Журнал регистрации командировочных удостоверений образец скачать

Журнал регистрации командировочных удостоверений фиксирует, кому выдали бланк, по какому приказу и вернулся ли он с отметками принимающей стороны. С 2015 года удостоверение необязательно, поэтому и журнал добровольный: компания сама решает, вести его или нет. Ниже — бланк в Word и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Ведёт: инспектор по кадрам С. А. Кузнецова

Начат 1 января 2026 г.

Окончен 31 декабря 2026 г.

Журнал регистрации командировочных удостоверений

на 2026 год

Записи № 1–64

№ 17. Удостоверение № 17 выдано 12 октября 2026 г. инженеру П. С. Сорокину по приказу от 12.10.2026 № 88 на поездку в Казань в ООО «Волга-Строй» с 13 по 16 октября 2026 г.

Удостоверение возвращено 19 октября 2026 г. с отметками принимающей организации о прибытии 13 октября и выбытии 16 октября.

Записи в журнале ведёт инспектор по кадрам, исправления заверяет подписью. Журнал хранится в кадровой службе.

Лицо, ведущее журнал

Инспектор по кадрам

____________ / С. А. Кузнецова /

Руководитель

Генеральный директор

____________ / А. В. Смирнов /

Зачем нужен журнал регистрации командировочных удостоверений

Командировочное удостоверение подтверждало, что сотрудник действительно был в поездке: принимающая сторона ставила на нём отметки о прибытии и выбытии. С 2015 года работодатель не обязан оформлять удостоверение при каждой командировке — достаточно приказа о направлении и документов об оплате проезда и жилья. Поэтому и журнал стал добровольным.

Если компания продолжает выдавать удостоверения, журнал собирает сведения о поездках в одну таблицу: номер и дата приказа, реквизиты бланка, работник, цель и срок поездки, принимающая организация. По журналу видно, какие бланки выданы, а какие вернулись с отметками, и утерю замечают вовремя. Порядок выдачи и регистрации закрепляют локальным актом, а ведение журнала поручают кадровику или секретарю приказом руководителя.

Какие графы завести в журнале

Порядковый номер записи.
Номер и дата удостоверения.
Фамилия, имя, отчество работника и его должность.
Номер и дата приказа о направлении в командировку.
Цель поездки, пункт назначения и принимающая организация.
Даты начала и окончания поездки по приказу.
Подпись работника в получении удостоверения.
Отметка о возврате бланка: дата и отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии.
Подпись лица, принявшего возвращённое удостоверение.

Как вести журнал

Закрепите порядок локальным актом. Пропишите, кто выдаёт удостоверения, кто ведёт журнал и где он хранится. Без такого акта журнал превращается в личную инициативу кадровика.
Заведите бланк на год. Пронумеруйте листы, прошейте журнал и заверьте подписью руководителя — так исправления и изъятые листы не пройдут незамеченными.
Записывайте выдачу в день оформления. Номер записи должен совпадать с номером удостоверения, иначе искать бланк придётся по всему журналу.
Отмечайте возврат. При возврате удостоверения проверьте отметки принимающей стороны и запишите дату возврата — по ней видно, что бланк не потерян.
Храните вместе с приказами. Журнал и приказы о направлении в командировку держите в одной папке: при проверке или споре они подтверждают друг друга.

Частые ошибки

Журнал ведут, но порядок выдачи удостоверений локальным актом не закреплён — при споре неясно, кто и когда должен был выдать бланк.
Номер записи не совпадает с номером удостоверения — поиск нужной поездки занимает часы.
Не отмечают возврат бланка: утеря обнаруживается через месяцы, когда принимать меры поздно.
Журнал не прошит и не заверен: исправленные записи невозможно отличить от первоначальных.
Журнал хранят отдельно от приказов о направлении в командировку — при проверке приходится собирать документы из разных папок.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации командировочных удостоверений?

Нет. С 2015 года командировочное удостоверение необязательно, поэтому и журнал компания ведёт по своему решению. Если удостоверения применяются, порядок их выдачи и регистрации закрепляют локальным нормативным актом.

Кто ведёт журнал?

Кадровик или секретарь — тот, кого руководитель назначил приказом. В локальном акте стоит указать и заместителя на время отпуска или болезни.

Что писать в журнале, если удостоверение не выдают?

Ничего: журнал ведут только там, где удостоверения оформляют. Поездки без удостоверений фиксируют приказами о направлении в командировку и документами об оплате проезда и жилья.

Сколько хранить журнал?

Срок зависит от того, к какой группе документов компания отнесла журнал в своей номенклатуре дел. Приказы о направлении в командировку хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; журнал обычно держат столько же, сколько приказы, к которым он относится.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если компания так решила и закрепила это локальным актом. Тогда записи подписывают электронной подписью, а доступ к файлу ограничивают — журнал содержит персональные данные работников.

Нужно ли вписывать в журнал отметки принимающей стороны?

Да, если удостоверение вернулось с отметками о прибытии и выбытии. Запишите даты из отметок и дату возврата бланка — так журнал подтверждает, что поездка состоялась и документ вернулся в кадровую службу.

Когда журналы и бланки отнимают время у кадров

Чтобы командировочные документы собирались сами

Журналы, удостоверения и приказы о поездках съедают часы кадровика: каждую запись надо свести с приказом, проверить возврат бланка и подшить в дело.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные с приказами и приносят кадровику готовую запись на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»