Письмо об утилизации товара: образец и бланк

Письмом об утилизации товара компания сообщает контрагенту или в контролирующий орган, что товар испорчен, просрочен или не подлежит возврату и будет списан и уничтожен по правилам. Ниже — бланк и образец заполнения с приложениями.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000, 127000, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

Исх. № 118 от 16 ноября 2026 г.

ООО «Василёк», ИНН 7800000000

Письмо об утилизации товара

о списании и утилизации партии товара с истёкшим сроком годности

16 ноября 2026 г. № 118

По договору поставки от 12 января 2026 г. № 7 ООО «Ромашка» получило от ООО «Василёк» партию кондитерских изделий в количестве 240 упаковок по товарной накладной от 3 ноября 2026 г. № 341. При приёмке и хранении установлено, что у 96 упаковок истёк срок годности 10 ноября 2026 г., ещё у 24 упаковок нарушена герметичность потребительской упаковки.

Товар с истёкшим сроком годности и повреждённой упаковкой к реализации не пригоден и подлежит списанию и утилизации. Просим в срок до 25 ноября 2026 г. подтвердить согласие на утилизацию либо сообщить о возврате товара поставщику.

Утилизацию проведёт ООО «Чистый город» по договору от 1 февраля 2026 г. № 12; акт об утилизации направим в течение пяти рабочих дней после её завершения.

Приложения: 1) копия товарной накладной от 3 ноября 2026 г. № 341 на 2 л.; 2) акт о порче товара от 12 ноября 2026 г. № 5 на 1 л.; 3) договор на утилизацию от 1 февраля 2026 г. № 12 на 4 л.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Смирнов /

Зачем нужно письмо об утилизации товара

Письмо фиксирует, что компания обнаружила негодный товар и сообщила об этом заинтересованной стороне до того, как товар уничтожили. Оно нужно, когда товар получен от поставщика, хранится на складе или принят на ответственное хранение: контрагент должен узнать о порче и решить, вернуть партию или согласиться на утилизацию.

Второй адресат — контролирующий орган, если по закону утилизацию нужно согласовать или уведомить о ней. Тогда письмо прикладывают к акту об утилизации и документам на вывоз.

Что указать в письме

Кому адресовано: наименование контрагента или органа, должность и фамилия получателя.
От кого: наименование компании, ИНН, адрес, исходящий номер и дата.
Что за товар: наименование, количество, партия, документ, по которому товар получен или принят на учёт.
В чём проблема: истёк срок годности, бой, повреждение упаковки, брак — с датой и документом, которым это зафиксировано.
Что компания просит или сообщает: согласовать утилизацию, принять возврат, направить представителя.
Кто и как утилизирует: организация-исполнитель, договор с ней, срок.
Приложения: накладные, акт о порче, договор на утилизацию, заключение экспертизы, если она была.

Как составить письмо

Зафиксируйте состояние товара. До письма составьте акт о порче или об истечении срока годности: в нём перечислите товар и укажите, что именно с ним не так. Без такого документа письмо держится только на словах.
Определите адресата. Поставщику пишут, когда товар получен по договору; органу — когда утилизацию согласовывают или о ней уведомляют.
Опишите товар точно. Наименование, количество, номер партии и накладной — так, чтобы получатель нашёл эти позиции в своих документах.
Сформулируйте просьбу. Скажите прямо, чего ждёте: согласия на утилизацию, возврата, представителя для осмотра, — и к какому сроку.
Приложите документы и отправьте. Отправьте письмо способом, который оставляет след: заказным письмом с описью вложения, курьером под подпись или через систему электронного документооборота.

Частые ошибки

Письмо без акта о порче: получатель не может проверить, что товар действительно негоден.
Не указаны партия и накладная — поставщик не находит товар в своих документах и отвечает запросом.
Нет срока ответа: переписка тянется, а товар занимает место на складе.
Письмо путают с актом об утилизации: акт подтверждает, что товар уже уничтожен, письмо — что компания о проблеме сообщила.
Утилизируют товар до ответа поставщика, когда договор требует согласования.

Частые вопросы

Чем письмо об утилизации отличается от акта об утилизации?

Письмо — это обращение: компания сообщает о негодном товаре и просит согласовать утилизацию или принять возврат. Акт об утилизации составляют после уничтожения товара, в нём указывают дату, способ и организацию, которая утилизировала товар. Обычно акт прикладывают к письму или направляют следом.

Обязательно ли ждать ответа поставщика?

Зависит от договора. Если договор требует согласования утилизации или возврата, ждите ответа в указанный срок. Если порядок не установлен, письмо всё равно нужно: оно фиксирует, что поставщик знал о негодном товаре.

Можно ли отправить письмо по электронной почте?

Можно, если стороны обмениваются документами по электронной почте или через систему электронного документооборота. Для спора надёжнее письмо с описью вложения или документ в системе с электронной подписью.

Нужна ли печать на письме?

Нет. Письмо подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник; печать ставят, только если компания её использует.

Сколько хранить письмо и приложения?

Документы об утилизации хранят вместе с документами учёта товара. Общий срок хранения документов бухгалтерского и налогового учёта — пять лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иной срок (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Письма о браке и утилизации тонут в переписке

Чтобы такие письма собирались сами

Каждое письмо о браке или утилизации требует накладной, акта и расчёта количества: на складе их собирают вручную, а ответ поставщику уходит через неделю.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые по заявке со склада собирают письмо с приложениями, сверяют партию и накладную и приносят руководителю готовый текст на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»