Акт приёма-передачи документов: образец простой в Word

Акт приёма-передачи документов фиксирует, что одни бумаги перешли от одного человека или компании к другому. Закон формы не требует, поэтому достаточно простого бланка: кто, кому, что и когда передал, плюс подписи. Ниже — бланк в Word и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка», ИНН 7701234567

в лице генерального директора П. П. Петрова

ООО «Василёк», ИНН 7707654321

в лице главного бухгалтера А. С. Смирновой

Акт приёма-передачи документов

по договору оказания услуг № 7 от 3 марта 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 14

Передающая сторона передала, а принимающая сторона приняла следующие документы:

1. Устав ООО «Ромашка» — 1 экз. на 24 л. 2. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе — 1 экз. на 1 л. 3. Договор аренды помещения от 12.01.2026 № 3 — 1 экз. на 8 л.

Документы переданы в полном объёме, замечаний по составу и качеству нет.

Передающая сторона

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Принимающая сторона

Главный бухгалтер ООО «Василёк»

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужен акт приёма-передачи документов

Закон не обязывает оформлять акт каждый раз, когда папка с бумагами переходит из рук в руки. Но если документы представляют ценность — учредительные, правоустанавливающие, бухгалтерские, — акт становится доказательством того, что их действительно передали.

Без акта спор о том, кто потерял бумаги или не вернул их, решается на словах. С подписанным актом видно, кто, когда и что получил, и в суде такой документ работает как письменное доказательство.

Что указать в акте

Стороны: кто передаёт и кто принимает — название компании или ФИО, ИНН, должность и ФИО представителя.
Дата и место передачи, а если акт регистрируют — номер.
Основание: договор, приказ, смена главного бухгалтера, передача дел при увольнении.
Перечень документов: название, реквизиты, количество экземпляров и листов.
Состояние документов: оригиналы или копии, есть ли замечания.
Подписи обеих сторон с расшифровкой.

Как составить простой акт

Определите, что передаёте. Составьте список: название, номер и дата каждого документа, сколько листов. Если бумаг много, перечень можно вынести в приложение к акту.
Опишите стороны. Укажите компании или людей, их представителей и документ, на котором основана передача.
Зафиксируйте состояние. Отметьте, оригиналы это или копии, все ли листы на месте, есть ли повреждения.
Подпишите в двух экземплярах. По одному для каждой стороны. Подпись и расшифровка — у передающего и у принимающего.
Сохраните экземпляр. Держите акт вместе с переданными документами или в деле, к которому они относятся.

Частые ошибки

Перечень без реквизитов: «бухгалтерские документы, 1 папка» — по такому акту не понять, что именно передали.
Нет количества листов и экземпляров — потом не доказать, что документ был полным.
Подписал только передающий: без подписи принимающего акт не подтверждает передачу.
Акт без даты и места — сложно привязать к событию, если возникнет спор.

Частые вопросы

Обязателен ли акт при передаче документов?

Нет, закон формы и обязанности не устанавливает. Но для документов акт полезен: акт не единственное, но самое удобное доказательство: он подтверждает, кто, когда и какой комплект документов получил. Для ценных бумаг действуют отдельные правила передачи и оформления прав — акт приёма-передачи документов их не заменяет.

Можно ли оформить акт в электронном виде?

Акт можно вести в электронной форме, но доказательственную силу он имеет, если подписан электронными подписями сторон (или простой электронной подписью по соглашению сторон, позволяющей достоверно определить подписанта). Если подписей нет, безопаснее оформлять бумажный оригинал в двух экземплярах.

Что перечислять в акте?

Любые документы, которые имеют значение для компании: учредительные, свидетельства о постановке на учёт, документы на имущество, договоры, бухгалтерские регистры. Перечень произвольный, но с реквизитами и количеством листов.

Сколько экземпляров нужно?

Обычно два — по одному каждой стороне. Если акт нужен третьему лицу, например в суд или контрагенту, делают дополнительный экземпляр.

Нужна ли печать на акте?

Нет, это внутренний или договорный документ, его подписывают представители сторон. Печать ставят, если компания её использует и это принято в её документообороте.

Читать в журнале

Когда акты и передачи документов повторяются каждый месяц

Чтобы передача документов шла без ручной сверки

Акты, описи и перечни отнимают время: каждую бумагу надо сверить, внести в список, проверить листы и подписи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют перечень с исходными файлами и приносят готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»