Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Карточка материально ответственного лица: образец и бланк

Карточка материально ответственного лица — учётный документ компании: в нём видно, кто отвечает за ценности на складе или в кассе, за что именно и с какого дня. Ниже — бланк в Word и образец заполнения на кладовщика.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Кладовщик склада готовой продукции

И. И. Иванов

16 ноября 2026 г. № 14

Карточка материально ответственного лица

кладовщика склада готовой продукции

Табельный номер 47, принят 16.11.2026

В ведении И. И. Иванова находятся товарно-материальные ценности на складе готовой продукции: стеллажи, погрузчик, упаковочные материалы и готовая продукция по номенклатуре.

Основание — трудовой договор от 16.11.2026 № 12 и договор о полной материальной ответственности от 16.11.2026 № 3.

При приёме проведена инвентаризация, составлена опись от 16.11.2026 № 5. Остаток по описи принят без расхождений.

При смене ответственного лица ценности передаются по акту приёма-передачи с инвентаризацией.

Материально ответственное лицо

Кладовщик

____________ / И. И. Иванов /

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужна карточка

Карточка материально ответственного лица собирает в одном документе сведения о человеке, который отвечает за имущество компании, и о самих ценностях. По ней видно, кто принял склад, кассу или оборудование, на каком основании и с какого дня.

Сам по себе этот документ ответственности не создаёт: обязанность возместить ущерб возникает из трудового договора и договора о полной материальной ответственности. Карточка помогает доказать, что ценности переданы конкретному работнику и приняты им. При споре о недостаче суд смотрит именно на такую цепочку: договор, инвентаризация, передача.

Что внести в карточку

  • Наименование компании и подразделение, где работает сотрудник.
  • Фамилию, имя, отчество, должность и табельный номер.
  • Дату приёма на работу и реквизиты трудового договора.
  • Реквизиты договора о полной материальной ответственности, если он заключён.
  • Перечень закреплённых ценностей: склад, касса, оборудование, товар.
  • Результаты инвентаризации при приёме: номер описи, дата, расхождения.
  • Подписи работника и руководителя с расшифровкой.

Как оформить карточку

  1. Проверьте основание. Полная материальная ответственность возможна, если должность или работа есть в перечне, утверждённом приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н, и с работником заключён договор. Без этого карточка останется памяткой, а не доказательством.
  2. Проведите инвентаризацию. До подписания карточки пересчитайте ценности и оформите опись. Работник принимает конкретный остаток, а не «склад вообще».
  3. Заполните карточку. Внесите сведения о человеке, основании и ценностях, приложите опись и акт приёма-передачи.
  4. Подпишите обеими сторонами. Работник подтверждает, что ценности принял, руководитель — что передал. Один экземпляр храните в деле работника, второй — у материально ответственного лица.
  5. Обновляйте при изменениях. Смена должности, перевод на другой склад, приём нового оборудования — повод оформить новую карточку или дополнение к ней.

Частые ошибки

  • Карточка есть, а договора о полной материальной ответственности нет — сама карточка не даёт основания взыскать ущерб в полном размере. Проверьте, есть ли другое основание полной ответственности по статье 243 ТК РФ.
  • Ценности описаны общими словами: «товар на складе». При недостаче невозможно понять, что именно пропало.
  • Инвентаризацию при приёме не проводили: работник отвечает за остаток, которого не считал.
  • Карточку подписал только руководитель, подписи работника нет — передачу ценностей он не подтвердил.
  • При смене кладовщика нового не оформили, а старую карточку оставили действующей.

Частые вопросы

Чем карточка отличается от договора о полной материальной ответственности?

Договор — соглашение сторон, из которого возникает обязанность возместить ущерб. Карточка — учётный документ: она фиксирует, кто, что и когда принял. Одно без другого не работает: договор без передачи ценностей бессмыслен, карточка без договора не даёт полной ответственности.

С кем можно заключить договор о полной материальной ответственности?

С работниками, чьи должности и работы включены в перечень, утверждённый приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н. Это, например, кассиры, кладовщики, экспедиторы, работники, занятые приёмом и выдачей товара. С другими работниками договор о полной материальной ответственности по этому основанию не заключают. При этом полная ответственность возможна по другим основаниям статьи 243 ТК РФ, например при умышленном причинении ущерба.

Нужна ли карточка, если работник не подписывал договор о полной материальной ответственности?

Можно вести как памятку о закреплённом имуществе, но полной ответственности она не даст. Без договора работник отвечает только за реальный ущерб и в пределах среднего месячного заработка, если нет других оснований из статьи 243 ТК РФ, например умысла или недостачи ценностей, полученных по разовому документу.

Что делать при смене кладовщика?

Провести инвентаризацию, составить акт приёма-передачи и оформить карточку на нового работника. У прежнего принять ценности с отметкой в его карточке. Так видно, на ком лежит недостача, если она обнаружится.

Сколько хранить карточку?

Срок зависит от того, к какому делу её отнесли. Документы об инвентаризации и передаче ценностей обычно хранят не меньше пяти лет, а кадровые документы о работнике — по перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел.

Когда карточки, описи и акты собираются вручную

Чтобы документы о ценностях собирались сами

На складе и в кассе карточки, описи и акты приёма-передачи заполняют вручную, и при смене сотрудника часть бумаг теряется.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют сведения о работнике и ценностях и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы