Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

График отпусков на 2020 год надо составлять по новым правилам: образец

График отпусков — обязательный документ: он определяет, когда каждый работник идёт в отпуск в следующем календарном году. Ниже — бланк и заполненный образец, порядок составления и ответы на вопросы, которые возникают у кадровика и собственника.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

График отпусков

на 2020 год

№ 7 от 12 декабря 2019 г.

| № | Фамилия, имя, отчество | Должность | Количество календарных дней | Дата начала отпуска | Дата окончания отпуска | Примечание |

| 1 | Иванов Иван Иванович | Начальник отдела продаж | 28 | 13.01.2020 | 09.02.2020 | |

| 2 | Петрова Анна Сергеевна | Бухгалтер | 28 | 01.06.2020 | 29.06.2020 | |

| 3 | Сидоров Пётр Алексеевич | Менеджер | 28 | 03.08.2020 | 30.08.2020 | |

С графиком ознакомлены:

Иванов И. И. ______________ 16.12.2019

Петрова А. С. ______________ 16.12.2019

Начальник отдела кадров

Начальник отдела кадров

____________ / О. О. Орлова /

Что изменилось в правилах

График отпусков на 2020 год составляют по тем же правилам, что и раньше: форма и порядок закреплены в статье 123 Трудового кодекса. Обязанность утвердить график не позднее чем за две недели до начала календарного года действует без исключений — для 2020 года это 17 декабря 2019 года.

Новшества касались не самой формы, а порядка предоставления отпусков отдельным категориям работников и правил, по которым отпуск делят на части. Поэтому «новые правила» — это не новый бланк, а обновлённый набор требований, которые нужно учесть при составлении.

Кто составляет и утверждает график

  • Составляет кадровая служба или сотрудник, которому поручена кадровая работа; в небольшой компании — руководитель.
  • Утверждает руководитель организации или лицо, которому уставом и доверенностью дано право подписи таких документов.
  • График утверждают приказом или грифом «УТВЕРЖДАЮ» на самом документе — оба способа законны.
  • Если в компании есть профсоюз, проект графика направляют ему для учёта мнения в порядке статьи 372 ТК РФ.
  • Своевременно утверждённый график обязателен и для работника, и для работодателя: переносить отпуск можно только по соглашению сторон.

Как составить график отпусков

  1. Соберите данные. Возьмите список работников, их должности и количество дней отпуска, накопившихся к началу года: основной отпуск и дополнительные за вредность, ненормированный день, работу в районах Крайнего Севера.
  2. Уточните пожелания. Опросите работников о желаемых датах. У отдельных категорий право выбрать время отпуска закреплено законом: у работников с тремя и более детьми до 18 лет, пока младшему не исполнилось 14, у беременных перед отпуском по беременности и родам, у несовершеннолетних.
  3. Распределите отпуска по году. Следите, чтобы отпуск не приходился целиком на один месяц у большинства сотрудников и чтобы в каждом подразделении оставался рабочий состав. Отпуск за первый год работы дают после шести месяцев непрерывной работы.
  4. Заполните таблицу. По каждому работнику укажите количество календарных дней и дату начала отпуска. Дату окончания можно посчитать, но ошибки в ней не критичны: ориентиром служит дата начала.
  5. Утвердите и ознакомьте. Утвердите график не позднее чем за две недели до нового года и ознакомьте с ним работников под подпись. Ознакомление подтверждает, что даты согласованы.
  6. Храните документ. График отпусков хранят в течение года, следующего за годом окончания делопроизводства, если в номенклатуре дел компании не установлен более долгий срок.

Как заполнить таблицу

Графы стандартные: порядковый номер, фамилия, имя и отчество, должность или профессия, количество календарных дней отпуска, дата начала и дата окончания, примечание. В примечании пишут основание дополнительного отпуска, перенос или замену части отпуска денежной компенсацией.

Если работник делит отпуск на части, в графике отражают каждую часть отдельной строкой с датой начала. По статье 125 ТК РФ разделение возможно по соглашению сторон, при этом хотя бы одна часть должна быть не короче 14 календарных дней.

Дни отпуска считают в календарных днях, нерабочие праздники в число дней отпуска не входят и не оплачиваются. Поэтому дата окончания, посчитанная «плюс 28 дней», может не совпасть с фактическим выходом на работу.

Частые ошибки

  • График утверждают в январе — это нарушение срока: закон требует утвердить документ не позднее чем за две недели до начала года.
  • Работников не знакомят с графиком под подпись, и потом невозможно доказать, что даты согласованы.
  • Отпуска ставят всем одновременно, работа в компании останавливается.
  • Не учитывают право отдельных работников выбрать удобное время отпуска и ставят их в очередь наравне со всеми.
  • Забывают про дополнительные отпуска за вредные условия труда и ненормированный день.

Частые вопросы

Что будет, если график отпусков не составить?

Нарушение статьи 123 ТК РФ — административное правонарушение по статье 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностных лиц и организаций. Кроме того, без графика нельзя доказать, что отпуск предоставлен в срок, а работник не воспользовался правом на отпуск по своей вине.

Можно ли изменить график после утверждения?

Да, по соглашению работника и работодателя. Изменения оформляют приказом или дополнением к графику, а работник пишет заявление о переносе. При переносе отпуска из-за производственной необходимости работодатель обязан предложить работнику другое время, а при отзыве из отпуска — предоставить неиспользованную часть в удобное для работника время в текущем году или присоединить к отпуску следующего года.

Обязателен ли график для работника?

Да. Утверждённый график обязателен для обеих сторон, и уйти в отпуск в другие даты можно только по соглашению. Самовольный уход в отпуск вне графика считается прогулом.

Нужно ли включать в график внешних совместителей и работников на срочном договоре?

Да, всех, с кем заключён трудовой договор, включая совместителей и работников на срочных договорах. Отпуск совместителю предоставляют одновременно с отпуском по основной работе.

Как быть с работником, который устроился в середине года?

В график его включают, указав дату начала отпуска. Отпуск за первый год работы он получает после шести месяцев непрерывной работы у этого работодателя, если стороны не договорились раньше.

Можно ли заменить часть отпуска деньгами?

Только часть, превышающую 28 календарных дней, и только по письменному заявлению работника. Беременным и несовершеннолетним замена не допускается. Дополнительный отпуск за вредные или опасные условия можно компенсировать только в части сверх семи календарных дней и при условиях статьи 117 ТК РФ.

График отпусков — один из десятков документов, которые ждут руководителя

Чтобы кадровые документы собирались без ручной работы

График отпусков, приказы, заявления и уведомления отнимают время у кадровика и руководителя: каждую бумагу надо сверить с законом, собрать подписи и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, проверяют данные работников и приносят руководителю готовый файл на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы