
Напишите главное предложение. Одна фраза: у кого, на какую дату, какая задолженность. Сумму пишите и цифрами, и прописью, если справка идёт в банк или суд.
Подпишите и зарегистрируйте. Подписи руководителя и главного бухгалтера, печать при наличии. Копию оставьте в деле — она пригодится, если справку попросят повторно.

Справка об отсутствии и справка о задолженности

Это два разных документа, и путать их нельзя. Справка об отсутствии подтверждает, что долга нет. Справка о задолженности перед работниками, наоборот, фиксирует долг: его сумму и срок. Вторую обычно готовят для суда, трудовой инспекции или когда работник собирает документы на взыскание.

Бывает и третий документ — письмо об отсутствии задолженности по заработной плате. Его составляет организация в ответ на запрос: налоговой, банка, контрагента. По содержанию письмо близко к справке, но это переписка, а не документ для работника, поэтому и оформляют его на бланке письма с исходящим номером.

Частые ошибки

Нет даты, на которую проверяли долг: непонятно, что именно подтверждает документ.
Справку подписал только руководитель, а запрашивающий ждал ещё и главного бухгалтера.
Сумма указана только цифрами — в банке или суде попросят прописью.
Справка выдана «на будущее»: долг на дату ещё не закрыт, а документ уже говорит об отсутствии.
Работнику выдали справку о задолженности, хотя он просил подтвердить, что долга нет, — документы перепутали.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель выдать справку об отсутствии задолженности по зарплате?

Да, если работник её попросил. По ст. 62 Трудового кодекса работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению документы, связанные с работой, в том числе справки о заработной плате, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Справку выдают бесплатно.

Можно ли написать справку от руки?

Можно, если запрашивающий не требует печатную форму. Закон форму не устанавливает. Но для банка и суда надёжнее печатный документ с подписями и печатью.

Нужна ли печать?

Если в компании печать есть, её обычно ставят. Отсутствие печати не делает справку недействительной, если закон или запрашивающий не требуют обратного.

За какой период указывать данные?

За тот, который нужен запрашивающему. Если период не назван, укажите дату проверки и ближайший закрытый месяц: например, зарплата за сентябрь выплачена в срок, долга на 30 октября нет.

Кто подписывает справку?

Руководитель и главный бухгалтер. Если главного бухгалтера в компании нет, достаточно подписи руководителя. В некоторых организациях справку подписывает только директор — это допустимо, если так принято в компании.

Что будет, если написать в справке неправду?

Справка — официальный документ. Если в ней указано, что долга нет, а он есть, это вводит в заблуждение того, кто её запросил, и может обернуться претензиями к подписантам. Поэтому сумму и дату проверяйте по ведомостям.

Справки, письма и ответы на запросы съедают время бухгалтерии

Чтобы типовые документы собирались по шаблону

Справки о долгах, письма в налоговую, ответы на запросы банков — каждый раз одни и те же данные, но собрать их заново стоит часа.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут такие документы по шаблону, подставляют данные из учётной системы и приносят на подпись уже готовый текст.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»